Openbare zitting

Verhuurreglement en verhuurtarieven Ontmoetingscentrum Het Park (beheerd door Cultuurhuis Casino), vanaf 1 september 2022 - Goedkeuring.

Wetgeving

•         De kredieten voor het jaar 2022 zijn opgenomen in de aanpassing van het meerjarenplan 2020-2025. Deze aanpassing van het meerjarenplan werd door de gemeenteraad vastgesteld op 25 november 2021

•         Artikel 41 punt 14 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 waarin het heffen van retributies en de voorwaarden ervan, inclusief verminderingen en vrijstellingen, als een bevoegdheid van de gemeenteraad bepaald wordt.

•         Gemeenteraad 26/11/2020: goedkeuring aanpassing verhuurreglement cultuurhuis Casino

Feiten en context

Goedkeuring van het verhuurreglement en de verhuurtarieven van de schouwburg, de feestzaal, de keuken en vergaderzalen van ontmoetingscentrum Het Park.

Voor meer informatie en reservatie dienen de huurders zich te wenden tot de balie van cultuurhuis Casino, Varenstraat 22A, 3530 Houthalen-Helchteren, 011/49.22.90, cultuur@houthalen-helchteren.be.

1. Tarieven

De hieronder vermelde tarieven zijn per dagdeel (tenzij anders vermeld), die als volgt bepaald zijn:

- 9u - 13u

- 13u - 17u

- 17u - 23u (zie 2.5 voor uitzonderingen schouwburg en feestzaal)

Elk begonnen dagdeel wordt volledig aangerekend.

Er worden verschillende tarieven gehanteerd afhankelijk van de aard van de huurder en van de activiteit.

Categorie A:

- gemeentelijk geregistreerde verenigingen uit Houthalen-Helchteren;

- vestigingen van onderwijs- en zorginstellingen in Houthalen-Helchteren;

- afdelingen van politieke partijen in Houthalen-Helchteren.

Categorie B:

- verenigingen die niet gemeentelijk geregistreerd zijn;

- onderwijs- en zorginstellingen buiten Houthalen-Helchteren.

Categorie C:

- andere huurders die niet behoren tot Categorie A of B.

De facturen voor de verhuring van de schouwburg en/of feestzaal moeten betaald zijn uiterlijk 20 dagen na factuurdatum en zeker voor het plaatsvinden van de activiteit. De facturen van de overige zalen worden na de activiteit opgemaakt en moeten binnen de 20 dagen na factuurdatum betaald te worden (zie ook 3.3.).

Annulatiekosten zijn:

- voor de schouwburg en de balzaal:

 - annulatie tot 3 maanden voor de activiteit: gratis

 - annulatie 1 tot 3 maanden voor de activiteit: 50% van de huurprijs

 - annulatie laatste maand: volledige huurprijs

- voor vergaderzalen en de keuken:

 - annulatie tot 3 werkdagen voor de activiteit: gratis

 - annulatie minder dan 3 werkdagen voor de activiteit: 50% van de huurprijs.

2. Infrastructuur en specifieke huurvoorwaarden Ontmoetingscentrum Het Park

De sluitingsdag geldt enkel voor verhuringen en is vastgesteld op maandag. Enkel huurders van Categorie A kunnen op maandag in dezelfde week van hun opvoering, in samenspraak met de techniekers, de schouwburg gebruiken voor repetities of opbouw.

De verhuurtarieven zijn inclusief energie- en poetskosten van de gehuurde ruimten. De huurder moet de gehuurde ruimten steeds opgeruimd (tafels en stoelen in de basisopstelling), keerzuiver en de tafelbladen proper achterlaten. Bij het verlaten van de ruimten moet de huurder tevens de verwarming afzetten (in de vergader- en parketzalen) en de lichten doven. Indien de gehuurde ruimten niet opgeruimd en proper zijn achtergelaten, worden extra poetsuren aangerekend (zie tabel tarieven ‘diverse’, blz. 2). Voor de huur van sommige materialen worden kosten aangerekend (zie tabel tarieven ‘verhuur materialen’, blz. 2). Schade aan materialen of verdwenen materialen wordt gefactureerd (voor keukenmateriaal en bestek, zie lijst tarieven in bijlage).

De huurder moet onmiddellijk na het beëindigen van de activiteit in de gehuurde zalen, zijn afval verwijderen uit het gebouw. Indien hieraan niet voldaan is, zullen extra poetsuren en kosten voor afvalverwijdering aangerekend worden (zie tabel tarieven ‘diverse’, blz. 2).

Tijdens vergaderingen, workshops, lezingen, recepties… dienen dranken verplicht afgenomen te worden via de uitbater van het cafetaria. Indien men deze dranken zelf wenst te verkopen in de zalen waar dit toegelaten is, wordt de activiteit niet meer beschouwd als een vergadering en zal er dus een hogere huurtarief aangerekend worden.

Indien minstens een week voor de activiteit aangevraagd via de uitbater van het cafetaria, kan de drank in de zalen klaargezet worden.

2.1. Schouwburg en Feestzaal

In de huurprijs van de schouwburg en de feestzaal is het gebruik van de aanwezige geluids- en lichtinstallatie inbegrepen. De kleedkamers en de tribunes dienen apart gehuurd te worden.

In de schouwburg kan men gebruik maken van een tribune of een opstelling met tafels. Vooraf wordt afgesproken voor welke opstelling men kiest. De afgesproken opstelling van de tribune wordt door techniekers klaargezet tegen een vergoeding (zie tabel tarieven, ‘tribune’, blz. 2).

De technieker stelt, met behulp van de gebruikers, op basis van een uitgeschreven lichtplan, de geluids- en lichtinstallatie in. De bediening van de apparatuur dient echter te gebeuren door een verantwoordelijke van de huurder.

De huurder dient zich strikt te houden aan de afgesproken beginuren van op- en afbouw.

De huurders dienen minstens 14 dagen voorafgaand aan de activiteit contact op te nemen met de technieker om afspraken te maken. Indien dit niet tijdig gebeurt, kan een optimale ondersteuning niet gegarandeerd worden.

2.2. Tooguitbating

Alle bieren en frisdranken moeten aangekocht worden via de uitbater van het cafetaria (prijslijst beschikbaar via de balie en/of de uitbater van het cafetaria). 

De afspraken (ook financiële) in verband met de tooguitbating (o.a. bestelling van de goederen), worden door de huurder rechtstreeks gemaakt met de uitbater van het cafetaria, ten laatste 14 dagen voor de activiteit.

Alle huurders zijn verplicht om drank af te nemen via de café-uitbater. Catering kan via de café-uitbater, maar is niet verplicht. Enkel indien de huurder catering afneemt via de café-uitbater zal de café-uitbater instaan voor het poetsen van zaal, keuken en sanitair.

Voor drank betalen huurders van Categorie A een servicevergoeding van slechts 10% aan de café-uitbater, catering gebeurt ofwel door henzelf ofwel via de café-uitbater. In dit laatste geval zorgt de café-uitbater ook voor het poetsen van zaal, keuken en sanitair.

Huurders van Categorie B en C kunnen kiezen uit twee opties:

•         Ofwel bestellen ze enkel drank (aan een servicevergoeding van 25% van de gebruikte drank voor de café-uitbater) en organiseren ze zelf de bediening. Hierbij is de café-uitbater aanwezig en opent/sluit de deuren.

•         Ofwel bestellen ze drank en catering in onderling overleg met de café-uitbater. In dit geval staat de café-uitbater in voor:

◦          het poetsen van zaal, keuken en sanitair;

◦          een all-in formule (borden/bestek, bediening, inkleding zaal, enz… verloopt via de

café-uitbater);

◦          het openen en sluiten van de zaal en is hij aanwezig tijdens de activiteit.

2.3. Keuken

Indien de huurder bestek en porselein huurt, moeten de aantallen vooraf meegedeeld worden. Enkel deze aantallen worden ter beschikking gesteld. Voor het gebruik van het materiaal wordt een huurprijs aangerekend (zie tabel tarieven ‘verhuur materialen’, blz. 2).

Bij gebruik van de keuken voor een kookles of kookworkshop wordt er in een aparte kast 30 stuks porselein/bestek gratis ter beschikking gesteld.

De huurder dient de keuken proper achter te laten. Hierbij moeten gebruikte kookmaterialen alsook het bestek, borden en koffiekoppen grondig afgewassen en gedroogd worden. Voor de afwas kan gebruik gemaakt worden van de vaatmachine in de keuken.

De huurder dient zelf voor (huis)vuilzakken, afwasmiddel, handdoeken, dweilen, schoonmaakmiddelen,… te zorgen. De huurder moet alle afval onmiddellijk na de activiteit meenemen, dus ook frituurolie, verpakkingsmateriaal, (glazen) flessen en ander leeggoed.

2.4. Vergaderzalen

De huurder mag de tafels en stoelen herschikken in de zalen. Het is echter niet toegelaten om meubilair van andere zalen te verplaatsen en te gebruiken. Na afloop van de activiteit dient de huurder de zaal terug in de basisopstelling, zoals aangegeven in de zaal, achter te laten.

2.5. Einduur activiteiten en sluitingsuur

Einduur van vergaderingen in de vergaderzalen is 23u, van de activiteiten in de schouwburg en de feestzaal is 01u, het sluitingsuur is 03u.

3. Algemene huurvoorwaarden infrastructuur

3.1. Tijdens de maanden juli en augustus wordt de infrastructuur niet verhuurd voor schouwburgactiviteiten. Voor andere activiteiten wordt er in deze periode geen technische ondersteuning voorzien. Tijdens de wintersluiting (schoolvakantie kerstperiode), de zomersluiting (laatste week van juli en eerste week van augustus) en op wettelijke feestdagen wordt de infrastructuur niet verhuurd.

3.2. Huuraanvragen voor activiteiten in de schouwburg, feestzaal en de vergaderzalen in ontmoetingscentrum Het Park kunnen aan de balie toekomen vanaf 1 januari voor het lopende en volgende kalenderjaar.

De aanvraag om over de schouwburg en/of de feestzaal in ontmoetingscentrum Het Park te beschikken moet minimaal 30 dagen voor de activiteit plaatsvindt, toekomen aan de balie, via het aanvraagformulier. Voor de vergaderzalen is dit 7 dagen.

3.3. Elke aanvraag dient via e-mail (cultuur@houthalen-helchteren.be) gericht te worden aan de balie van cultuurhuis Casino. Hierbij moet de identiteit van de aanvrager, het facturatieadres, de aard en inhoud van de activiteit meegedeeld worden. De gehuurde ruimten mogen niet voor andere doeleinden gebruikt worden dan waarvoor gehuurd. Bij inbreuken hierop zal het huurtarief gewijzigd worden en kan de activiteit/reservering geweigerd worden. Eveneens kan de toegang tot de ruimten geweigerd worden. Onderverhuring van de ruimten is strikt verboden.

Elke aanvraag voor het gebruik van de schouwburg en de feestzaal is pas definitief na wederzijdse ondertekening van een huurovereenkomst. Deze huurovereenkomst dient ten laatste 14 dagen na ontvangst en zeker vóór aanvang van de activiteit terug bezorgd te worden aan de balie. Zonder ondertekend contract maakt de huurder geen enkele aanspraak op het gebruik van de infrastructuur.

De facturen voor de verhuring van de schouwburg en/of feestzaal moeten betaald zijn uiterlijk 20 dagen na factuurdatum en zeker voor het plaatsvinden van de activiteit.

De facturen van de overige zalen worden na de activiteit opgemaakt en moeten binnen de 20 dagen na factuurdatum betaald te worden.

Indien hieraan niet voldaan is, kan het gebruik van de zalen geweigerd worden. Bij achterstallige facturen wordt verdere verhuur van de infrastructuur geweigerd.

3.4. De huurder dient zijn evenement aan te melden via het feestloket van de gemeente (https://www.houthalen-helchteren.be/aanvraag-evenementen-en-feesten). De huurder is zelf verantwoordelijk om deze aanmelding tijdig in orde te brengen.

3.5. In de tarieven van de zalen is de verzekering burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid  (zie bijzondere voorwaarden op de website) inbegrepen. De brandpolis van de gemeente bevat een clausule van afstand van verhaal t.o.v. de gebruikers. De goederen die eigendom zijn van de gebruikers worden echter niet verzekerd in de genoemde verzekeringen. Derhalve staat de huurder zelf in voor het verzekeren van zijn materialen.

3.6. De huurder is steeds verantwoordelijk voor aangebrachte schade aan het gebouw (zowel in de gehuurde ruimte, als de bijhorende ruimten zoals toiletten en gangen) en aan het materiaal, zowel door hemzelf, als door de bezoekers of deelnemers aan de door hem ingerichte activiteit. Het gemeentebestuur is niet verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen, noch voor diefstal of beschadiging van materiaal dat toebehoort aan de huurder en kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor problemen die voortvloeien uit situaties van overmacht.

3.7.  De huurder dient eventueel vastgestelde schade vóór het begin van zijn activiteit te rapporteren aan de technieker. Het risico bestaat immers dat deze schade de huurder ten laste wordt gelegd. De veroorzaakte schade moet onmiddellijk en spontaan gemeld worden.

3.8. Er is een algemeen rookverbod in de gebouwen.

3.9. Iedere huurder verbindt zich ertoe, naargelang de aard van de activiteit, te voldoen aan:

◦          de geldende politiereglementen, vb. sluitingsuur, geluidshinder, ...;

◦          de voorschriften inzake auteursrechten (Sabam);

◦          het gemeentebestuur betaalt het jaartarief billijke vergoeding voor eigen activiteiten en voor activiteiten van de huurders, dus de huurder moet geen billijke vergoeding betalen;

◦          de voorschriften inzake de wet op de handelspraktijken;

◦          de geldende voorschriften van de Vlaamse overheid inzake geluidsnormen;

◦          de voorschriften inzake veiligheid;

◦          het nemen van een verzekering – burgerlijke aansprakelijkheid.

3.10. Onmiddellijk na de activiteit moet het materiaal dat niet behoort tot het ontmoetingscentrum Het Park verwijderd worden.

3.11. De huurder staat in voor het opruimen van de gebruikte lokalen. Indien onderhoudspersoneel moet ingezet worden voor het opruimen van de infrastructuur na de activiteit, zal het gemeentebestuur deze kosten aanrekenen aan de huurder (zie tabel tarieven 'diverse', blz. 2).

3.12. Het gebruik van gasflessen, kaarsen, pyrotechnische middelen en confettikanons in de gebouwen en op de parking is strikt verboden.

3.13. De balie van cultuurhuis Casino dient tijdig en schriftelijk (per email) in kennis gesteld te worden van de annulering van gehuurde ruimten.

Bij annulaties worden de onderstaande kosten in rekening gebracht:

•         voor de schouwburg en de feestzaal:

◦          annulatie tot 3 maanden voor de activiteit: gratis

◦          annulatie tussen 1 en 3 maanden voor de activiteit: 50% van de huurprijs

◦          annulatie laatste maand: volledige huurprijs

•         voor vergader- en parketzalen en de keuken:

◦          annulatie tot 3 werkdagen voor de activiteit: gratis

◦          annulatie minder dan 3 werkdagen voor de activiteit: 50% van de huurprijs

3.14. Het niet naleven door de gebruiker van de verplichtingen, zoals opgenomen in dit verhuurreglement, geeft na aanmaning automatisch aanleiding tot het verbreken van de overeenkomst.

3.15. Indien een gegronde reden van overmacht (overlijden, ziekte, pandemie, vergissing) kan ingeroepen worden door de huurder, zullen er geen annulatiekosten aangerekend worden bij een annulering door de huurder.

3.16. Indien een gegronde reden van overmacht kan worden ingeroepen of wanneer de belangen van de gemeente Houthalen-Helchteren of hogere overheden voorrang hebben, heeft het college van schepenen en/of de verantwoordelijke van cultuurhuis Casino het recht om de reeds verleende toezegging te wijzigen of in te trekken of voorrang te geven aan eigen activiteiten. De aanvrager kan hierbij geen beroep doen op enige vorm van schadevergoeding.

3.17. Bevoegd personeel, de burgemeester en de schepen van cultuur, de algemene directeur en de politie hebben vrije toegang tot alle activiteiten in de gebouwen in beheer van cultuurhuis Casino voor controle en toezicht.

3.18. Afwijkingen op dit reglement (benefietactiviteit, bijzondere samenwerkingen) moeten door de huurder gemotiveerd en gevraagd worden aan het college van burgemeester en schepenen. Enkel het college kan deze afwijkingen toestaan en beslissen om geen huurkosten aan te rekenen.

Adviezen

•         05/04/2022: online overleg met Team Financiën

•         21/02/2022: inhoudelijk college: opmerkingen aangepast in de reglementen

•         14/02/2022: unaniem positief advies beheerscommissie culturele centra

•         20/01/2022: positief advies door schepen van Cultuur (beleidsoverleg Casino)

Financieel advies

Team Financiën op 7/04/2022: Kennisname

Besluit de gemeenteraad met algemene stemmen:

Artikel 1

Het huidige verhuurreglement voor de drie gebouwen die worden beheerd door Cultuurhuis Casino (Casino, Kerkje van Laak en Ontmoetingscentrum Het Park) te vervangen door drie aparte en aangepaste verhuurreglementen omwille van de eigenheid van elk gebouw.

Artikel 2

Het verhuurreglement en de verhuurtarieven voor Ontmoetingscentrum Het Park werden ter kennisname voorgelegd op het college van 11/4/22.

Artikel 3

Het verhuurreglement en -tarieven voor Ontmoetingscentrum Het Park goed te keuren, met ingang van 1 september 2022.