Besloten zitting

Goedkeuring voor het schoolfeest georganiseerd door het oudercomité in samenwerking met de gemeentelijke lagere school De Griffel tijdens het schooljaar 2023-2024.

Wetgeving

●        Wet van 30 juni 1994 betreffende het auteursrecht en de naburige rechten, na wijziging.

●        Het decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, na wijziging.

Feiten en context

Het oudercomité van de gemeentelijke lagere school De Griffel wil het schoolfeest organiseren op vrijdag 19 januari 2024 van 17u tot 22u en hiervoor de infrastructuur en schoolterreinen van de gemeentelijke lagere school De Griffel gebruiken.

Het thema is “Battle of the Griffel. De ouders en de leerlingen kunnen op deze dag deelnemen aan een hindernissenparcours. Daarna kunnen de ouders en kinderen tijdens een gezellige babbel allerlei lekkernijen nuttigen: smoutebollen, pannenkoeken, frietjes, hotdogs en pizza's. De kinderen kunnen ook deelnemen aan tal van spelletjes en vermaak die in de klaslokalen georganiseerd worden.

Tijdens alle activiteiten staan de leerlingen steeds onder toezicht van de school.

Naast het financiële aspect, willen we ook iedereen dichter bijeen brengen tijdens een ontspannende en gezellige namiddag. Zoals de afgelopen jaren is het grote publiek niet welkom en wordt er geen publiciteit gemaakt buiten het schooldomein. De inkom is gratis.

Vanzelfsprekend laat het oudercomité alles in onberispelijke staat achter en zal de regelgeving omtrent auteursrechten worden gerespecteerd.

Het college van burgemeester en schepenen is welkom op al deze activiteiten.

Met de opbrengst van het schoolfeest wil het oudercomité de lagere school in de toekomst geldelijk steunen bij dringende noden en kindgerichte aankopen.

De schoolverzekering dekt de activiteiten van het oudercomité als het gaat om een schoolactiviteit waar de leerlingen onder toezicht staan van de school. Als dit niet het geval is moet het oudercomité een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid afsluiten voor de dag waarop zij de accommodatie van de school gebruikt.

Er is een jaarcontract SABAM afgesloten voor de gemeentelijke lagere school De Griffel.

Dit contract is ook van toepassing op activiteiten die worden georganiseerd door het oudercomité.

Het oudercomité moet wel nog de overeenkomsten afsluiten voor de overige auteursrechten (billijke vergoeding) indien er muziek wordt afgespeeld tijdens de activiteiten.

Het oudercomité moet volgende voorwaarden naleven:

●        Er mag niet gerookt worden op het schooldomein (gebouwen en speelplaatsen);

●        De gebruikte infrastructuur moet gepoetst worden;

●        Het afval moet opgeruimd worden;

●        Het oudercomité moet een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid afsluiten voor de activiteiten indien de leerlingen niet onder toezicht staan van de school. De leerlingen staan onder toezicht van de school tijdens het schoolfeest;

●        Als er tijdens de activiteiten muziek wordt afgespeeld, moet het oudercomité de nodige overeenkomsten afsluiten voor de overige auteursrechten (billijke vergoeding);

●        Er moet een verantwoordelijke zijn voor een mogelijke evacuatie. Hij/zij neemt op voorhand contact op met de directeur van de school. De directeur brengt de verantwoordelijke op de hoogte van het evacuatieplan, de nooduitgangen, de brandblusapparaten, het brandalarm, ...

●        De nooduitgangen moeten altijd volledig obstakel vrij te zijn. Er moeten voldoende evacuatiemogelijkheden zijn tussen de tafels/de stoelen.

Adviezen

●        gunstig advies directeur gemeentelijke lagere school De Griffel 17 oktober 2023

●        gunstig advies team gemeentelijk onderwijs van 17 oktober 2023

●        gunstig advies team Patrimonium van 17 oktober 2023 mits het naleven van de voorwaarden.

Besluit het college:

Artikel 1

Het college geeft toestemming aan het oudercomité van de gemeentelijke lagere school De Griffel  voor het organiseren van het schoolfeest op vrijdag 19 januari 2024 en hiervoor de accommodatie en schoolterrein,en van de gemeentelijke lagere school De Griffel te gebruiken. De activiteiten worden georganiseerd in samenwerking met de gemeentelijke lagere school De Griffel.

Artikel 2

Het oudercomité moet de gebruikte accommodatie van de gemeentelijke lagere school De Griffel poetsen en het afval opruimen.

Artikel 3

Er mag niet gerookt worden op het schooldomein (gebouwen + speelplaatsen). Het oudercomité moet het rookverbod op het schooldomein laten naleven.

Artikel 4

Het oudercomité moet een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid (BA) afsluiten voor de dag waarop zij de accommodatie van de gemeentelijke lagere school De Griffel gebruikt indien de leerlingen niet onder toezicht staan van de school.

De leerlingen staan tijdens alle activiteiten onder toezicht van de school.

Artikel 5

●        Als er tijdens de activiteiten muziek wordt afgespeeld en het jaarcontract van SABAM is niet van toepassing, moet het oudercomité de nodige overeenkomst afsluiten met SABAM;

●        Het oudercomité moet de regelgeving betreffende de auteursrechten naleven (de billijke vergoeding) indien er muziek wordt afgespeeld tijdens de activiteiten.

●        De attesten moeten bezorgd worden aan het gemeentebestuur (team gemeentelijk onderwijs) voor de aanvang van de activiteit.

Artikel 6

●        Er moet een verantwoordelijke voor een mogelijke evacuatie zijn. Hij/zij neemt op voorhand contact op met de directeur van de school om op de hoogte te worden gebracht van het evacuatieplan, nooduitgangen, brandblusapparaten, brandalarm … .

●        De nooduitgangen moeten altijd volledig obstakel vrij te zijn.  Er moeten voldoende evacuatiewegen zijn tussen de tafels/stoelen.