Openbare zitting

Gemeentelijke Commissie Ruimtelijke Ordening - Huishoudelijk reglement - Goedkeuring.

Wetgeving

De werking van de Gecoro is geregeld in de codex op de ruimtelijke ordening, een uitvoeringsbesluit en een deontologische code:

-Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening, Afdeling 3, Artikel 1.3.3; Afdeling 4, Artikel 1.3.4.

-Besluit van de Vlaamse Regering tot vaststelling van nadere regels voor de samenstelling, de organisatie en de werkwijze van de provinciale[ , intergemeentelijke (verv. BVR 7 september 2018, art. 1, I: 1 januari 2019)] en gemeentelijke commissies voor ruimtelijke ordening,.

Besluit van de Vlaamse Regering tot vaststelling van een deontologische code voor de leden van de [... (opgeh. BVR 27 mei 2016, art. 2, I: 24 juli 2016)]  gemeentelijke commissie voor

ruimtelijke ordening.

Feiten en context

De gemeenteraad heeft in zitting van 25 maart  2021 de GECORO samengesteld.

Het college van burgemeester en schepenen heeft in zitting van 13 december 2021 het huishoudelijk reglement principieel goedgekeurd en voor goedkeuring doorverwezen naar de eerstvolgende gemeenteraad van 23 december 2021.

Schepen Jef Verpoorten zal dit punt toelichten.

Adviezen

Het gunstig advies van de ruimtelijk planner van 30 november 2021.

Financieel advies: graag advies van P&O alsook de vermelding van het MJP nummer waarop de vergoedingen kunnen betaald worden.

Advies P&O: Gunstig advies onder voorbehoud: De budgetten voor de uitbetaling van deze presentiegelden werden niet voorzien in de meerjarenbegroting. De uitgaven kunnen in de toekomst geboekt worden onder MJP00150, presentiegelden Gecoro, dat bijkomend werd voorzien. Voor 2021 kunnen mogelijke uitgaven in dit kader gefinancierd worden met overschotten uit de personeelsbudgetten. Voor 2022 en de daaropvolgende jaren dienen de nodige budgetten voorzien te worden via een aanpassing meerjarenplan.

Tussenkomst door fractievoorzitter Stijn Van Dingenen en antwoord door schepen Jef Verpoorten.

Besluit de gemeenteraad met algemene stemmen:

Artikel 1

Het hierna volgend huishoudelijk reglement van de gemeentelijke commissie ruimtelijke ordening goed te keuren.

Gemeentelijke commissie ruimtelijke ordening - huishoudelijk reglement  - goedkeuring

Aangenomen met eenparigheid van stemmen door de GECORO op  01 december 2021, goedgekeurd door de Gemeenteraad op 23 december 2021.

Doelstelling

Artikel 1

§1. De Gemeentelijke Commissie voor Ruimtelijke Ordening” (GECORO), hierna de commissie genoemd, beoogt via haar adviezen het behoud, de verbetering, de onderbouwing en uitwerking van een goede ruimtelijke ordening binnen de gemeente Houthalen-Helchteren. Zij adviseert onder meer vanuit een gefundeerd ruimtelijk onderzoek en formuleert hierover adviezen op vraag van het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad of op eigen initiatief.

§2. De adviezen van de GECORO beogen de realisatie van de doelstelling van artikel 1.1.4. van de Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening (VCRO), namelijk dat de ruimtelijke ordening is gericht op een duurzame ruimtelijke ontwikkeling waarbij de ruimte beheerd wordt ten behoeve van de huidige generatie zonder dat de behoeften van de toekomstige generaties in het gedrang gebracht worden.

Daarbij worden de ruimtelijke behoeften van de verschillende maatschappelijke activiteiten gelijktijdig tegen elkaar afgewogen.

Er wordt rekening gehouden met de ruimtelijke draagkracht, de gevolgen voor het leefmilieu en de culturele, economische, esthetische en sociale gevolgen. Op deze manier wordt gestreefd naar ruimtelijke kwaliteit.

Artikel 2

De adviezen van de commissie zijn gebaseerd op een inhoudelijk-technische benadering met als doelstelling het optimaal respect voor het algemeen belang. Individuele of plaatsgebonden belangen spelen in haar adviezen geen rol.

Adviesbevoegdheid

Artikel 3

§1. De commissie vervult de opdrachten haar toegekend door de VCRO

§2. Naast de opdrachten die de gemeentelijke commissie voor ruimtelijke ordening heeft ingevolge deze codex, kan ze advies geven, opmerkingen maken of voorstellen doen over alle aangelegenheden met betrekking tot de gemeentelijke ruimtelijke ordening, op eigen initiatief of op verzoek van het college van burgemeester en schepenen of de gemeenteraad.

Oproepen, agenderen en laten agenderen

Artikel 4

De commissie vergadert minstens tweemaal per jaar.

De bijeenroeping gebeurt door de gemeentelijk administratie Leefomgeving in overleg met de voorzitter of, als de voorzitter verhinderd is, de ondervoorzitter.

Artikel 5

De voorzitter moet de commissie samenroepen binnen vijftien werkdagen na het schriftelijk verzoek van de gemeenteraad, het college van burgemeester en schepenen, de gemeentelijke stedenbouwkundige ambtenaar indien deze verzoekt om een advies over een vergunningsaanvraag of wanneer de bijeenroeping door één derde van de leden wordt gevraagd.

Dit laatst vermeld verzoek wordt schriftelijk gericht aan de voorzitter en bevat : naam van de aanvrager(s), het te behandelen dossier, motivering van het verzoek en voorstel van datum, rekening houdend met de termijn vermeld in het eerste lid.

Artikel 6

§1. De gemeentelijk administratie Leefomgeving stelt in overleg met de voorzitter de agenda vast en stuurt deze samen met de uitnodiging en relevante voorbereidende stukken digitaal naar de leden van de commissie, de plaatsvervangers, de politieke fracties en de andere externe genodigden ten laatste zeven dagen vóór de vergadering.

§2. De relevante documenten van de op de geplande vergadering te behandelen agendapunten kunnen door de leden van de commissie en hun plaatsvervangers geraadpleegd worden op het secretariaat tijdens de kantooruren van zodra de uitnodiging voor de vergadering ontvangen werd.

§3. Het secretariaat is gehuisvest in het NAC, Team Leefomgeving, Pastorijstraat 30, 3530 Houthalen-Helchteren, gecoro@houthalen-helchteren.be

§4. De uitnodigingen voor de vergadering gebeuren per email op de emailadressen die bij de kandidatuurstellingen van de commissieleden zijn doorgegeven. Wijzigingen dienen te worden doorgegeven op het emailadres van het secretariaat.

Artikel 7

Elk lid kan agendapunten voorstellen voor de volgende vergadering tot vijf dagen vóór de vastgestelde datum van die vergadering. Het voorstel wordt binnen deze periode op het secretariaat bezorgd. Een punt dat niet op de agenda voorkomt kan besproken worden op het einde van de vergadering indien één derde van de aanwezige leden hierover akkoord gaat.

Artikel 8

Indien een lid niet aanwezig kan zijn, laat hij/zij zich door zijn/haar plaatsvervanger vervangen. Behoudens overmacht meldt het lid dit uiterlijk drie werkdagen vóór de vergadering aan het secretariaat en eveneens rechtstreeks aan zijn/haar plaatsvervanger.

Indien ook de plaatsvervanger verhinderd is de zitting bij te wonen, dan brengt hij/zij het secretariaat en het effectieve lid hiervan op de hoogte.

Stemming

Artikel 9

De commissie kan slechts rechtsgeldig beslissen wanneer ten minste de helft van haar stemgerechtigde commissieleden aanwezig is.

Is die voorwaarde niet vervuld, dan kan de commissie op haar eerstvolgende vergadering, ongeacht het aantal aanwezige leden, rechtsgeldig beslissen over de onderwerpen die waren geagendeerd voor de vergadering waarop onvoldoende leden aanwezig waren, op voorwaarde dat de nieuwe vergadering niet binnen vierentwintig uur na de eerste plaatsheeft.

Voor nieuwe agendapunten is opnieuw de aanwezigheid van de meerderheid van de leden vereist.

Artikel 10

De commissie nodigt voor elke vergadering een vertegenwoordiger uit van elke politieke fractie in de gemeenteraad. Deze personen kunnen de toelichtingen bijwonen en deelnemen aan een eventuele bespreking van het onderwerp, maar mogen de beraadslaging over het advies van de commissie en de stemming erover niet bijwonen, tenzij die delen van de vergadering openbaar worden gehouden. Zij kunnen in ieder geval niet deelnemen aan die beraadslaging over het advies en de stemming erover.

Artikel 11

De commissie beslist met gewone meerderheid van de aanwezige leden. Onthoudingen worden niet meegerekend. De plaatsvervangende leden die een effectief lid vervangen hebben stemrecht. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter beslissend.

Notuleren en formuleren van adviezen

Artikel 12

De secretaris maakt het verslag van de vergadering op. Dit verslag omvat een weergave van de belangrijkste punten die besproken werden, alsook het advies van de commissie.

Bij de formulering van een advies worden het advies zelf met inbegrip van eventuele minderheidsstandpunten en de eventuele stemming over het advies vermeld.

Het verslag wordt samen met de uitnodiging voor de volgende vergadering aan de leden, de plaatsvervangende leden en vertegenwoordigers van de politieke fracties digitaal bezorgd. Op gemotiveerd verzoek kan het uitzonderlijk ook vroeger worden bezorgd.

Het verslag wordt goedgekeurd op de eerstvolgende vergadering van de commissie. De eventuele wijzigingen aan het verslag worden genotuleerd in het verslag van de nieuwe commissievergadering.

De voorzitter

Artikel 13

De voorzitter opent, leidt en sluit de vergaderingen. Zij leidt de agendapunten in en licht ze toe. Zij vat de besprekingen samen en formuleert het advies in samenspraak met de commissieleden op basis van de verstrekte informatie, de bespreking, beraadslaging en alle daartoe aangebrachte elementen en kan dit ter stemming voorleggen.

Artikel 14

Indien de voorzitter verhinderd is de zitting bij te wonen, wordt het voorzitterschap waargenomen door één van de ondervoorzitters. Indien ook de ondervoorzitters afwezig zijn, wordt het voorzitterschap waargenomen door een door de GECORO aan te wijzen commissielid.

De plaatsvervangend voorzitter vervangt de voorzitter van zodra en zolang zij verhinderd is. Hij heeft tijdens de uitoefening van het plaatsvervangend voorzitterschap dezelfde bevoegdheden als de effectieve voorzitter.

De gemeentelijk stedenbouwkundige ambtenaar Ruimtelijke Planning / Omgevingsambtenaar

Artikel 15

De gemeentelijk stedenbouwkundig ambtenaar Ruimtelijke Planning / Omgevingsambtenaar kan tijdens de vergaderingen toelichtingen geven bij de agendapunten, deelnemen aan de besprekingen en de beraadslaging. Zij kan niet deelnemen aan de stemming. Zij is daarbij wel aanwezig, neemt samen met de secretaris de stemming op en geeft ze weer in het verslag.

De secretaris

Artikel 16

De vaste secretaris maakt samen met de gemeentelijk stedenbouwkundig ambtenaar Ruimtelijke Planning / Omgevingsambtenaar het verslag op.

Artikel 17

Wanneer de vaste secretaris verhinderd is, wordt haar taak waargenomen door een personeelslid van de gemeentelijke administratie.

Het secretariaat staat in voor het bijhouden van de aanwezigheden tijdens de zitting. Deze aanwezigheden worden in het verslag genotuleerd.

Werkgroepen

Artikel 18

De commissie kan beslissen tot het inrichten van één of meerdere werkgroepen ter voorbereiding van de bespreking van complexe dossiers.

In elke werkgroep dient minstens één deskundige uit de GECORO opgenomen te worden.

Artikel 19

Ingeval van de oprichting van een werkgroep beslist de commissie wie ervan zal deel uitmaken. Alle leden van de commissie hebben evenwel het recht de vergadering bij te wonen. Aan alle leden worden daartoe de agenda doorgezonden tezamen met de toelichtingen.

Artikel 20

De werking en de beraadslaging in de werkgroepen gebeurt zoals in de commissie zelf. De vergaderingen worden voorgezeten door de voorzitter van de commissie of door een voorzitter die hiervoor wordt aangeduid, evenals door de vaste secretaris of de secretaris die hiertoe is aangesteld.

Artikel 21

De verslagen van de werkgroep(en) worden in de eerstvolgende vergadering van de commissie ter kennisgeving voorgelegd.

Ontslag

Artikel 22

Elk lid van de commissie dat zonder verantwoording driemaal achtereenvolgens afwezig is, is ambtshalve ontslagnemend. De voorzitter brengt de betrokkene daarvan schriftelijk op de hoogte.

Deontologie

Artikel 23

De voorzitter, de effectieve commissieleden en hun plaatsvervangers onderschrijven de beginselen, gedragsregels en richtlijnen, opgenomen in de deontologische code voor de leden van de Vlaamse, provinciale en gemeentelijke commissies voor ruimtelijke ordening, zoals vastgesteld door de Vlaamse Regering op 3 juli 2009.

De voorzitter, een effectief commissielid of een plaatsvervanger, die door een meerderheid van stemmen van de GECORO werd gemachtigd, is gemachtigd om de ingenomen standpunten van de GECORO te vertolken. Hierbij onthoudt de gemachtigde zich om persoonlijke standpunten te vertolken.

De voorzitter, een effectief commissielid of een plaatsvervanger aanvaardt dat de GECORO slechts een advies verstrekt.

Externe deskundigen en openbaar houden

Artikel 24

De commissie kan voor de behandeling van een onderwerp al de nodige instanties en personen of betrokkenen uitnodigen voor een toelichting en een eventuele bespreking van het onderwerp. Die personen mogen evenwel de beraadslaging over het advies van de commissie en de stemming erover niet bijwonen, tenzij die delen van de vergadering openbaar worden gehouden. Zij kunnen in ieder geval niet deelnemen aan die beraadslaging over het advies en de stemming erover.

Artikel 25

De schepen bevoegd voor ruimtelijke ordening wordt steeds uitgenodigd als externe deskundige. Hij kan de toelichtingen bijwonen en deelnemen aan een eventuele bespreking van het onderwerp, maar mag de beraadslaging over het advies van de commissie en de stemming erover niet bijwonen, tenzij die delen van de vergadering openbaar worden gehouden. Hij kan in ieder geval niet deelnemen aan die beraadslaging over het advies en de stemming erover.

Artikel 26

De commissie kan, onverminderd de wettelijke regels inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, bij bijzondere meerderheid beslissen dat een vergadering geheel of gedeeltelijk openbaar wordt gehouden.

In dat geval mogen evenwel de niet-leden, andere dan de personen die zijn uitgenodigd voor een toelichting en de vertegenwoordigers van de politieke fracties, niet deelnemen aan de besprekingen, noch aan de beraadslaging over het advies en de stemming erover.

Presentiegelden

Artikel 27

§1. De effectieve deskundige leden van de commissie ontvangen per vergadering waaraan zij deelnemen een onkostenvergoeding van 50 euro.

De plaatsvervangende deskundige ontvangt enkel een onkostenvergoeding wanneer de effectieve deskundige afwezig is.

§2. De voorzitter (of als de voorzitter verhinderd is, de ondervoorzitter) van de commissie ontvangt per vergadering waaraan zij deelneemt een onkostenvergoeding van 100 euro.

§3. Per vergadering wordt slechts één maal een onkostenvergoeding toegekend, ongeacht de duurtijd van de vergadering.

§4. De vergoedingen worden eveneens uitgekeerd voor de werkgroep vergaderingen.

Artikel 2

De onkostenvergoeding kan vereffend worden via het MJP 364 ( erelonen ).

Artikel 3

Afschrift van deze beslissing zal bezorgd worden aan de betrokken partijen.