Openbare zitting

Samenwerkingsovereenkomst Zitdag Groeipakket - Goedkeuring.

Wetgeving

●        Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, in het bijzonder DEEL2, Titel1, hoofdstuk3, afdeling3, art.78

Feiten en context

Er zijn momenteel vijf erkende uitbetalers van het Groeipakket in Vlaanderen.

De ministerraad van 30 januari besliste om over te gaan tot het effectief fuseren van de vijf uitbetalingsactoren van het groeipakket tot een uitbetalingsactor. Het zal FONS zijn dat de taak volledig op zich zal nemen. 

Wij merken dat de afhandeling van dossiers zeer uiteenlopend is. FONS heeft momenteel een achterstand in mailverkeer van 3 maanden. Dit maakt dat het OCMW vaak tussenpersoon is voor het aanleveren van documentatie of het verlenen van voorschotten.

Om in korte lijnen te werken met zowel de burger als de maatschappelijk assistenten is het Vlaams Agentschap voor de Uitbetaling van Toelagen in het kader van het Gezinsbeleid (VUTG) vragende partij om een tweemaandelijkse zitdag te organiseren.

Hieronder de samenwerkingsovereenkomst die voorligt:

SAMENWERKINGSOVEREENKOMST MET FYSIEKE ZITDAG IN BEURTROL

Tussen de uitbetalingsactoren Groeipakket (in alfabetische volgorde)

Vlaams Agentschap voor de Uitbetaling van Toelagen in het kader van het Gezinsbeleid (VUTG) – afdeling FONS (verder FONS genoemd)
Gevestigd Simon Bolivarlaan 17, 1000 Brussel met ondernemingsnummer 0692.793.497
en vertegenwoordigd door Lynn Van Den Broecke.

INFINO VLAANDEREN VZW (verder Infino genoemd)
Gevestigd Diestsepoort 1, 3000 Leuven met ondernemingsnummer 0685.540.471
en vertegenwoordigd door Agnes Hertogs.

KIDSLIFE VZW (verder KidsLife genoemd)
Gevestigd Sint-Clarastraat 48 Bis, 8000 Brugge met ondernemingsnummer 0687.467.902
en vertegenwoordigd door Van Truong Son HONG.

MY FAMILY VZW (verder MyFamily genoemd)
Gevestigd Brouwersvliet 4 bus 3, 2000 Antwerpen met ondernemingsnummer 0683.590.375
en vertegenwoordigd door Franky Haesevoets.

PARENTIA VLAANDEREN VZW (verder Parentia genoemd)
Gevestigd Ravensteinstraat 36, 1000 Brussel met ondernemingsnummer 0686.764.255
en vertegenwoordigd door Martine Becquevort.

En

OCMW Houthalen-Helchteren
gevestigd in het Gemeentehuis van Houthalen-Helchteren,
en vertegenwoordigd door Wim Haest, Algemeen directeur en Alain Yzermans, Voorzitter van het Vast bureau
verder “OCMW Houthalen-Helchteren” genoemd

hierna afzonderlijk aangeduid als “Partij”, of gezamenlijk als “Partijen”.

ONDERWERP VAN DEZE SAMENWERKINGSOVEREENKOMST

Vermits alle Partijen

●        actor zijn in het kader van gezinsbeleid

●        gezinnen efficiënt en correct wensen te informeren en hen te begeleiden naar hun rechten

●        dienstverlening aanreiken aan elk kind en elk gezin

●        rechtstreeks in contact staan met gezinnen

wensen zij een samenwerkingsovereenkomst aan te gaan om informatie en ondersteuning maximaal toegankelijk te maken voor alle gezinnen.

SITUERING

Het OCMW Houthalen-Helchteren biedt laagdrempelige gezinsondersteuning in ruime zin en bereikt gezinnen en gebruikers door

●        het inzetten op ontmoeting

●        het aanbieden van groepswerk

●        het voorzien in laagdrempelige individuele ondersteuning

●        het organiseren van een onthaal- en informatiepunt

De bovengenoemde uitbetalingsactoren Groeipakket zijn waardevolle partners, met expertise in het Groeipakket en gezinstoeslagen. De actoren zullen zowel de gezinnen als de medewerkers van OCMW Houthalen-Helchteren maximaal informeren en ondersteunen in de materie van de gezinstoeslagen.

BESCHRIJVING SAMENWERKING EN SERVICE AANBOD

De verschillende uitbetalingsactoren Groeipakket hebben een service aanbod dat op maat kan samengesteld worden, in functie van de noden van het OCMW Houthalen-Helchteren. Een wederzijds aanbod kan bestaan uit minstens één van de onderstaande elementen die verder worden gepreciseerd

in bijlage:

●        Gebruikers van het OCMW Houthalen-Helchteren en lokale actoren ondersteunen bij algemene en specifieke vragen over het Groeipakket en gezinstoelagen.

●        Gebruikers, medewerkers van het OCMW Houthalen-Helchteren en lokale actoren informeren over het Groeipakket en gezinstoelagen. Dit kan zowel fysiek als digitaal en is in onderling overleg te bepalen.

●        Medewerkers van het OCMW Houthalen-Helchteren kunnen steeds terecht bij medewerkers van de uitbetalingsactoren met algemene of specifieke vragen i.v.m. Groeipakket. Deze vragen kunnen telefonisch of digitaal gesteld worden. In bijlage zijn de contactgegevens van alle uitbetalingsactoren te vinden.

●        De uitbetalingsactoren stellen brochures / infofiches ter beschikking van het OCMW Houthalen-Helchteren. De betrokken partijen engageren zich om mits toestemming of in opdracht van de gebruiker of betrokkene, een doorverwijsfunctie naar de andere Partij op te nemen, steeds rekening houdend met de privacy en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

●        Activiteiten rond het Groeipakket en initiatieven van het OCMW Houthalen-Helchteren in de kijker te zetten waar mogelijk.

KOSTEN OF VERGOEDINGEN

In het kader van deze samenwerking bieden alle Partijen elkaar kosteloos hun dienstverlening (cf. supra) en de middelen die daarvoor vereist zijn, aan.

Iedere Partij staat zelf in voor eventuele kosten die het aanbieden van de eigen diensten (vb. verplaatsingskosten, software, …) met zich meebrengt.

DUUR

Deze samenwerkingsovereenkomst is van onbepaalde duur en kan door elke Partij eenvoudig opgezegd worden door schriftelijke kennisgeving aan de andere Partij, rekening houden met een opzegtermijn van 3 maanden, met ingang op de maand volgend op de kennisgeving. In geval van uitzonderlijke omstandigheden kan een onmiddellijke ingang vereist zijn.

GEGEVENSBESCHERMING

Alle Partijen zullen zich in het kader van deze samenwerkingsovereenkomst strikt aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 van 27 april 2016, ook AVG genoemd, houden.

Concreet wil dit onder meer zeggen dat

●        Elke Partij is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van betrokkenen waarover zij zelf beschikt.

●        Als een Partij persoonsgegevens doorgeeft aan de andere Partij dan is deze verantwoordelijk voor de doorgifte. Dit wil zeggen dat zij waarborgt dat de doorgifte plaatsvindt in volledige transparantie naar de betrokkene en met diens aantoonbare toestemming.

●        Persoonsgegevens mogen worden niet verder verwerkt dan voor het doel waarvoor zij ter beschikking gesteld werden.

●        Elke Partij neemt de nodige voorzorgsmaatregelen om persoonsgegevens te beschermen.

●        Elke Partij brengt de andere onverwijld op de hoogte indien een datalek heeft plaatsgevonden waarbij verkregen persoonsgegevens van de andere Partij betrokken zijn.

Elke Partij heeft een data protection officer aangesteld die bereikbaar is via mail:

Fons: dpo@vutg.be

Infino: dpo@infino.be

KidsLife: dpo@kidslife.be

MyFamily: dpo@myfamily.be

Parentia: dpo@parentia.be

Het OCMW Houthalen-Helchteren: jessicaschroers@houthalen-helchteren.be

COORDINATIE EN OPVOLGING SAMENWERKING

Vanuit het Agentschap Uitbetaling Groeipakket coördineert en omkadert het team Partners de lokale dienstverlening van het Groeipakket in Vlaanderen. Periodiek, en minstens jaarlijks maakt het team Partners een evaluatie op per locatie. Hierbij wordt de samenwerking inhoudelijk kwalitatief en kwantitatief beoordeeld op basis van gelogde zitdagen en/of opvolggesprekken met locatieverantwoordelijken en de betrokken uitbetalers. Deze beoordeling wordt teruggekoppeld naar alle partijen via de regioverantwoordelijken van het Team Partners die ook een passend gevolg begeleiden.

De evolutie van de samenwerking wordt eveneens meegenomen in de visie en strategie van het Agentschap om een dienstverleningsaanbod op te zetten op maat van de noden en de mogelijkheden en tegemoet te komen aan de hulpvragen van professionals en gezinnen.

U kan steeds terecht bij het Team Partners op partners@vutg.be of via het nummer 02/897 11 40.

WIJZIGINGEN AAN DE OVEREENKOMST

Wijzigingen aan deze overeenkomst kunnen door middel van de aanhechting van een bijlage bij deze overeenkomst, in onderlinge overeenstemming tussen elke Uitbetalingsactor afzonderlijk met het HVHK, door de betrokken Partijen ondertekend en gedagtekend.

OVEREENGEKOMEN EN ONDERTEKEND OP datum

BIJLAGE SAMENWERKINGSOVEREENKOMST

Bijlage bij de samenwerkingsovereenkomst tussen de uitbetalingsactoren Groeipakket (in alfabetische volgorde) en OCMW Houthalen-Helchteren.

CONTACTGEGEVENS EN GEMAAKTE AFSPRAKEN FONS

CONTACTGEGEVENS VOOR PROFESSIONALS

CONTACTGEGEVENS VOOR GEZINNEN

GEMAAKTE AFSPRAKEN FONS:

'FONS heeft een flexibel dienstverleningsaanbod dat medewerkers en bezoekers van de lokale partner ondersteunt op maat en volgens de lokale noden:

FONS organiseert een zitdag/spreekuur in samenwerking met de lokale partner en in beurtrol met de andere uitbetalers. Dit contactmoment gaat door op het afgesproken tijdstip, ...

FONS promoot de zitdagen via een overzichtelijke kaart op de contactpagina van de website www.fons.be.

FONS bezorgt infomateriaal met betrekking tot de lokale dienstverlening, bijvoorbeeld een digitale flyer of een artikel om het spreekuur voor te stellen aan het brede publiek.

De lokale partner voorziet een lokaaltje en een internetverbinding.

De lokale partner promoot de zitdagen via de eigen kanalen aan gezinnen en andere partners uit de regio.

De klantenadviseurs staan rechtstreeks ter beschikking van de lokale medewerkers voor hun vragen over het Groeipakket.

De Klantenadviseurs zijn jouw aanspreekpunt voor inhoudelijke Groeipakketvragen en vragen over dossierafhandeling.

Vragen over het organiseren van zitdagen of deelname aan lokale activiteiten mag je sturen naar regiowerking@fons.be.

www.groeipakket.be is de officiële website van het Groeipakket. Daarnaast kunnen lokale medewerkers altijd terecht op www.fons.be/voor-professionelen. Deze pagina vertelt je meer over onze partnerwerking en lokale dienstverlening.

FONS komt langs op infomomenten om gezinnen en welzijnspartners wegwijs te maken in het Groeipakket. We voorzien hiervoor een spreker die uitleg geeft op maat van het publiek. Dat kan ter plaatse of via een digitale infosessie en is volledig kosteloos. Je kan hiervoor een aanvraag indienen via het contactformulier voor welzijnspartners: https://www.fons.be/form/contact-prof.

FONS is graag aanwezig als partner op netwerkmomenten. Je mag ons steeds uitnodigen via regiowerking@fons.be.

FONS helpt je bij acties voor gezinnen, brengt ze onder de aandacht en werkt mee aan lokale initiatieven zoals familiedagen, de week van de opvoeding, etc. Contacteer ons via regiowerking@fons.be om samen te bekijken hoe we je kunnen ondersteunen.

CONTACTGEGEVENS EN GEMAAKTE AFSPRAKEN INFINO

CONTACTGEGEVENS VOOR PROFESSIONALS

CONTACTGEGEVENS VOOR GEZINNEN

GEMAAKTE AFSPRAKEN INFINO:

Infino vindt het belangrijk dat elk gezin toegang heeft tot het Groeipakket en op een snelle en correcte manier betaald krijgt waar het recht op heeft. Om dit waar te maken is een goede samenwerking met elk OCMW essentieel.

Infino engageert zich om de medewerkers als de partners van OCMW Houthalen-Helchteren ten volle te ondersteunen in hun rol als adviseur van gezinnen. Dit gebeurt op volgende wijze:

Infino voorziet op haar website een landingspagina voor de medewerkers van het OCMW. Zij kunnen op elk moment deze pagina raadplegen:
https://www.infino.be/nl/vlaanderen/huizen-vanhet-kind

Als professional ben je vaak ook geholpen met het antwoord op veel gestelde vragen. Je vindt deze op de webpagina.

Infino voorziet een emailadres, specifiek voor de medewerkers van OCMW Houthalen-Helchteren en garandeert een snelle respons: huisvanhetkind@infino.be.

Infino vindt een persoonlijke aanpak belangrijk. Als medewerker van OCMW Houthalen-Helchteren kan je steeds terecht op het kantoornummer van Infino Hasselt op 011/26.49.00.

Infino plaatst de gegevens van OCMW Houthalen-Helchteren op haar website, en zal initiatieven en acties van OCMW Houthalen-Helchteren promoten en kenbaar maken indien gewenst.

Onze medewerkers engageren zich om de bezoekers van OCMW Houthalen-Helchteren die vragen hebben over het Groeipakket, accuraat verder te helpen. We spreken hiervoor de meest efficiënte aanpak af zodat de gezinnen op de best mogelijke manier geholpen worden.

Infino voorziet bij vraag een evaluatiemoment om de samenwerking te bespreken en eventueel bij te sturen. Dit kan fysiek of digitaal.

Het OCMW Houthalen-Helchteren engageert zich om

●        De gegevens van Infino en de andere uitbetalingsactoren kenbaar te maken aan haar bezoekers (website, loket, folders, …)

●        Indien Infino fysiek ter plaatse komt, stelt OCMW Houthalen-Helchteren een lokaal ter beschikking met een stabiele internetverbinding en indien mogelijk een extra scherm. Dit maakt een vlotte service aan de gezinnen mogelijk. Wanneer een fysieke zitdag niet tot de mogelijkheden behoort, kunnen jullie ook steeds terecht voor telefonisch of digitaal contact.

CONTACTGEGEVENS EN GEMAAKTE AFSPRAKEN KIDSLIFE

CONTACTGEGEVENS VOOR PROFESSIONALS

CONTACTGEGEVENS VOOR GEZINNEN

GEMAAKTE AFSPRAKEN KIDSLIFE:

‘Samenwerking tussen KidsLife en OCMW Houthalen-Helchteren.

KidsLife streeft er naar de gezinnen optimaal en zo volledig mogelijk te informeren over het Groeipakket en hun rechten. Zo krijgt elk gezin waar het recht op heeft en hoeft niemand iets te missen. Een goede samenwerking met OCMW Houthalen-Helchteren kan daartoe bijdragen.

Komen er vragen over het Groeipakket? Neem dan zeker een kijkje op de website www.kidslife.be. Je vindt er een schat aan nuttige informatie. Vooral de veel gestelde vragen, simulatortool en de budgettips zijn relevant voor de bezoekers van de huizen van het kind. De aangeboden informatie is steeds actueel en krijgt meteen een update bij elke wijziging in de wetgeving.

De klantenadviseurs van KidsLife staan rechtstreeks ter beschikking voor de medewerkers van OCMW Houthalen-Helchteren én hun bezoekers voor hun vragen over het Groeipakket. Via het nr 078/48.23.45 of via mail naar vlaanderen@kidslife.be.

Via KidsLife kan promotiemateriaal besteld worden voor bezoekers van OCMW Houthalen-Helchteren. KidsLife heeft een powerpoint-presentatie beschikbaar ter ondersteuning van een (al dan niet virtueel) infomoment rond het Groeipakket en kan een klantenadviseur voorzien voor extra toelichting.

KidsLife promoot de zitdagen op de contactpagina van de website www.kidslife.be en via haar sociale media kanalen.

OCMW Houthalen-Helchteren promoot de zitdagen via hun communicatiekanalen en zorgt dat er een goeie signalisatie is naar het loket in het OCMW.’

CONTACTGEGEVENS EN GEMAAKTE AFSPRAKEN MYFAMILY

CONTACTGEGEVENS VOOR PROFESSIONALS

CONTACTGEGEVENS VOOR GEZINNEN

GEMAAKTE AFSPRAKEN MYFAMILY:

'De aangeboden dienstverlening van MyFamily richt zich tot medewerkers en gebruikers van het OCMW Houthalen-Helchteren en bestaat uit:

1. Het verzorgen en het aankondigen via de site of andere kanalen van zitdagen Groeipakket volgens de afgesproken planning. Bij deze zitdagen ter plaatse, stelt OCMW Houthalen-Helchteren een lokaaltje en een internetverbinding ter beschikking. OCMW Houthalen-Helchteren zorgt eveneens voor de lokale bekendmaking van de zitdagen.

2. Tijdens de zitdagen, bemand door medewerkers van andere uitbetalingsactoren zorgt MyFamily ervoor dat er steeds coaches telefonisch beschikbaar zijn voor vragen over specifieke dossiers zodat elk gezin snel geholpen kan worden.

3. MyFamily stelt communicatiemateriaal en tools vrij ter beschikking van OCMW Houthalen-Helchteren via https://www.myfamily.be/welkompartner/ .

4. Actuele informatie en de meest gestelde vragen over het groeipakket en gezinstoelagen zijn steeds te vinden op https://www.myfamily.be/veelgestelde-vragen-groeipakket/.

5. MyFamily voorziet een specifiek telefoonnummer (zie hierboven) voor medewerkers van het OCMW Houthalen-Helchteren voor algemene vragen i.v.m. groeipakket of voor vragen afgestemd op specifieke noden van een gebruiker.

6. Medewerkers kunnen steeds een afspraak maken voor een videochat. Tijdens dit gesprek kunnen formulieren of documenten ingevuld worden samen met de gezinnen indien gewenst.

7. MyFamily zorgt ervoor dat acties van OCMW Houthalen-Helchteren in de digitale nieuwsbrief aan klanten in de kijker gezet worden.

8. Indien dit wenselijk is, kunnen er steeds, in overleg met het HVHK, infomomenten of webinars over bepaalde topics over het Groeipakket en toeslagen voorzien worden.

CONTACTGEGEVENS EN GEMAAKTE AFSPRAKEN PARENTIA

CONTACTGEGEVENS VOOR PROFESSIONALS

CONTACTGEGEVENS VOOR GEZINNEN

GEMAAKTE AFSPRAKEN PARENTIA:

'Parentia staat klaar voor medewerkers en gebruikers van het OCMW Houthalen-Helchteren Houthalen-Helchteren met een dienstverlening als volgt:

1. Parentia organiseert in samenspraak met het OCMW Houthalen-Helchteren zitdagen Groeipakket. De zitdag gaat door op het afgesproken tijdstip in het gemeentehuis, Houthalen-Helchteren, Pastorijstraat 30, 3530 Houthalen-Helchteren en verloopt in beurtrol.

2. Tijdens zitdagen Groeipakket, bemand door medewerkers van andere uitbetalingsactoren is Parentia telefonisch bereikbaar op het nummer 011/27.98.09. Inez Leysen en Lina Govaerts en hun teams staan ter beschikking voor vragen over specifieke dossiers zodat elk gezin snel geholpen kan worden.

3. Tijdens zitdagen Groeipakket, bemand door medewerkers van andere uitbetalingsactoren voorziet Parentia back-up in geval de andere uitbetalingsactoren om welke reden dan ook niet kunnen instaan voor de bemanning zodat elk gezin ter plaatse geholpen kan worden.

4. Parentia staat garant voor persoonlijk contact en voorziet daarom voor medewerkers van het OCMW Houthalen-Helchteren een groep van spocs met elk hun persoonlijk mobiel nummer (zie hierboven) om de vlotte bereikbaarheid te garanderen. Medewerkers van Huizen van het Kind kunnen terecht voor algemene vragen i.v.m. groeipakket, maar ook voor vragen over concrete dossiers en organisatorische vragen.

5. Medewerkers en gebruikers van Huizen van het Kind kunnen steeds een afspraak maken voor een terugbelgesprek of een persoonlijk onthaal op kantoor op een door hen gekozen tijdstip (www.parentia.be/contact/onze-kantoren/parentia-hasselt).

6. Parentia voorziet een emailadres, specifiek voor de medewerkers van het OCMW Houthalen-Helchteren en garandeert een snelle respons: huisvanhetkind@parentia.be.

7. Parentia zal op vraag van Huizen van het Kind infosessies organiseren over het Groeipakket en gezinstoelagen. Dit kan zowel ter plaatse als digitaal.

8. Parentia zal op uitnodiging van Huizen van het Kind deelnemen aan door hen georganiseerde netwerkmomenten.

9. De medewerkers van Huizen van het Kind kunnen altijd terecht op de website van Parentia die vrij toegankelijk is met actuele informatie en de meest gestelde vragen (FAQ) over het Groeipakket en gezinstoelagen. Er werd ook een aparte landingspagina gecreëerd voor de medewerkers van Huizen van het Kind: www.parentia.be/huizen-van-het-kind.

10. Bij detecteren van specifieke noden bij zijn klanten zal Parentia deze gezinnen doorverwijzen naar OCMW Houthalen-Helchteren en zo de werking van OCMW Houthalen-Helchteren uitdragen en versterken. Parentia zal op vraag van OCMW Houthalen-Helchteren awareness creëren voor de dienstverlening en activiteiten van OCMW Houthalen-Helchteren door communicatie via social media, website en/of digitale nieuwsbrief.

Besluit de raad met algemene stemmen:

Artikel 1

zich akkoord te verklaren met voorgelegde samenwerkingsovereenkomst.