Openbare zitting

Reglement deelname Kelchteren Kermis 2022 - Goedkeuring.

Wetgeving

●        De kredieten voor het jaar 2022 zijn opgenomen in de aanpassing van het meerjarenplan 2020-2025. Deze aanpassing van het meerjarenplan werd door de gemeenteraad vastgesteld op 25 november 2021.

Feiten en context

Het team evenementen organiseert op zondag 4 september Kelchteren Kermis. Voor de goede gang van zaken wordt het reglement voor deelname ter goedkeruing voorgelegd.

REGLEMENT DEELNAME KELCHTEREN KERMIS 2022

Domein Kelchterhoef • Houthalen-Helchteren

Locatie en openingsuren

1. Kelchteren Kermis vindt plaats op zondag 4 september 2022, domein Kelchterhoef en is gratis toegankelijk voor het publiek van 13 tot 18 uur.

2. Tijdens deze openingsuren ben je verplicht je stand open te houden en te bemannen tot het einduur van de markt.  Geen enkele stand mag vóór het afsluiten van het evenement - vóór 18 uur - afgebroken worden.

3. De organisatie heeft de bevoegdheid om, indien de noodzaak zich voordoet, plaats, uur en datum van de markt te wijzigen, het evenement vroegtijdig af te sluiten of het evenement volledig te annuleren.

4. Door deelname aan het evenement zien de standhouders in geval van ongeluk of schade af van elk verhaal tegenover de organisatie.

Standgeld

1. Het standgeld bedraagt € 5 per standplaats ( maximum 2 standplaatsen per standhouder).

2. De standplaats is enkel gegarandeerd na inschrijving en na betaling van het verschuldigde standgeld op basis van de factuur en dit vóór 18 juli 2022.

3. Bij niet-betaling van het standgeld vóór deze datum wordt geen standplaats toegewezen en is deelname aan de markt bijgevolg uitgesloten.

4. De standhouder wordt automatisch als deelnemer geschrapt zodat de standplaats beschikbaar is voor kandidaten die op de wachtlijst staan.

5. De eerstvolgende kandidaat op de wachtlijst komt in aanmerking om deze standplaats te reserveren en krijgt de standplaats toegewezen mits betaling van de factuur vóór 31 juli 2022.

6. De organisatie behoudt zich het recht voor om, in geval van onvoorziene omstandigheden (overmacht in de breedste zin van het woord) het evenement geheel of gedeeltelijk af te gelasten zonder dat de deelnemers enige aanspraak kunnen maken op gelijk welke schadevergoeding of terugbetaling van het betaalde standgeld.

7. Indien de standhouder de dag van het evenement niet komt opdagen, is er geen terugbetaling van het standgeld.

Standplaats

1. Inschrijven voor een standplaats kan enkel door het inschrijvingsformulier in te vullen: schriftelijk of digitaal via de website en dit vóór 30 juni 2022.

2. Aanvragen voor standplaatsen ten behoeve van politieke partijen en politiek geïnspireerde organisaties worden niet ingewilligd op domein Kelchterhoef, wekelijkse markten en jaarmarkten (cfr. beslissing college van burgemeester en schepenen in zitting van 17 maart 2008).

3. De organisatie behoudt zich het recht voor om deelnemers te weigeren die niet passen in het opzet van Kelchteren Kermis of om activiteiten te verbieden als deze als schadelijk zouden kunnen worden beschouwd voor een andere deelnemer of gelijk welke derde.

4. Een standplaats is ongeveer 5 meter x 2 meter, en wordt door de organisatie de dag zelf ter plaatse toegewezen volgens toekomen van de standhouders waarbij de afgetekende en aangeduide zone gerespecteerd wordt.

5. Elke deelnemer krijgt maximum 2 standplaatsen toegewezen (= €10).

6. De organisatie kan niet aansprakelijk gesteld worden indien, buiten haar wil om, voor gelijk welke reden dan ook, het terrein geheel of gedeeltelijk niet beschikbaar zou zijn.

7. De organisatie behoudt zich het recht voor de grootte en de ligging van toegekende

standplaatsen te wijzigen in geval zij dit nodig acht voor het inrichten van de activiteit.

8. De verkregen vergunning dient zichtbaar aan elke stand uit te hangen.  De organisatie kan ter controle op elk moment de vergunning opvragen indien deze niet zichtbaar is.

9. Alle afval, onverkochte goederen, dozen en ander verpakkingsmateriaal wordt terug meegenomen door de standhouder.  Iedere deelnemer verlaat zijn/haar standplaats in dezelfde staat als bij aanvang van de markt.

10. De standplaatsen zijn niet voorzien van stroom, water, tafels,  stoelen en kraam.

11. Bij het niet annuleren van de standplaats komt de standhouder bij de volgende editie niet in aanmerking om deel te nemen.

12. In geen enkel geval worden op de dag van het evenement nog bijkomende standplaatsen toegewezen.

Niet toegelaten

1. Standhouders mogen zelf geen muziek (af)spelen.  Boetes van Unisono zijn voor rekening van de overtreder.

2. Gasflessen en snel brandbare producten zijn ten strengste verboden.

3. Het is niet toegestaan om te flyeren (folders /reclame), te ronselen of enquêtes te houden, propaganda te voeren voor politieke ideeën/partijen of religieuze of andere  levensbeschouwelijke doelstellingen.

4. Het verkopen van drank in pet flessen of blikjes is verboden.

5. Tijdens het evenement mogen fietsers en bromfietser zich niet op het traject van het evenement begeven en niet tussen de standen rijden ( cfr politiereglement).

Koopwaar

1. De te koop gestelde goederen op de rommelmarkt moeten tweedehands of zelfgemaakt zijn.

2. Nieuwe artikelen mogen eveneens verkocht worden in die mate dat ze naar aantal en uitzicht geen gangbare handelswaar kunnen zijn (standen met verkoop van éénzelfde merken zijn niet toegestaan.

3. Het is verboden om dranken, snoep, voedingsmiddelen  en tabakswaren te verkopen of gratis aan te bieden, tenzij er een overeenkomst is met de organisatie.

4. Verder zijn niet toegelaten: bloemen, groenten, fruit, (levende) dieren, munitie, wapens, vuurwerk en andere artikelen waarvan de verkoop op openbare markten verboden is.

5. Overtredingen van de wetgeving op de ambulante handel en handelingen strijdig met dit reglement, alsook diefstal, worden onmiddellijk aan de bevoegde overheden gemeld.

6. Hobbyisten mogen, zonder leurkaart, hun zelfgemaakte spullen verkopen.

7. De organisatie is niet verantwoordelijk voor goederen verkocht tussen verkoper en klant.

8. De organisatie heeft het recht de verkoop van goederen te ontzeggen.

9. De standhouders zijn ervan op de hoogte dat de verzekering van de organisatie in geen enkel geval het materiaal van de deelnemers dekt

Aanmelden en opbouw standplaatsen

1. Op de dag van het evenement krijgt iedere standhouder op vertoon van zijn vergunning tussen 10 en 12.30 uur toegang tot het terrein (inrijden via de hoofdingang) voor het opbouwen van de stand.

2. De opbouw start vanaf 10 uur en dient 30 minuten vóór aanvang van het evenement - dus uiterlijk om 12.30 uur afgerond te zijn.  Het evenement start om 13 uur.

3. Na opbouw en vóór aanvang van het evenement moeten de voertuigen op één van de bezoekersparkings geplaatst worden.  Enkel bij voorafgaande aanvraag en mits toestemming van de organisatie is voor een beperkt aantal standhouders het voertuig toegelaten aan de standplaats.  In functie van de veiligheid mogen deze voertuigen geen enkele doorgang belemmeren, noch voor het publiek en andere standhouders, noch voor hulpdiensten zoals politie, brandweer en ziekenwagens..             

4. Nadarafsluitingen dienen voor de veiligheid en mogen onder geen enkel beding verplaatst worden.

Privacy

1. De door u bezorgde gegevens bij inschrijving worden behandeld in overeenstemming met de nieuwe GDPR-wetgeving en worden nooit aan derden doorgegeven – bekijk onze privacyverklaring op www.houthalen-helchteren.be/privacy

Financieel advies

Team Financiën op 21/04/2022: Beleidskeuze.

Tussenkomst door raadslid Luciana Costa en antwoord door burgemeester Alain Yzermans.

Besluit de gemeenteraad met algemene stemmen:

Artikel 1

het reglement voor deelname aan Kelchteren Kermis 2022 goed te keuren :

REGLEMENT DEELNAME KELCHTEREN KERMIS 2022

Domein Kelchterhoef • Houthalen-Helchteren

Locatie en openingsuren

1. Kelchteren Kermis vindt plaats op zondag 4 september 2022, domein Kelchterhoef en is gratis toegankelijk voor het publiek van 13 tot 18 uur.

2. Tijdens deze openingsuren ben je verplicht je stand open te houden en te bemannen tot het einduur van de markt.  Geen enkele stand mag vóór het afsluiten van het evenement - vóór 18 uur - afgebroken worden.

3. De organisatie heeft de bevoegdheid om, indien de noodzaak zich voordoet, plaats, uur en datum van de markt te wijzigen, het evenement vroegtijdig af te sluiten of het evenement volledig te annuleren.

4. Door deelname aan het evenement zien de standhouders in geval van ongeluk of schade af van elk verhaal tegenover de organisatie.

Standgeld

1. Het standgeld bedraagt € 5 per standplaats ( maximum 2 standplaatsen per standhouder).

2. De standplaats is enkel gegarandeerd na inschrijving en na betaling van het verschuldigde standgeld op basis van de factuur en dit vóór 18 juli 2022.

3. Bij niet-betaling van het standgeld vóór deze datum wordt geen standplaats toegewezen en is deelname aan de markt bijgevolg uitgesloten.

4. De standhouder wordt automatisch als deelnemer geschrapt zodat de standplaats beschikbaar is voor kandidaten die op de wachtlijst staan.

5. De eerstvolgende kandidaat op de wachtlijst komt in aanmerking om deze standplaats te reserveren en krijgt de standplaats toegewezen mits betaling van de factuur vóór 31 juli 2022.

6. De organisatie behoudt zich het recht voor om, in geval van onvoorziene omstandigheden (overmacht in de breedste zin van het woord) het evenement geheel of gedeeltelijk af te gelasten zonder dat de deelnemers enige aanspraak kunnen maken op gelijk welke schadevergoeding of terugbetaling van het betaalde standgeld.

7. Indien de standhouder de dag van het evenement niet komt opdagen, is er geen terugbetaling van het standgeld.

Standplaats

1. Inschrijven voor een standplaats kan enkel door het inschrijvingsformulier in te vullen: schriftelijk of digitaal via de website en dit vóór 30 juni 2022.

2. Aanvragen voor standplaatsen ten behoeve van politieke partijen en politiek geïnspireerde organisaties worden niet ingewilligd op domein Kelchterhoef, wekelijkse markten en jaarmarkten (cfr. beslissing college van burgemeester en schepenen in zitting van 17 maart 2008).

3. De organisatie behoudt zich het recht voor om deelnemers te weigeren die niet passen in het opzet van Kelchteren Kermis of om activiteiten te verbieden als deze als schadelijk zouden kunnen worden beschouwd voor een andere deelnemer of gelijk welke derde.

4. Een standplaats is ongeveer 5 meter x 2 meter, en wordt door de organisatie de dag zelf ter plaatse toegewezen volgens toekomen van de standhouders waarbij de afgetekende en aangeduide zone gerespecteerd wordt.

5. Elke deelnemer krijgt maximum 2 standplaatsen toegewezen (= €10).

6. De organisatie kan niet aansprakelijk gesteld worden indien, buiten haar wil om, voor gelijk welke reden dan ook, het terrein geheel of gedeeltelijk niet beschikbaar zou zijn.

7. De organisatie behoudt zich het recht voor de grootte en de ligging van toegekende

standplaatsen te wijzigen in geval zij dit nodig acht voor het inrichten van de activiteit.

8. De verkregen vergunning dient zichtbaar aan elke stand uit te hangen.  De organisatie kan ter controle op elk moment de vergunning opvragen indien deze niet zichtbaar is.

9. Alle afval, onverkochte goederen, dozen en ander verpakkingsmateriaal wordt terug meegenomen door de standhouder.  Iedere deelnemer verlaat zijn/haar standplaats in dezelfde staat als bij aanvang van de markt.

10. De standplaatsen zijn niet voorzien van stroom, water, tafels,  stoelen en kraam.

11. Bij het niet annuleren van de standplaats komt de standhouder bij de volgende editie niet in aanmerking om deel te nemen.

12. In geen enkel geval worden op de dag van het evenement nog bijkomende standplaatsen toegewezen.

Niet toegelaten

1. Standhouders mogen zelf geen muziek (af)spelen.  Boetes van Unisono zijn voor rekening van de overtreder.

2. Gasflessen en snel brandbare producten zijn ten strengste verboden.

3. Het is niet toegestaan om te flyeren (folders /reclame), te ronselen of enquêtes te houden, propaganda te voeren voor politieke ideeën/partijen of religieuze of andere  levensbeschouwelijke doelstellingen.

4. Het verkopen van drank in pet flessen of blikjes is verboden.

5. Tijdens het evenement mogen fietsers en bromfietser zich niet op het traject van het evenement begeven en niet tussen de standen rijden ( cfr politiereglement).

Koopwaar

1. De te koop gestelde goederen op de rommelmarkt moeten tweedehands of zelfgemaakt zijn.

2. Nieuwe artikelen mogen eveneens verkocht worden in die mate dat ze naar aantal en uitzicht geen gangbare handelswaar kunnen zijn (standen met verkoop van éénzelfde merken zijn niet toegestaan.

3. Het is verboden om dranken, snoep, voedingsmiddelen  en tabakswaren te verkopen of gratis aan te bieden, tenzij er een overeenkomst is met de organisatie.

4. Verder zijn niet toegelaten: bloemen, groenten, fruit, (levende) dieren, munitie, wapens, vuurwerk en andere artikelen waarvan de verkoop op openbare markten verboden is.

5. Overtredingen van de wetgeving op de ambulante handel en handelingen strijdig met dit reglement, alsook diefstal, worden onmiddellijk aan de bevoegde overheden gemeld.

6. Hobbyisten mogen, zonder leurkaart, hun zelfgemaakte spullen verkopen.

7. De organisatie is niet verantwoordelijk voor goederen verkocht tussen verkoper en klant.

8. De organisatie heeft het recht de verkoop van goederen te ontzeggen.

9. De standhouders zijn ervan op de hoogte dat de verzekering van de organisatie in geen enkel geval het materiaal van de deelnemers dekt

Aanmelden en opbouw standplaatsen

1. Op de dag van het evenement krijgt iedere standhouder op vertoon van zijn vergunning tussen 10 en 12.30 uur toegang tot het terrein (inrijden via de hoofdingang) voor het opbouwen van de stand.

2. De opbouw start vanaf 10 uur en dient 30 minuten vóór aanvang van het evenement - dus uiterlijk om 12.30 uur afgerond te zijn.  Het evenement start om 13 uur.

3. Na opbouw en vóór aanvang van het evenement moeten de voertuigen op één van de bezoekersparkings geplaatst worden.  Enkel bij voorafgaande aanvraag en mits toestemming van de organisatie is voor een beperkt aantal standhouders het voertuig toegelaten aan de standplaats.  In functie van de veiligheid mogen deze voertuigen geen enkele doorgang belemmeren, noch voor het publiek en andere standhouders, noch voor hulpdiensten zoals politie, brandweer en ziekenwagens..             

4. Nadarafsluitingen dienen voor de veiligheid en mogen onder geen enkel beding verplaatst worden.

Privacy

1. De door u bezorgde gegevens bij inschrijving worden behandeld in overeenstemming met de nieuwe GDPR-wetgeving en worden nooit aan derden doorgegeven – bekijk onze privacyverklaring op www.houthalen-helchteren.be/privacy