Openbare zitting

Aanpassing verhuurreglement Cultuurhuis Casino

Wetgeving

●        De kredieten voor het jaar 2024 zijn opgenomen in de aanpassing van het meerjarenplan 2020-2025. Deze aanpassing van het meerjarenplan werd door de gemeenteraad vastgesteld op 21 december 2023.

●        Artikel 41 punt 14 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 waarin het heffen van retributies en de voorwaarden ervan, inclusief verminderingen en vrijstellingen, als een bevoegdheid van de gemeenteraad bepaald wordt.

●        De goedkeuring van de verhuurreglementen (Cultuurhuis Casino, Ontmoetingscentrum 't Park en Kerkje van Laak) door het college van burgemeester en schepenen op 11 april 2022.

Feiten en context

In april 2022 werden de verhuurreglementen en tarieven van Cultuurhuis Casino, Ontmoetingscentrum 't Park en Kerkje van Laak vernieuwd. Deze gingen vanaf september 2022 in voegen.
Afspraak was om deze na één werkjaar te evalueren. 

Verhuurreglement Cultuurhuis Casino

In deze brochure vindt u het verhuurreglement en de -tarieven terug van de schouwburg, de balzaal, de keuken, de vergader- en parketzalen van cultuurhuis Casino.

Voor meer informatie en reservatie kan u zich wenden tot de balie van cultuurhuis Casino, Varenstraat 22A, 3530 Houthalen-Helchteren, 011 49 22 90, casino@houthalen-helchteren.be.

1. TARIEVEN

De hieronder vermelde tarieven zijn per dagdeel (tenzij anders vermeld), die als volgt bepaald zijn:

-   9u - 13u

- 13u - 17u

- 17u - 22u (zie 2.6. voor uitzonderingen schouwburg en balzaal)  

Elk begonnen dagdeel wordt volledig aangerekend. Er worden verschillende tarieven gehanteerd afhankelijk van de aard van de huurder en van de activiteit. Huurders die behoren tot Categorie A, hebben de mogelijkheid om te opteren voor één van de pakketten (blz. 4).

Categorie A:

- gemeentelijk geregistreerde verenigingen uit Houthalen-Helchteren;

- vestigingen van onderwijs- en zorginstellingen in Houthalen-Helchteren;

- afdelingen van politieke partijen in Houthalen-Helchteren.

Categorie B:

- verenigingen die niet gemeentelijk geregistreerd zijn;

- onderwijs- en zorginstellingen buiten Houthalen-Helchteren.

Categorie C:

- andere huurders die niet behoren tot Categorie A of B;

De facturen voor de verhuring van de schouwburg en/of balzaal (bij podiumactiviteiten, feesten en fuiven, voorstellingen, concerten, lezingen, dansvoorstellingen, films, congressen, prijsuitreikingen/huldigingen) moeten betaald zijn uiterlijk 20 dagen na factuurdatum en zeker voor het plaatsvinden van de activiteit. De facturen van de overige zalen worden na de activiteit opgemaakt en moeten binnen de 20 dagen na factuurdatum betaald worden. (zie 3.3)

Annuleringskosten zijn:
voor de schouwburg en de balzaal (bij podiumactiviteiten, feesten en fuiven, voorstellingen, concerten, lezingen, dansvoorstellingen, films, congressen, prijsuitreikingen/huldigingen):

- annulering tot 3 maanden voor de activiteit: gratis

- annulering 1 tot 3 maanden voor de activiteit: 50% van de huurprijs

- annulering binnen laatste maand: volledige huurprijs

voor het vergaderlokaal, de parketzalen en de keuken:

- annulering tot 3 werkdagen voor de activiteit: gratis

- annulering minder dan 3 werkdagen voor de activiteit: 50% van   de huurprijs

Verhuurtarieven infrastructuur cultuurhuis Casino (per dagdeel, tenzij anders vermeld)

Pakketten enkel voor huurders Categorie A

2. Infrastructuur en specifieke huurvoorwaarden cultuurhuis Casino

De sluitingsdag geldt enkel voor verhuringen en is vastgesteld op maandag. Enkel huurders van Categorie A kunnen op maandag in dezelfde week van hun opvoering, in samenspraak met de techniekers, de schouwburg, de balzaal, parketzalen en vergaderzaal gebruiken voor repetities of opbouw.

De verhuurtarieven zijn inclusief energie- en poetskosten van de gehuurde ruimten. De huurder moet de gehuurde ruimten steeds opgeruimd (tafels en stoelen in de basisopstelling), keer zuiver en de tafelbladen proper achterlaten. Bij het verlaten van de ruimten moet de huurder tevens de verwarming afzetten (in de vergader- en parketzalen) en de lichten doven. Indien de gehuurde ruimten niet opgeruimd en proper zijn achtergelaten, worden extra poetsuren aangerekend (zie tabel tarieven ‘diverse’, blz. 4). Voor de huur van sommige materialen worden kosten aangerekend (zie tabel tarieven ‘verhuur materialen’, blz. 3).

Voor het gebruik van de beamer in parketzaal 1 en vergaderzaal dient een HDMI-kabel en verlengkabel aan de balie afgehaald te worden. Deze dienen na de activiteit terugbezorgd te worden aan de balie. Schade aan materialen of verdwenen materialen wordt gefactureerd (voor keukenmateriaal en bestek, zie lijst tarieven in bijlage).

De huurder mag de tafels en stoelen herschikken in de gehuurde zaal. Het is echter niet toegelaten om zonder toestemming van een verantwoordelijke van cultuurhuis Casino, meubilair van andere zalen te verplaatsen en te gebruiken.

De huurder moet onmiddellijk na het beëindigen van de activiteit in de gehuurde zalen, zijn afval zelf meenemen. De huurder zet het afval niet aan de straatkant van Cultuurhuis Casino. Indien hieraan niet voldaan is, zullen extra poetsuren en kosten voor afvalverwijdering aangerekend worden (zie tabel tarieven ‘diverse’, blz. 4).

Tijdens vergaderingen, workshops, lezingen, recepties… dienen dranken verplicht afgenomen te worden via de uitbater van het Podiumcafé.

Indien minstens een week voor de activiteit aangevraagd via de uitbater van het Podiumcafé, kan de drank in de zalen klaargezet worden.

2.a.            Schouwburg

In het tarief van de schouwburg is het gebruik van de kleedkamers en de aanwezige geluids- en lichtinstallatie inbegrepen (zie info technische fiche). Het aantal uren technische bijstand door techniekers van cultuurhuis Casino voor verhuringen van Categorie A wordt in samenspraak met de techniekers op voorhand bepaald. Deze bijstand is inbegrepen in de huurprijs. Voor verhuringen van Categorie B is in totaal maximum 10 werkuren en voor verhuringen van Categorie C in totaal maximum 5 werkuren inbegrepen in de huurprijs. De werkuren bijstand gelden gedurende de hele huurperiode. Hierna wordt elk begonnen werkuur van de techniekers aangerekend (zie tabel tarieven ‘diverse’, blz. 4). De technieker stelt, met behulp van de gebruikers, op basis van een uitgeschreven lichtplan, de geluids- en lichtinstallatie in. De bediening van de apparatuur dient echter te gebeuren door een verantwoordelijke van de huurder.

De huurder dient zich strikt te houden aan de afgesproken beginuren van op- en afbouw (de technische bijstand begint op het afgesproken beginuur).

De huurders dienen minstens 21 dagen voorafgaand aan de activiteit contact op te nemen met de technieker om afspraken te maken. Indien dit niet tijdig gebeurt, kan een optimale ondersteuning niet gegarandeerd worden.

Drank, eetwaren of snoep zijn ten strengste verboden in de schouwburg. Drank- en/of snackverkoop is ook verboden in de foyer.

2.b.            Balzaal (1ste verdieping)

In de balzaal is slechts een beperkte licht- en geluidsinstallatie aanwezig.

De huurder staat zelf in voor de tooguitbating in de balzaal en voor het spoelen, afwassen en drogen van de gebruikte glazen, koffiekopjes en tooginstallaties.

De afspraken (ook financiële) in verband met de tooguitbating (o.a. drankbestelling), worden door de huurder rechtstreeks gemaakt met de uitbater van café Casino, ten laatste 14 dagen voor de activiteit.

Alle bieren en frisdranken moeten aangekocht worden via de uitbater van café Casino (prijslijst beschikbaar via de balie en/of de uitbater van café Casino.

2.c.            Keuken (1ste verdieping)

Indien de huurder bestek en porselein huurt, moeten de aantallen vooraf meegedeeld worden. Enkel deze aantallen worden ter beschikking gesteld. Voor het gebruik van het materiaal wordt een huurprijs aangerekend (zie tabel tarieven ‘verhuur materialen’, blz. 3).

Bij gebruik van de keuken voor een kookles of -workshop wordt er in een aparte kast 30 stuks porselein/bestek gratis ter beschikking gesteld.

De huurder dient de keuken na gebruik, proper achter te laten. Hierbij moeten gebruikte kookmaterialen alsook het bestek, borden en tassen grondig afgewassen en gedroogd worden. Voor de afwas kan gebruik gemaakt worden van de vaatmachine in de keuken.

De huurder dient zelf voor (huis)vuilzakken, afwasmiddel, handdoeken, dweilen, schoonmaakmiddelen,… te zorgen. De huurder moet alle afval onmiddellijk na de activiteit meenemen, dus ook frituurolie, verpakkingsmateriaal, (glazen) flessen en ander leeggoed.

2.d.            Vergaderzaal (gelijkvloers)

2.e.            Parketzalen (polyvalent gebruik)

Parketzaal 1 (gelijkvloers)

Parketzaal 2 (1ste verdieping)

2.f.             Einduur activiteiten en sluitingsuur

Einduur van de activiteiten in de schouwburg is 23u, in de balzaal 1u, in de parketzalen en vergaderzaal 22u. Sluitingsuur van de schouwburg is 24u, van de balzaal 2u en van de vergaderzalen 23u.

3. ALGEMENE HUURVOORWAARDEN INFRASTRUCTUUR

3.1.  Alle dranken moeten aangekocht worden via de uitbater van het Podiumcafé zonder uitzondering. (prijslijst beschikbaar via de uitbater van het Podiumcafé). Het is niet toegelaten om eigen drank mee te brengen, tenzij hierover afspraken zijn gemaakt met de uitbater. De afspraken (ook financiële) in verband met de tooguitbating (o.a. drankbestelling), worden door de huurder rechtstreeks gemaakt met de uitbater van het Podiumcafé, ten laatste 14 dagen voor de activiteit.

3.2.  Tijdens de maanden juli en augustus wordt de schouwburg niet verhuurd. De balzaal, vergaderlokaal en parketzalen zijn wel beschikbaar, zonder technische ondersteuning. Tijdens de wintersluiting (schoolvakantie kerstperiode), de zomersluiting (laatste week van juli en eerste week van augustus) en op wettelijke feestdagen wordt de infrastructuur niet verhuurd.

3.3. Huuraanvragen voor activiteiten in de schouwburg, balzaal, parketzalen en vergaderzaal in cultuurhuis Casino kunnen aan de balie toekomen vanaf 1 mei voor het volgend cultuurseizoen (september-juni).

De aanvraag om over de schouwburg en/of de balzaal in cultuurhuis Casino te beschikken moet minimaal 30 dagen voor de activiteit plaatsvindt, toekomen aan de balie, via het aanvraagformulier. Voor de vergaderlokaal en parketzalen is dit 3 dagen.

3.4.  Elke aanvraag dient via e-mail (casino@houthalen-helchteren.be) gericht te worden aan de balie van cultuurhuis Casino. Bij grote verhuringen dient de huurder steeds langs te komen bij de balie om praktische dingen af te spreken. Hierbij moet de identiteit van de aanvrager, het facturatieadres, het btw-nummer of rijksregisternummer, de aard en inhoud van de activiteit meegedeeld worden. De gehuurde ruimten mogen niet voor andere doeleinden gebruikt worden dan waarvoor gehuurd. Bij inbreuken hierop zal het huurtarief gewijzigd worden of kan de activiteit/reservering geweigerd worden. Onderverhuring van de ruimten is strikt verboden.

Elke aanvraag voor het gebruik van de schouwburg en/of de balzaal is pas definitief na wederzijdse ondertekeningvan een huurovereenkomst. Deze huurovereenkomst dient ten laatste 14 dagen na ontvangst en zeker vóór aanvang van de activiteit terug bezorgd te worden aan de balie. Zonder ondertekend contract maakt de huurder geen enkele aanspraak op het gebruik van de infrastructuur.

De facturen voor de verhuring van de schouwburg en/of balzaal moeten betaald zijn uiterlijk 20 dagen na factuurdatum en zeker voor het plaatsvinden van de activiteit.

De facturen van de overige zalen worden na de activiteit opgemaakt en moeten binnen de 20 dagen na factuurdatum betaald te worden.

Indien hieraan niet voldaan is, kan het gebruik van de zalen geweigerd worden. Bij achterstallige facturen wordt verdere verhuur van de infrastructuur geweigerd.

3.5. De huurder dient zijn evenement aan te melden via het feestloket van de gemeente (https://www.houthalen-helchteren.be/aanvraag-evenementen-en-feesten). De huurder is zelf verantwoordelijk om deze aanmelding tijdig in orde te brengen.

3.6. In de tarieven van de zalen is de verzekering burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid  (zie bijzondere voorwaarden op de website) inbegrepen. De brandpolis van de gemeente bevat een clausule van afstand van verhaal t.o.v. de gebruikers. De goederen die eigendom zijn van de gebruikers worden echter niet verzekerd in de genoemde verzekeringen. Derhalve staat de huurder zelf in voor het verzekeren van zijn materialen.

3.7. De huurder is steeds verantwoordelijk voor aangebrachte schade aan het gebouw (zowel in de gehuurde ruimte, als de bijhorende ruimten zoals toiletten en gangen) en aan het materiaal, zowel door hemzelf, als door de bezoekers of deelnemers aan de door hem ingerichte activiteit. Het gemeentebestuur is niet verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen, noch voor diefstal of beschadiging van materiaal dat toebehoort aan de huurder en kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor problemen die voortvloeien uit situaties van overmacht.

3.8.  De huurder dient eventueel vastgestelde schade vóór het begin van zijn activiteit te rapporteren aan de technieker. Het risico bestaat immers dat deze schade de huurder ten laste wordt gelegd. De veroorzaakte schade moet onmiddellijk en spontaan gemeld worden.

3.9. Er is een algemeen rookverbod in de gebouwen.

3.10. Iedere huurder verbindt zich ertoe, naargelang de aard van de activiteit, te voldoen aan:

-  de geldende politiereglementen, vb. sluitingsuur, geluidshinder, ...;

-  de voorschriften inzake auteursrechten (Sabam);

- het gemeentebestuur betaalt het jaartarief billijke vergoeding voor eigen activiteiten en voor activiteiten van de huurders, dus de huurder moet geen billijke vergoeding betalen;

- de voorschriften inzake de wet op de handelspraktijken;

- de geldende voorschriften van de Vlaamse overheid inzake geluidsnormen;

- de voorschriften inzake veiligheid (zie fiche veiligheidsvoorschriften);

- het nemen van een verzekering – burgerlijke aansprakelijkheid;

3.11. Onmiddellijk na de activiteit moet het materiaal dat niet behoort tot cultuurhuis Casino verwijderd worden.

3.12. De huurder staat in voor het opruimen van de gebruikte ruimten. Indien onderhoudspersoneel moet ingezet worden voor het opruimen van de infrastructuur na de activiteit, zal het gemeentebestuur deze kosten aanrekenen aan de huurder (zie tabel tarieven ‘’diverse, blz. 4).

3.13. De balie van cultuurhuis Casino dient tijdig en schriftelijk (per email) in kennis gesteld te worden van de annulering van gehuurde ruimten.

Bij annulaties worden de onderstaande kosten in rekening gebracht:

●        voor de schouwburg en de balzaal (bij podiumactiviteiten, feesten en fuiven):

○        annulatie tot 3 maanden voor de activiteit: gratis

○        annulatie tussen 1 en 3 maanden voor de activiteit: 50% van de huurprijs

○        annulatie laatste maand: volledige huurprijs

●        voor het vergaderlokaal, de parketzalen en de keuken:

○        annulatie tot 3 werkdagen voor de activiteit: gratis

○        annulatie minder dan 3 werkdagen voor de activiteit: 50% van de huurprijs

3.13.Het gebruik van gasflessen, kaarsen, pyrotechnische middelen en confettikanons in de gebouwen en op de parking is strikt verboden.

3.14. Het niet naleven door de gebruiker van de verplichtingen, zoals opgenomen in dit verhuurreglement, geeft na aanmaning automatisch aanleiding tot het verbreken van de overeenkomst.

3.15. Indien een gegronde reden van overmacht (overlijden (attest), ziekte (attest), pandemie, uitzonderlijke weersomstandigheden) kan ingeroepen worden door de huurder, zullen er geen annuleringskosten aangerekend worden bij een annulering door de huurder.

3.16. Indien een gegronde reden van overmacht kan worden ingeroepen of wanneer de belangen van de gemeente Houthalen-Helchteren of hogere overheden voorrang hebben, heeft het college van schepenen en/of de verantwoordelijke van cultuurhuis Casino het recht om de reeds verleende toezegging te wijzigen of in te trekken of voorrang te geven aan eigen activiteiten. De aanvrager kan hierbij geen beroep doen op enige vorm van schadevergoeding.

3.17. Bevoegd personeel, de burgemeester en de schepen van cultuur, de algemene directeur en de politie hebben vrije toegang tot alle activiteiten in de gebouwen in beheer van cultuurhuis Casino voor controle en toezicht.

3.18.Afwijkingen op dit reglement (benefietactiviteit, bijzondere samenwerkingen) moeten door de huurder aangevraagd worden bij Cultuurhuis Casino, waarna dat wordt voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen. Enkel het college kan deze afwijkingen toestaan en beslissen om geen huurkosten aan te rekenen.

Adviezen

●        Beleidsoverleg: (19/01/2024) positief advies door schepen van Cultuur

●        Beheerscommisscie Culturele Centra: (07/02/2024) positief advies

●        Financieel advies: /14/03/2024) Kennisname

Besluit de gemeenteraad met algemene stemmen:

Artikel 1

Het aangepast verhuurreglement en de bijhorende tarieven voor Cultuurhuis Casino, ingaande vanaf 1 september 2024, goed te keuren.

VERHUURREGLEMENT CULTUURHUIS CASINO

In deze brochure vindt u het verhuurreglement en de -tarieven terug van de schouwburg, de balzaal, de keuken, de vergader- en parketzalen van cultuurhuis Casino.

Voor meer informatie en reservatie kan u zich wenden tot de balie van cultuurhuis Casino, Varenstraat 22A, 3530 Houthalen-Helchteren, 011 49 22 90, casino@houthalen-helchteren.be.

1. TARIEVEN

De hieronder vermelde tarieven zijn per dagdeel (tenzij anders vermeld), die als volgt bepaald zijn:

- 9u - 13u

- 13u - 17u

- 17u - 22u (zie 2.6. voor uitzonderingen schouwburg en balzaal)  

Elk begonnen dagdeel wordt volledig aangerekend. Er worden verschillende tarieven gehanteerd afhankelijk van de aard van de huurder en van de activiteit. Huurders die behoren tot Categorie A, hebben de mogelijkheid om te opteren voor één van de pakketten (blz. 4).

Categorie A:

- gemeentelijk geregistreerde verenigingen uit Houthalen-Helchteren;

- vestigingen van onderwijs- en zorginstellingen in Houthalen-Helchteren;

- afdelingen van politieke partijen in Houthalen-Helchteren.

Categorie B:

- verenigingen die niet gemeentelijk geregistreerd zijn;

- onderwijs- en zorginstellingen buiten Houthalen-Helchteren.

Categorie C:

- andere huurders die niet behoren tot Categorie A of B;

De facturen voor de verhuring van de schouwburg en/of balzaal (bij podiumactiviteiten, feesten en fuiven, voorstellingen, concerten, lezingen, dansvoorstellingen, films, congressen, prijsuitreikingen/huldigingen) moeten betaald zijn uiterlijk 20 dagen na factuurdatum en zeker voor het plaatsvinden van de activiteit. De facturen van de overige zalen worden na de activiteit opgemaakt en moeten binnen de 20 dagen na factuurdatum betaald worden. (zie 3.3)

Annuleringskosten zijn: - voor de schouwburg en de balzaal (bij podiumactiviteiten, feesten en fuiven, voorstellingen, concerten, lezingen, dansvoorstellingen, films, congressen, prijsuitreikingen/huldigingen):

    - annulering tot 3 maanden voor de activiteit: gratis

   - annulering 1 tot 3 maanden voor de activiteit: 50% van de                                                           huurprijs

   - annulering binnen laatste maand: volledige huurprijs

   - voor het vergaderlokaal, de parketzalen en de keuken:

    - annulering tot 3 werkdagen voor de activiteit: gratis

    - annulering minder dan 3 werkdagen voor de activiteit: 50% van                                 de huurprijs

Verhuurtarieven infrastructuur cultuurhuis Casino (per dagdeel, tenzij anders vermeld)

Pakketten enkel voor huurders Categorie A

2. Infrastructuur en specifieke huurvoorwaarden cultuurhuis Casino

De sluitingsdag geldt enkel voor verhuringen en is vastgesteld op maandag. Enkel huurders van Categorie A kunnen op maandag in dezelfde week van hun opvoering, in samenspraak met de techniekers, de schouwburg, de balzaal, parketzalen en vergaderzaal gebruiken voor repetities of opbouw.

De verhuurtarieven zijn inclusief energie- en poetskosten van de gehuurde ruimten. De huurder moet de gehuurde ruimten steeds opgeruimd (tafels en stoelen in de basisopstelling), keer zuiver en de tafelbladen proper achterlaten. Bij het verlaten van de ruimten moet de huurder tevens de verwarming afzetten (in de vergader- en parketzalen) en de lichten doven. Indien de gehuurde ruimten niet opgeruimd en proper zijn achtergelaten, worden extra poetsuren aangerekend (zie tabel tarieven ‘diverse’, blz. 4). Voor de huur van sommige materialen worden kosten aangerekend (zie tabel tarieven ‘verhuur materialen’, blz. 3).

Voor het gebruik van de beamer in parketzaal 1 en vergaderzaal dient een HDMI-kabel en verlengkabel aan de balie afgehaald te worden. Deze dienen na de activiteit terugbezorgd te worden aan de balie. Schade aan materialen of verdwenen materialen wordt gefactureerd (voor keukenmateriaal en bestek, zie lijst tarieven in bijlage).

De huurder mag de tafels en stoelen herschikken in de gehuurde zaal. Het is echter niet toegelaten om zonder toestemming van een verantwoordelijke van cultuurhuis Casino, meubilair van andere zalen te verplaatsen en te gebruiken.

De huurder moet onmiddellijk na het beëindigen van de activiteit in de gehuurde zalen, zijn afval zelf meenemen. De huurder zet het afval niet aan de straatkant van Cultuurhuis Casino. Indien hieraan niet voldaan is, zullen extra poetsuren en kosten voor afvalverwijdering aangerekend worden (zie tabel tarieven ‘diverse’, blz. 4).

Tijdens vergaderingen, workshops, lezingen, recepties… dienen dranken verplicht afgenomen te worden via de uitbater van het Podiumcafé.

Indien minstens een week voor de activiteit aangevraagd via de uitbater van het Podiumcafé, kan de drank in de zalen klaargezet worden.

2.a.            Schouwburg

In het tarief van de schouwburg is het gebruik van de kleedkamers en de aanwezige geluids- en lichtinstallatie inbegrepen (zie info technische fiche). Het aantal uren technische bijstand door techniekers van cultuurhuis Casino voor verhuringen van Categorie A wordt in samenspraak met de techniekers op voorhand bepaald. Deze bijstand is inbegrepen in de huurprijs. Voor verhuringen van Categorie B is in totaal maximum 10 werkuren en voor verhuringen van Categorie C in totaal maximum 5 werkuren inbegrepen in de huurprijs. De werkuren bijstand gelden gedurende de hele huurperiode. Hierna wordt elk begonnen werkuur van de techniekers aangerekend (zie tabel tarieven ‘diverse’, blz. 4). De technieker stelt, met behulp van de gebruikers, op basis van een uitgeschreven lichtplan, de geluids- en lichtinstallatie in. De bediening van de apparatuur dient echter te gebeuren door een verantwoordelijke van de huurder.

De huurder dient zich strikt te houden aan de afgesproken beginuren van op- en afbouw (de technische bijstand begint op het afgesproken beginuur).

De huurders dienen minstens 21 dagen voorafgaand aan de activiteit contact op te nemen met de technieker om afspraken te maken. Indien dit niet tijdig gebeurt, kan een optimale ondersteuning niet gegarandeerd worden.

Drank, eetwaren of snoep zijn ten strengste verboden in de schouwburg.

Balzaal (1ste verdieping)

In de balzaal is slechts een beperkte licht- en geluidsinstallatie aanwezig.

2.b.            Keuken (1ste verdieping)

Indien de huurder bestek en porselein huurt, moeten de aantallen vooraf meegedeeld worden. Enkel deze aantallen worden ter beschikking gesteld. Voor het gebruik van het materiaal wordt een huurprijs aangerekend (zie tabel tarieven ‘verhuur materialen’, blz. 3).

Bij gebruik van de keuken voor een kookles of -workshop wordt er in een aparte kast 30 stuks porselein/bestek gratis ter beschikking gesteld.

De huurder dient de keuken na gebruik, proper achter te laten. Hierbij moeten gebruikte kookmaterialen alsook het bestek, borden en tassen grondig afgewassen en gedroogd worden. Voor de afwas kan gebruik gemaakt worden van de vaatmachine in de keuken.

De huurder dient zelf voor (huis)vuilzakken, afwasmiddel, handdoeken, dweilen, schoonmaakmiddelen,… te zorgen. De huurder moet alle afval onmiddellijk na de activiteit meenemen, dus ook frituurolie, verpakkingsmateriaal, (glazen) flessen en ander leeggoed.

2.c.            Vergaderzaal (gelijkvloers)

2.d.            Parketzalen (polyvalent gebruik)

Parketzaal 1 (gelijkvloers)

Parketzaal 2 (1ste verdieping)

2.e.            Einduur activiteiten en sluitingsuur

Einduur van de activiteiten in de schouwburg is 23u, in de balzaal 1u, in de parketzalen en vergaderzaal 22u. Sluitingsuur van de schouwburg is 24u, van de balzaal 2u en van de vergaderzalen 23u.

3. ALGEMENE HUURVOORWAARDEN INFRASTRUCTUUR

3.1.  Alle dranken moeten aangekocht worden via de uitbater van het Podiumcafé zonder uitzondering. (prijslijst beschikbaar via de uitbater van het Podiumcafé). Het is niet toegelaten om eigen drank mee te brengen, tenzij hierover afspraken zijn gemaakt met de uitbater. De afspraken (ook financiële) in verband met de tooguitbating (o.a. drankbestelling), worden door de huurder rechtstreeks gemaakt met de uitbater van het Podiumcafé, ten laatste 14 dagen voor de activiteit.

3.2.  Tijdens de maanden juli en augustus wordt de schouwburg niet verhuurd. De balzaal, vergaderlokaal en parketzalen zijn wel beschikbaar, zonder technische ondersteuning. Tijdens de wintersluiting (schoolvakantie kerstperiode), de zomersluiting (laatste week van juli en eerste week van augustus) en op wettelijke feestdagen wordt de infrastructuur niet verhuurd.

3.3. Huuraanvragen voor activiteiten in de schouwburg, balzaal, parketzalen en vergaderzaal in cultuurhuis Casino kunnen aan de balie toekomen vanaf 1 mei voor het volgend cultuurseizoen (september-juni).

De aanvraag om over de schouwburg en/of de balzaal in cultuurhuis Casino te beschikken moet minimaal 30 dagen voor de activiteit plaatsvindt, toekomen aan de balie, via het aanvraagformulier. Voor de vergaderlokaal en parketzalen is dit 3 dagen.

3.4.  Elke aanvraag dient via e-mail (casino@houthalen-helchteren.be) gericht te worden aan de balie van cultuurhuis Casino. Bij grote verhuringen dient de huurder steeds langs te komen bij de balie om praktische dingen af te spreken. Hierbij moet de identiteit van de aanvrager, het facturatieadres, het btw-nummer of rijksregisternummer, de aard en inhoud van de activiteit meegedeeld worden. De gehuurde ruimten mogen niet voor andere doeleinden gebruikt worden dan waarvoor gehuurd. Bij inbreuken hierop zal het huurtarief gewijzigd worden of kan de activiteit/reservering geweigerd worden. Onderverhuring van de ruimten is strikt verboden.

Elke aanvraag voor het gebruik van de schouwburg en/of de balzaal is pas definitief na wederzijdse ondertekeningvan een huurovereenkomst. Deze huurovereenkomst dient ten laatste 14 dagen na ontvangst en zeker vóór aanvang van de activiteit terug bezorgd te worden aan de balie. Zonder ondertekend contract maakt de huurder geen enkele aanspraak op het gebruik van de infrastructuur.

De facturen voor de verhuring van de schouwburg en/of balzaal moeten betaald zijn uiterlijk 20 dagen na factuurdatum en zeker voor het plaatsvinden van de activiteit.

De facturen van de overige zalen worden na de activiteit opgemaakt en moeten binnen de 20 dagen na factuurdatum betaald te worden.

Indien hieraan niet voldaan is, kan het gebruik van de zalen geweigerd worden. Bij achterstallige facturen wordt verdere verhuur van de infrastructuur geweigerd.

3.5. De huurder dient zijn evenement aan te melden via het feestloket van de gemeente (https://www.houthalen-helchteren.be/aanvraag-evenementen-en-feesten). De huurder is zelf verantwoordelijk om deze aanmelding tijdig in orde te brengen.

3.6. In de tarieven van de zalen is de verzekering burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid  (zie bijzondere voorwaarden op de website) inbegrepen. De brandpolis van de gemeente bevat een clausule van afstand van verhaal t.o.v. de gebruikers. De goederen die eigendom zijn van de gebruikers worden echter niet verzekerd in de genoemde verzekeringen. Derhalve staat de huurder zelf in voor het verzekeren van zijn materialen.

3.7. De huurder is steeds verantwoordelijk voor aangebrachte schade aan het gebouw (zowel in de gehuurde ruimte, als de bijhorende ruimten zoals toiletten en gangen) en aan het materiaal, zowel door hemzelf, als door de bezoekers of deelnemers aan de door hem ingerichte activiteit. Het gemeentebestuur is niet verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen, noch voor diefstal of beschadiging van materiaal dat toebehoort aan de huurder en kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor problemen die voortvloeien uit situaties van overmacht.

3.8.  De huurder dient eventueel vastgestelde schade vóór het begin van zijn activiteit te rapporteren aan de technieker. Het risico bestaat immers dat deze schade de huurder ten laste wordt gelegd. De veroorzaakte schade moet onmiddellijk en spontaan gemeld worden.

3.9. Er is een algemeen rookverbod in de gebouwen.

3.10. Iedere huurder verbindt zich ertoe, naargelang de aard van de activiteit, te voldoen aan:

-  de geldende politiereglementen, vb. sluitingsuur, geluidshinder, ...;

-  de voorschriften inzake auteursrechten (Sabam);

- het gemeentebestuur betaalt het jaartarief billijke vergoeding voor eigen activiteiten en voor activiteiten van de huurders, dus de huurder moet geen billijke vergoeding betalen;

- de voorschriften inzake de wet op de handelspraktijken;

- de geldende voorschriften van de Vlaamse overheid inzake geluidsnormen;

- de voorschriften inzake veiligheid (zie fiche veiligheidsvoorschriften);

- het nemen van een verzekering – burgerlijke aansprakelijkheid;

3.11. Onmiddellijk na de activiteit moet het materiaal dat niet behoort tot cultuurhuis Casino verwijderd worden.

3.12. De huurder staat in voor het opruimen van de gebruikte ruimten. Indien onderhoudspersoneel moet ingezet worden voor het opruimen van de infrastructuur na de activiteit, zal het gemeentebestuur deze kosten aanrekenen aan de huurder (zie tabel tarieven ‘’diverse, blz. 4).

3.13.Het gebruik van gasflessen, kaarsen, pyrotechnische middelen en confettikanons in de gebouwen en op de parking is strikt verboden.

3.14. Het niet naleven door de gebruiker van de verplichtingen, zoals opgenomen in dit verhuurreglement, geeft na aanmaning automatisch aanleiding tot het verbreken van de overeenkomst.

3.15. Indien een gegronde reden van overmacht (overlijden (attest), ziekte (attest), pandemie, uitzonderlijke weersomstandigheden) kan ingeroepen worden door de huurder, zullen er geen annuleringskosten aangerekend worden bij een annulering door de huurder.

3.16. Indien een gegronde reden van overmacht kan worden ingeroepen of wanneer de belangen van de gemeente Houthalen-Helchteren of hogere overheden voorrang hebben, heeft het college van schepenen en/of de verantwoordelijke van cultuurhuis Casino het recht om de reeds verleende toezegging te wijzigen of in te trekken of voorrang te geven aan eigen activiteiten. De aanvrager kan hierbij geen beroep doen op enige vorm van schadevergoeding.

3.17. Bevoegd personeel, de burgemeester en de schepen van cultuur, de algemene directeur en de politie hebben vrije toegang tot alle activiteiten in de gebouwen in beheer van cultuurhuis Casino voor controle en toezicht.

3.18.Afwijkingen op dit reglement (benefietactiviteit, bijzondere samenwerkingen) moeten door de huurder aangevraagd worden bij Cultuurhuis Casino, waarna dat wordt voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen. Enkel het college kan deze afwijkingen toestaan en beslissen om geen huurkosten aan te rekenen.