Openbare zitting

Verhuurreglement en verhuurtarieven Kerkje van Laak (beheerd door Cultuurhuis Casino), vanaf 1 september 2022 - Goedkeuring.

Wetgeving

•         De kredieten voor het jaar 2022 zijn opgenomen in de aanpassing van het meerjarenplan 2020-2025. Deze aanpassing van het meerjarenplan werd door de gemeenteraad vastgesteld op 25 november 2021.

•         Artikel 41 punt 14 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 waarin het heffen van retributies en de voorwaarden ervan, inclusief verminderingen en vrijstellingen, als een bevoegdheid van de gemeenteraad bepaald wordt.

•         Gemeenteraad 26/11/2020: goedkeuring aanpassing verhuurreglement cultuurhuis Casino.

Feiten en context

Goedkeuring van het verhuurreglement en de verhuurtarieven van het Kerkje van Laak.

Voor meer informatie en reservaties dienen de huurders zich te wenden tot de balie van cultuurhuis Casino, Varenstraat 22A, 3530 Houthalen-Helchteren, 011/49.22.90, cultuur@houthalenhelchteren.

be.

1. Tarieven

De hieronder vermelde tarieven zijn per dag (tenzij anders vermeld). De dagdelen zijn als volgt bepaald:

- 9u - 13u

- 13u - 17u

- 17u - 22u

Elk begonnen dagdeel wordt volledig aangerekend.

Er worden verschillende tarieven gehanteerd afhankelijk van de aard van de huurder en van de activiteit:

Categorie A:

- gemeentelijk geregistreerde verenigingen uit Houthalen-Helchteren;

- vestigingen van onderwijs- en zorginstellingen in Houthalen-Helchteren;

- afdelingen van politieke partijen in Houthalen-Helchteren;

- privépersonen gedomicilieerd in Houthalen-Helchteren, die een artistieke activiteit zonder commerciële doeleinden organiseren en zelf uitvoerder zijn van de artistieke activiteit.

Categorie B:

- verenigingen die niet gemeentelijk geregistreerd zijn;

- onderwijs- en zorginstellingen buiten Houthalen-Helchteren;

- privépersonen niet gedomicilieerd in Houthalen-Helchteren, die een artistieke activiteit zonder commerciële doeleinden organiseren en zelf uitvoerder zijn van de artistieke activiteit.

Categorie C:

- andere huurders die niet behoren tot Categorie A of Categorie B;

De facturen voor de verhuring van het Kerkje van Laak moeten betaald zijn uiterlijk 20 dagen na factuurdatum en zeker voor het plaatsvinden van de activiteit (zie ook 3.3.).

Annulatiekosten zijn:

 - annulatie tot 3 maanden voor de activiteit: gratis

 - annulatie 1 tot 3 maanden voor de activiteit: 50% van de huurprijs

 - annulatie laatste maand: volledige huurprijs

2. Infrastructuur en specifieke huurvoorwaarden Kerkje van Laak

•         L 18m x B 5m

•         90 m²

•         Max. 40 personen

De verhuurtarieven zijn inclusief energie- en poetskosten van de gehuurde ruimten. De huurder moet de gehuurde ruimten steeds opgeruimd (tafels en stoelen in de basisopstelling), keerzuiver en de tafelbladen proper achterlaten. Bij het verlaten van de ruimten moet de huurder tevens de verwarming afzetten en de lichten doven. Indien de gehuurde ruimten niet opgeruimd en proper zijn achtergelaten, worden extra poetsuren aangerekend (zie tabel tarieven ‘diverse’, blz. 2). In de huurprijs is het gebruik van materialen opgenomen in de materiaallijst inbegrepen. Voor de huur van sommige materialen worden kosten aangerekend (zie tabel tarieven ‘verhuur materialen’, blz. 2). Schade aan materialen of verdwenen materialen wordt gefactureerd (voor keukenmateriaal en bestek, zie lijst tarieven in bijlage).

De huurder mag de tafels en stoelen herschikken in de gehuurde zaal. Het is echter niet toegelaten om zonder toestemming van een verantwoordelijke van cultuurhuis Casino, meubilair van andere zalen te verplaatsen en te gebruiken.

In het Kerkje van Laak worden geen reeksen van activiteiten aanvaard (bv. wekelijkse lessen/workshops).

Het Kerkje van Laak is een beschermd monument en wordt uitsluitend verhuurd voor tentoonstellingen, lezingen, serene plechtigheden, akoestische concertjes voor een beperkt aantal bezoekers (max. 40 personen). Omwille van deze specifieke locatie kan een vraag tot reservatie geweigerd worden indien de activiteit mogelijks overlast kan bezorgen.

Bij de huur van het Kerkje van Laak is het gebruik van de toiletten en het keukentje (apart gebouw) inbegrepen. Het keukentje is echter geen bereidingskeuken voor maaltijden. Er mogen in geen geval vuren of apparaten bijgezet worden.

De huurder dient zich strikt te houden aan het afgesproken beginuur van op- en afbouw.

De huurders dienen minstens 14 dagen voorafgaand aan de activiteit contact op te nemen met de technicus om afspraken te maken.

In het Kerkje van Laak is geen internetaansluiting/Wifi voorzien.

De huurder staat zelf in voor het klaarzetten van de ruimte voor de activiteit. Hierbij is het de huurder ten strengste verboden om gaten in de muren te boren, spijkers aan te brengen op de muren of enig ander vorm van schade toe te brengen aan het gebouw.

Indien de huurder het keukentje gebruikt dient deze het na gebruik, proper achter te laten. Hierbij moeten gebruikte materialen grondig afgewassen en gedroogd worden.

De huurder moet onmiddellijk na het beëindigen van de activiteit in de gehuurde zalen, zijn afval verwijderen uit het gebouw. Indien hieraan niet voldaan is, zullen extra poetsuren en kosten voor afvalverwijdering aangerekend worden (zie tabel tarieven ‘diverse’, blz. 2).

Alle bieren en frisdranken moeten aangekocht worden via de uitbater van café Casino (prijslijst beschikbaar via de balie en/of de uitbater van café Casino). De uitbater kan echter beslissen om de drankbestelling niet aan te nemen, zodat de huurder zelf voor zijn drank moet zorgen.

Einduur van de activiteiten in het Kerkje van Laak is 22u.

3. Algemene huurvoorwaarden infrastructuur

3.1. Tijdens de wintersluiting (schoolvakantie kerstperiode), de zomersluiting (laatste week van juli en eerste week van augustus) en op wettelijke feestdagen wordt de infrastructuur niet verhuurd.

3.2. Huuraanvragen van categorie A en categorie B voor activiteiten in het Kerkje van Laak kunnen aan de balie toekomen vanaf 1 april voor het volgend cultuurseizoen (september-juni). Huuraanvragen van categorie C kunnen aan de balie toekomen vanaf 1 september voor het lopend cultuurseizoen (september-juni).

De aanvraag om over het Kerkje van Laak te beschikken moet minimaal 30 dagen voor de activiteit plaatsvindt, toekomen aan de balie, via het aanvraagformulier. 

3.3 Elke aanvraag dient via e-mail (cultuur@houthalen-helchteren.be) gericht te worden aan de balie van cultuurhuis Casino. Hierbij moet de identiteit van de aanvrager, het facturatieadres, de aard en inhoud van de activiteit meegedeeld worden. De gehuurde ruimten mogen niet voor andere doeleinden gebruikt worden dan waarvoor gehuurd. Bij inbreuken hierop zal het huurtarief gewijzigd worden of kan de activiteit/reservering geweigerd worden. Onderverhuring van de ruimten is strikt verboden

Elke aanvraag voor het gebruik van het Kerkje van Laak is pas definitief na wederzijdse ondertekening van een huurovereenkomst. Deze huurovereenkomst dient ten laatste 14 dagen na ontvangst en zeker vóór aanvang van de activiteit terug bezorgd te worden aan de balie. Zonder ondertekend contract maakt de huurder geen enkele aanspraak op het gebruik van de infrastructuur.

De facturen voor de verhuring van het Kerkje van Laak moeten betaald zijn uiterlijk 20 dagen na factuurdatum en zeker voor het plaatsvinden van de activiteit

Indien hieraan niet voldaan is, kan het gebruik van de zalen geweigerd worden. Bij achterstallige facturen wordt verdere verhuur van de infrastructuur geweigerd.

3.4. De huurder dient zijn evenement aan te melden via het feestloket van de gemeente (https://www.houthalen-helchteren.be/aanvraag-evenementen-en-feesten). De huurder is zelf verantwoordelijk om deze aanmelding tijdig in orde te brengen.

3.5. In de huurprijs van de zalen is de verzekering burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid  (zie bijzondere voorwaarden op de website) inbegrepen. De brandpolis van de gemeente bevat een clausule van afstand van verhaal t.o.v. de gebruikers. De goederen die eigendom zijn van de gebruikers worden echter niet verzekerd in de genoemde verzekeringen. Derhalve staat de huurder zelf in voor het verzekeren van zijn materialen.

3.6. De huurder is steeds verantwoordelijk voor aangebrachte schade aan het gebouw (zowel in de gehuurde ruimte, als de bijhorende ruimten zoals toiletten en gangen) en aan het materiaal, zowel door hemzelf, als door de bezoekers of deelnemers aan de door hem ingerichte activiteit. Het gemeentebestuur is niet verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen, noch voor diefstal of beschadiging van materiaal dat toebehoort aan de huurder en kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor problemen die voortvloeien uit situaties van overmacht.

3.7. De huurder dient eventueel vastgestelde schade vóór het begin van zijn activiteit te rapporteren aan de technieker. Het risico bestaat immers dat deze schade de huurder ten laste wordt gelegd. De veroorzaakte schade moet onmiddellijk en spontaan gemeld worden.

3.8. Er is een algemeen rookverbod in de gebouwen.

3.9. Iedere huurder verbindt zich ertoe, naargelang de aard van de activiteit, te voldoen aan:

-  de geldende politiereglementen, vb. sluitingsuur, geluidshinder, ...;

-  de voorschriften inzake auteursrechten (Sabam);

- het gemeentebestuur betaalt het jaartarief billijke vergoeding voor eigen activiteiten en voor activiteiten van de huurders, dus de huurder moet geen billijke vergoeding betalen;

- de voorschriften inzake de wet op de handelspraktijken;

- de geldende voorschriften van de Vlaamse overheid inzake geluidsnormen;

- de voorschriften inzake veiligheid;

- het nemen van een verzekering – burgerlijke aansprakelijkheid.

3.10. Onmiddellijk na de activiteit moet het materiaal dat niet behoort tot het Kerkje van Laak verwijderd worden.

3.11. De huurder staat in voor het opruimen van de gebruikte ruimten. Indien onderhoudspersoneel moet ingezet worden voor het opruimen van de infrastructuur na de activiteit, zal het gemeentebestuur deze kosten aanrekenen aan de huurder (zie tabel tarieven 'diverse', blz. 2).

3.12. Het gebruik van gasflessen, kaarsen, pyrotechnische middelen en confettikanons in de gebouwen en op de parking is strikt verboden.

3.13. De balie van cultuurhuis Casino dient tijdig en schriftelijk (per email) in kennis gesteld te worden van de annulering van gehuurde ruimten.

Bij annulaties worden de onderstaande kosten in rekening gebracht:

 - annulatie tot 3 maanden voor de activiteit: gratis

 - annulatie tussen 1 en 3 maanden voor de activiteit: 50% van de huurprijs

 - annulatie laatste maand: volledige huurprijs

3.14. Het niet naleven door de gebruiker van de verplichtingen, zoals opgenomen in dit verhuurreglement, geeft na aanmaning automatisch aanleiding tot het verbreken van de overeenkomst.

3.15. Indien een gegronde reden van overmacht (overlijden, ziekte, pandemie, vergissing) kan ingeroepen worden door de huurder, zullen er geen annulatiekosten aangerekend worden bij een annulering door de huurder.

3.16. Indien een gegronde reden van overmacht kan worden ingeroepen of wanneer de belangen van de gemeente Houthalen-Helchteren of hogere overheden voorrang hebben, heeft het college van schepenen en/of de verantwoordelijke van cultuurhuis Casino het recht om de reeds verleende toezegging te wijzigen of in te trekken of voorrang te geven aan eigen activiteiten. De aanvrager kan hierbij geen beroep doen op enige vorm van schadevergoeding.

3.17. Bevoegd personeel, de burgemeester en de schepen van cultuur, de algemene directeur en de politie hebben vrije toegang tot alle activiteiten in de gebouwen in beheer van cultuurhuis Casino voor controle en toezicht.

3.18. Afwijkingen op dit reglement (benefietactiviteit, bijzondere samenwerkingen) moeten door de huurder gemotiveerd en gevraagd worden aan het college van burgemeester en schepenen. Enkel het college kan deze afwijkingen toestaan en beslissen om geen huurkosten aan te rekenen.

Adviezen

•         05/04/2022: online overleg met team financiën

•         21/02/2022: inhoudelijk college: opmerkingen aangepast in de reglementen

•         14/02/2022: unaniem positief advies beheerscommissie culturele centra

•         20/01/2022: positief advies door schepen van Cultuur (beleidsoverleg Casino)

Financieel advies

Team Financiën op 7/04/2022: Kennisname

Besluit de gemeenteraad met algemene stemmen:

Artikel 1

Het huidige verhuurreglement voor de drie gebouwen die worden beheerd door Cultuurhuis Casino (Casino, Kerkje van Laak en Ontmoetingscentrum Het Park) te vervangen door drie aparte en aangepaste verhuurreglementen omwille van de eigenheid van elk gebouw.

Artikel 2

Het verhuurreglement en de verhuurtarieven voor Kerkje van Laak werden ter kennisname

voorgelegd op het college van 11 april 2022.

Artikel 3

Het verhuurreglement en verhuurtarieven voor het Kerkje van Laak goed te keuren, met ingang van 1 september 2022.