Openbare zitting

Protocol voor de elektronische mededeling van persoonsgegevens tussen Limburg.net en de gemeente in het kader van het afvalbeheer, afvalverwijdering- en verwerking - Goedkeuring.

Wetgeving

●        Artikel 8 §1 van het decreet van 18 juli 2008 betreffende elektronische bestuurlijke gegevensverkeer zoals vervangen door artikel 16 van het decreet van 18 juni 2018 houdende de aanpassing van de decreten aan de verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van richtlijn 95/46/EG (‘Algemene Verordening Gegevensbescherming’ of ‘AVG’):  Elke elektronische mededeling van persoonsgegevens door een instantie naar een andere instantie of naar een externe overheid vereist een protocol, gesloten tussen de betreffende instanties.

Feiten en context

De Gemeente heeft de opdracht tot het voorkomen, inzamelen en nuttig toepassen of verwijderen van huishoudelijke afvalstoffen overgedragen aan de intergemeentelijke vereniging LIMBURG.NET. In de praktijk blijft er een zeer nauwe samenwerking tussen de partijen waarvoor de uitwisseling van persoonsgegevens noodzakelijk blijkt. Hiertoe dient een protocol afgesloten te worden.

Aan de raad wordt gevraagd om het hierna volgend protocol goed te keuren.

PROTOCOL VOOR DE ELEKTRONISCHE MEDEDELING VAN PERSOONSGEGEVENS TUSSEN LIMBURG.NET EN DE GEMEENTE IN HET KADER VAN HET AFVALBEHEER, AFVALVERWIJDERING- EN VERWERKING

zoals omschreven in artikel 26 van het decreet van 23 december 2011 betreffende het duurzaam beheer van materiaalkringlopen en afvalstoffen

Dit protocol wordt gesloten conform artikel 8,§1 van het decreet van 18 juli 2008 betreffende elektronische bestuurlijke gegevensverkeer zoals vervangen door artikel 16 van het decreet van 18 juni 2018 houdende de aanpassing van de decreten aan de verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van richtlijn 95/46/EG (‘Algemene Verordening Gegevensbescherming’ of ‘AVG’).

Dit protocol vervangt de Verwerkersovereenkomst zoals gesloten tussen Limburg.net en de Gemeente in 2018.

TUSSEN

Limburg.net OV, opdrachthoudende vereniging waarvan de zetel gevestigd is te 3500 Hasselt, Gouverneur Verwilghensingel 32, en ingeschreven in de kruispuntenbank der ondernemingen onder het nummer 0214.533.712, hier vertegenwoordigd door Luc Wouters, voorzitter en Alex Dubois, ondervoorzitter;

hierna: “LIMBURG.NET”;

EN

Gemeente Houthalen-Helchteren, met zetel te 3530 Houthalen-Helchteren, Pastorijstraat 30, vertegenwoordigd door het college van burgemeester en schepenen, voor wie tekenen: de heer Alain Yzermans, burgemeester en de heer Wim Haest, algemeen directeur in uitvoering van het gemeenteraadsbesluit d.d. 27 oktober 2022.

hierna: “de Gemeente”;

LIMBURG.NET en de Gemeente worden hieronder ook afzonderlijk aangeduid als een “partij” of gezamenlijk als de “partijen”;

NA TE HEBBEN UITEENGEZET

A. LIMBURG.NET is op 10 juni 1974 opgericht. De vereniging is een intergemeentelijk samenwerkingsverband met rechtspersoonlijkheid, en meer bepaald een opdrachthoudende vereniging, zoals bedoeld in artikel 398, §2, 3° van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur (hierna: “decreet lokaal bestuur”) en staat in voor de afvalpreventie en inzameling in alle Limburgse gemeenten en Diest.

B. De Gemeente is een gemeente zoals beschreven in het decreet lokaal bestuur.

C. De Gemeente heeft de opdracht tot het voorkomen, inzamelen en nuttig toepassen of verwijderen van huishoudelijke afvalstoffen, zoals omschreven in artikel 26 van het Decreet van 23 december 2011 betreffende het duurzaam beheer van materiaalkringlopen en afvalstoffen, overgedragen aan de intergemeentelijke vereniging Limburg.net.

 Deze beheersoverdracht staat beschreven in artikel 3 van de gecoördineerde statuten van Limburg.net, dat onder meer bepaalt dat: “Binnen de grenzen van haar maatschappelijk doel, de vereniging optreedt in de plaats van de deelnemende gemeenten”. De deelnemende gemeenten doen afstand van hun beheers- en reglementeringsrechten inzake de opdrachten of activiteiten die LIMBURG.NET in hun plaats uitoefent.

 Op basis hiervan staat Limburg.net in voor het afvalbeheer, de afvalverwijdering en – verwerking voor alle deelnemende gemeenten. In de praktijk blijft er een zeer nauwe samenwerking tussen de partijen. De gemeenten blijven naast Limburg.net, ook vaak het aanspreekpunt voor de burger met betrekking tot de afvalinzameling. Ook zijn de gemeenten verkoop- en verdeelpunten van afvalrecipiënten (zakken, asbestverpakkingsmateriaal, gft-stickers, enz…).

 Daarnaast staat Limburg.net ook in voor het opmaken en innen van de kohier-en contantbelastingen in de Gemeente en voor rekening van de gemeenten die hiervoor bij gemeenteraadsbesluit een machtiging hebben gegeven aan Limburg.net overeenkomstig artikel 26, tweede alinea van het decreet van 23 december 2011 betreffende het duurzaam beheer van materiaalkringlopen en afvalstoffen.

 In het kader hiervan verzamelt LIMBURG.NET de nodige (persoons)gegevens voor volgende doeleinden:

1. Organisatie en afrekening van de huis aan huis ophaling en ophaling op afroep van verschillende afvalstoffen:
   1. Ophalen van gechipte containers en leegmaken van ondergrondse containers
   2. Ophalen van grofvuil, snoeihout, tuinbakken,…
2. Afhandeling en afrekening van bezoeken aan de recyclageparken
3. Sensibiliseren en preventie van afval, organisatie van proefprojecten, bevragingen, specifieke acties en studies
4. Toekennen van quota voor een aantal afvalstoffen (huisvuil, groen, asbest,…)
5. Opmaken en aanrekening van de kohier- en contantbelastingen inzake afval (enkel voor de gemeenten die hiervoor bij gemeenteraadsbesluit een machtiging hebben gegeven)
6. Belonen van burgers die duurzaam afvalgedrag vertonen.

D. De partijen wensen overeenkomstig artikel 8, §1, van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer (zoals vervangen door artikel 16 van het decreet van 18 juni 2018 houdende de aanpassing van de decreten aan de verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van richtlijn 95/46/EG) en na het toetsen van de mededeling aan de beginselen en vereisten van de AVG en andere regelgeving ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer en de bescherming van persoonsgegevens, een protocol te sluiten met betrekking tot de elektronische mededeling van persoonsgegevens. Dat protocol wordt bekendgemaakt op de website van beide partijen.

E.  Op 31/05/2022 werd een infovergadering gehouden voor alle geïnteresseerde functionarissen voor gegevensbescherming van de Limburgse gemeenten en Diest.

F. De functionaris voor gegevensbescherming van LIMBURG.NET heeft op 22/06/2022 advies met betrekking tot  dit protocol gegeven.

G.  De functionaris voor gegevensbescherming van de GEMEENTE heeft op 6/10/2022 advies met betrekking tot een ontwerp van dit protocol gegeven.

WORDT OVEREENGEKOMEN WAT VOLGT:

Artikel 1: Onderwerp en kwalificatie verwerkingsverantwoordelijken

Dit protocol regelt de voorwaarden en modaliteiten van de elektronische uitwisseling van de persoonsgegevens, zoals omschreven in artikel 3 van dit protocol, door LIMBURG.NET aan de Gemeente.

LIMBURG.NET en de Gemeente kwalificeren inzake de mededeling van persoonsgegevens in het kader van dit protocol, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, als afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijken in de zin van de AVG aangezien zij afzonderlijke verantwoordelijkheden dragen waarbinnen elke partij zelf het verwerkingsdoel en de middelen bepaalt.

Artikel 2: Rechtsgrondvan zowel de inzameling als van de mededeling van de persoonsgegevens en de doeleinden

De beoogde gegevensverwerking door Limburg.net is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang (cfr. artikel 6.1, e AVG).

Limburg.net heeft de wettelijke verplichting van de Gemeente inzake het voorkomen, inzamelen en nuttig toepassen of verwijderen van huishoudelijke afvalstoffen (op basis van artikel 26 van het Decreet van 23 december 2011 betreffende het duurzaam beheer van materiaalkringlopen en afvalstoffen) overgenomen.

Deze taak van algemeen belang is met andere woorden op basis van voornoemde wetgeving opgedragen aan LIMBURG.NET (cfr. artikel 6.3 AVG). De vervulling van de taak van algemeen belang is zonder de verwerking van persoonsgegevens niet mogelijk.

1. Doeleinden waarvoor Limburg.net de persoonsgegevens verzamelt:

1.

Limburg.net ontvangt (persoons)gegevens via het Rijksregister en verwerkt deze in een eigen elektronische databank (met name, CARDS) teneinde haar opgedragen taak inzake het voorkomen, inzamelen en nuttig toepassen of verwijderen van huishoudelijke afvalstoffen te kunnen uitvoeren. In de elektronische databank CARDS registreert Limburg.net, per gezin of per onderneming, de volgende gegevens:

●        De relevante identificatiegegevens van het gezin of de onderneming en de referentiepersoon van het betrokken gezin of onderneming;

●        De relevante gegevens inzake inzameling en verwerking van huishoudelijke afvalstoffen, individueel en gedifferentieerd per afvalstroom, zodat ze afzonderlijk kunnen getarifeerd worden. De relevante gegevens zijn onder meer de aard van de aangeboden afvalstof, het gewicht ervan en het aantal afvalbewegingen;

●        Alle andere geregistreerde gegevens inzake inzameling en verwerking van huishoudelijke afvalstoffen die nuttig zijn voor de toepassing van het belastingreglement en het tarievenreglement van Limburg.net;

●        De rekenstaat van het gezin of de onderneming;

●        De identificatiegegevens van de ophaalrecipiënten die verbonden zijn aan het ophaalpunt van het gezin of de onderneming, inclusief eventuele interventies

●        Indien van toepassing, de verantwoordelijke persoon op wiens naam de gezamenlijke container in een wooncomplex van 8 wooneenheden of meer geregistreerd wordt (bv. syndicus);

●        Meldingen rond afvalbeheer;

●        Beloningen omwille van gewenst afvalgedrag of actieve acties zoals zwerfvuil ruimen.

2.

Naast de CARDS databank, heeft LIMBURG.NET ook een databank ontwikkeld m.b.t. het registreren en opvolgen van aanvragen voor afvalinzameling op afroep door LIMBURG.NET (bijvoorbeeld grofvuil, , snoeihout,…).

De burger plaatst een bestelling op afroep via de website of telefonisch, waarna volgende gegevens worden geregistreerd in het systeem:

●        Type bestelling op afroep, ophaaladres en plandatum

●        Naam en adres

●        Contactgegevens om de burger te informeren en te herinneren aan zijn bestelling

●        Betaalstatus

●        Status van de aanvraag

●        Type aanvraag: online of manueel

●        Eventuele commentaar toegevoegd door de aanvrager over het ophaaladres

●        Aanduiding of er een inname van publiek domein noodzakelijk is voor de bronophaling asbest

●        In geval van niet conforme aanbieding wordt er een incident, een incidentreden en beeldmateriaal van de aanbieding opgeslagen

●        Eventuele commentaar toegevoegd door de dispatcher, de ophaler of de klantendienst…

3.

Ook kan Limburg.net gegevens verwerken van burgers in het kader van  sensibilisering en preventie van afval, organisatie van proefprojecten, bevragingen, specifieke acties (bv. Zwerfvuilactie) en studies.

2. Doeleinden van de verdere verwerking van de gegevens door de Gemeente

1.

Aan de Gemeente wordt toegang verleend tot de elektronische databank CARDS voor het raadplegen, aanvullen en/of up-en downloaden van gegevens m.b.t. de opvolging van de uitvoering van het afvalbeheer, de afvalverwijdering en -verwerking als deelnemende gemeente, zoals o.m.:

●        Raadplegingen doen in verband met het opvolgen van meldingen en klachten die rechtstreeks bij de Gemeente terecht komen;

●        Registratie in verband met de verkoop en bedeling afvalrecipiënten (zakken, containers…): LIMBURG.NET organiseert de bedeling van (quotum)zakken en de verkoop van afvalrecipiënten onder meer via de gemeenten. De afhaling van de quotumzakken en verkoop van gft-stickers is onderworpen aan een verplichte registratie door de medewerkers van de gemeenten in CARDS;

●        Registratie van interventies voor het beheer van afvalrecipiënten;

●        Aanmeldingen van nieuwe aansluitingen;

●        Belonen van burgers die duurzaam afvalgedrag vertonen: burgers kunnen beloond worden omwille van gewenst afvalgedrag of actieve acties zoals zwerfvuil ruimen. Hiervoor worden punten toegekend, die kunnen worden omgeruild voor een beloning (bv. Cinematicket, bus ticket, led-verlichting, enz…). Er zijn acties voorzien door Limburg.net of de Gemeente kan ook zelf actief acties opzetten. Voor bepaalde Limburg.net-acties is een tussenkomst van de Gemeente vereist (bv. omruilen van quotumzakken die worden ingeleverd aan het gemeentelijk loket).

In het kader van het opmaken en aanrekenen van de kohier- en contantbelastingen voor de gemeenten wordt door de Gemeente gebruik gemaakt van de CARDS databank met het oog op:

●        Voorbereiden en aanmaken van kohierlijsten met oog op goedkeuring en uitvoerbaarverklaring door de gemeenteraad;

●        Aanvullen van niet-correcte of ontbrekende adresgegevens, bv. bij verhuizingen, overlijden, invoeren bewindvoerders en voogden...);

●        Toepassen van verminderingen en vrijstellingen voorzien in het belastingreglement;

●        Opvolgen van bezwaren, afbetalingsplannen en collectieve schuldenregeling voor de afvalbelasting;

●        Opvolgen van de betaalstatus en overzichten van niet geïnde belastingen.

Om deze doeleinden te ondersteunen, wordt tevens een veilige koppeling voorzien met de gemeentelijke boekhoudsoftware.

2.

Wat betreft de gegevens uit het registratieplatform m.b.t. het registreren en opvolgen van aanvragen voor afvalinzameling op afroep door LIMBURG.NET (bijvoorbeeld grofvuil, , snoeihout,…), kan de Gemeente informatie bekomen met het doel hun eerstelijnsfunctie naar de burger te kunnen uitvoeren, overzichten te krijgen van de status in hun gemeente, handhaving uit te voeren,….

Deze gegevens kunnen individueel of via lijsten worden overgemaakt aan de Gemeente na uitdrukkelijk verzoek van de Gemeente. 

3.

Lijsten m.b.t. specifieke acties of projecten in kader van sensibilisering, proefprojecten rond afvalinzameling, tevredenheidsonderzoeken e.d. kunnen aan de betrokken Gemeente worden overgemaakt na uitdrukkelijk verzoek van de Gemeente. Hierbij worden in principe de persoonsgegevens verwijderd, tenzij deze nodig zijn voor het doel dat de gemeente voor ogen heeft (bv. belonen burger, extra communicatie, opvolging problemen in kader van proefprojecten,…).

Indien voor een specifieke actie of project een vrijwillige deelname is (bijvoorbeeld zwerfvuilacties), zal dit gebeuren op basis van toestemming. De registratie van de toestemming gebeurt door de partij die instaat voor de eerstelijnscontacten, tenzij andere afspraken gemaakt worden.

De partijen bevestigen dat de doeleinden waarvoor de gegevens worden doorgegeven, overeenkomstig dit protocol, compatibel of verenigbaar zijn met de doeleinden waarvoor de gegevens aanvankelijk werden verzameld.

Artikel 3: De gevraagde persoonsgegevens en de categorieën en omvang van de gevraagde persoonsgegevens conform het proportionaliteitsbeginsel

In onderstaande tabel wordt een overzicht gegeven van de verschillende persoonsgegevens die worden meegedeeld, alsook de verantwoording van de proportionaliteit Het betreffen geen bijzondere persoonsgegevens zoals vermeld in artikel 9 en/of 10 van de AVG.

De persoonsgegevens betreffen gegevens van burgers van de Gemeente.

Gegevens uit de CARDS databank:

2.

Elektronische uitwisseling van gegevens (lijsten) verkregen uit het bestelplatform ‘afvalophaling op afroep’:

3.

Persoonsgegevens in kader van specifieke sensibiliserende acties en /of proefprojecten,…

Artikel 4: Bewaartermijnen

De bewaartermijnen zijn verschillend voor de niet-fiscale en fiscale schulden.  De niet-fiscale schulden hebben betrekking op de tarieven op de recyclageparken, waarbij de relatie tussen de burger en Limburg.net van contractuele aard is en de particulier ermee instemt om de gevraagde prijs te betalen (de algemene verjaringstermijn van 10 jaar is toepasselijk). Wat betreft de belastinginvorderingen, die samengesteld zijn op basis van de Rijksregisterbestanden en de KSZ-bestanden, is een vijfjarige verjaringstermijn toepasselijk. Het controlebestand van de gechipte containers is louter van operationele aard.

Bestanden:

●        Codabestanden        10 jaar

●        Ledigingsbestanden       10 jaar

●        Boekhoudbestanden       10 jaar

●        Uitbetalingsbestanden       10 jaar

●        Rijksregisterbestanden       5 jaar

●        KSZ-bestanden voor rechthebbenden verhoogde tegemoetkoming  5 jaar

●        Controlelijsten toestand rijksregister 1 januari    5 jaar

●        Controlebestand gechipte containers     2 jaar

Documenten: 10 jaar

●        Betalingsuitnodiging (met uitzondering van de laatst verstuurde betalingsuitnodiging die bewaard blijft zolang een partij een aansluiting heeft, aangezien deze als basis dient voor de volgende betalingsuitnodiging).

●        Aanslagbiljetten

●        Aanmaningen

●        Recyclageparktickets

●        Afrekeningen

De opgeslagen identificatiegegevens uit het Rijksregister blijven bewaard zolang de gezinnen in het werkingsgebied van Limburg.net gedomicilieerd blijven.  Gedurende deze periode hebben de gegevens van de gezinnen operationeel nut en worden zij niet verwijderd.

Een gemeente kan niet vervroegd uittreden uit de intercommunale gedurende de duurtijd van de vereniging, die loopt tot 9/11/2037 (artikel 6 en artikel 16 van de Statuten van Limburg.net). Indien bij een volgende verlenging (artikel 48 Statuten) een gemeente haar deelname niet zou verlengen,  dan voorziet de machtiging voor het ontvangen van gegevens via het Rijksregister dat de gegevens van de betreffende gemeente niet meer ontvangen worden door Limburg.net. De gegevens die Limburg.net op dat moment nog in het bezit heeft, zullen bewaard worden totdat alle lopende transacties met de gezinnen van de gemeente beëindigd zijn. Voor de documenten gelden de bewaartermijnen zoals hierboven beschreven onverminderd. Deze regeling is tevens van toepassing ingeval een gemeente op basis van artikel 17 van de Statuten van Limburg.net uitgesloten wordt uit de vereniging of ingeval van voortijdige ontbinding (artikel 49 Statuten) of vereffening (artikel 50 Statuten) van de vereniging.

Artikel 5: De categorieën van ontvangers en derden die mogelijks de gegevens eveneens verkrijgen

De Gemeente zal de persoonsgegevens in het kader van de in artikel 2, 2° van het protocol, vooropgestelde finaliteiten kunnen raadplegen in de software CARDS.

Enkel personen die omwille van hun functieprofiel specifieke informatie nodig hebben voor de uitvoering van hun werk, krijgen enkel toegang tot de voor hen relevante informatie.

De Gemeente stelt een lijst op van functieprofielen die toegang krijgen tot de meegedeelde gegevens en houdt deze lijst actueel. Er zijn verschillende rollen in de webapplicatie gedefinieerd voor loketfuncties en voor de opvolging van de afvalbelasting.

In het softwareprogramma, CARDS, wordt een log gemaakt telkenmale er een registratie of wijziging wordt doorgevoerd. Limburg.net neemt initiatief om ook een logging op raadplegingen te voorzien.

Persoonsgegevens die buiten CARDS worden meegedeeld zoals voorzien in punt 2 (persoonsgegevens inzake aanvragen voor afvalinzameling op afroep) en 3 (persoonsgegevens inzake specifieke actief) van artikel 2, 2° van het protocol worden enkel meegedeeld aan de algemeen directeur van de Gemeente.

Partijen mogen geen gegevens delen met derden buiten de uitzonderingen die hierna zijn opgesomd of enkel mits de uitdrukkelijke, voorafgaande toestemming van de andere partij en in overeenstemming met de vereisten van de AVG. In dit laatste geval is een aanpassing van dit protocol vereist. De Gemeente zal de persoonsgegevens nooit gebruiken voor publicitaire doeleinden, noch worden doorgegeven aan derden die deze gegevens voor dergelijke doeleinden zouden gebruiken.

LIMBURG.NET is eerste aanspreekpunt voor wettelijke instanties om de gegevens te delen. Indien de Gemeente in het kader van de uitoefening van haar taken en volgens de wettelijke bepalingen, rechtstreeks gegevens wil uitwisselen met derden, wordt de uitwisseling van de gegevens tot het strikt noodzakelijke beperkt.

De partijen kunnen de nodige persoonsgegevens bezorgen indien deze worden opgevraagd door een gemachtigd persoon of instantie op basis van een wettelijke bepaling (bv.: politiediensten, gemachtigde gemeentelijke of provinciale ambtenaar) of in kader van individueel sociaal onderzoek.

Artikel 6. Periodiciteit van de mededeling en de duur van de mededeling

De persoonsgegevens kunnen door de Gemeente worden opgevraagd zo lang als noodzakelijk is voor de opvolging van de uitvoering van de afvalinzameling- en verwerking door LIMBURG.NET.

De mededeling van persoonsgegevens geldt voor de periode van de bestaansduur van LIMBURG.NET, zoals bepaald in de gecoördineerde statuten van LIMBURG.NET en zolang de Gemeente deel uitmaakt van LIMBURG.NET.

Artikel 7: Beveiligingsmaatregelen van de mededeling

Volgende maatregelen worden, rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, alsook met de aard, de omvang, de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van personen, getroffen ter beveiliging van de mededeling van de persoonsgegevens, vermeld in artikel 3 van het protocol:

●        De gegevensuitwisseling verloopt over het platform van LIMBURG.NET, de gegevens worden zoveel mogelijk geraadpleegd binnen de oorspronkelijke bron zodat het beveiligingsniveau van de gegevens steeds behouden blijft;

●        Als de gegevens geëxporteerd worden naar een andere drager ten behoeve van rapportering, dan worden de gegevens geaggregeerd of gepseudonimiseerd zodat er geen link meer is naar natuurlijke personen- tenzij identiteit strikt noodzakelijk;

●        Als de gegevens geëxporteerd worden zonder toepassing van pseudonimisering, dan wordt de gegevensuitwisseling versleuteld;

●        Authenticatie en beperkte toegang via rechtenbeheer;

●        Logging van registraties;

●        LIMBURG.NET sluit verwerkersovereenkomsten met alle softwareleveranciers en partijen die hosting en infrastructuur verzorgen en met alle partijen die persoonsgegevens verwerken om ondersteunende diensten uit te voeren (vb inovim), de leveranciers moeten passende beveiligingsmaatregelen toepassen voor de schaal waarin zij persoonsgegevens verwerken en in lijn met de beveiligingsstandaarden die evolueren naarmate de techniek vordert;

●        Fysiek toegangsbeheer op het hoofdkantoor met toegangsbadge en op de recyclageparken met toegangsbadge op de toegangspoort van het recyclagepark en op de deur van het parkwachtershuisje.

LIMBURG.NET en de Gemeente treffen ten minste de volgende technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van de persoonsgegevens:

1. Evaluatie van de beveiligingsbehoeften die eigen zijn aan de organisatie;

2. Identificatie van de diverse dragers waarbij persoonsgegevens betrokken zijn;

3. Informatie ten aanzien van de interne en externe personeelsleden die bij de verwerking van persoonsgegevens betrokken zijn omtrent de vertrouwelijkheids- en beveiligingsplichten ten aanzien van deze gegevens die voortvloeien uit dit protocol;

4. Beheersmaatregelen ter verhindering van de niet-gemachtigde of onnodige fysieke toegang tot dragers die persoonsgegevens bevatten;

5. Maatregelen ter verhindering van elke fysieke schade die de persoonsgegevens in gevaar zouden kunnen brengen;

6. Beheersmaatregelen genomen ter bescherming van de verschillende netwerken waarmee de apparatuur die de persoonsgegevens verwerkt, is verbonden;

7. Het beschikken over een actuele lijst van de verschillende bevoegde personen die toegang hebben tot deze persoonsgegevens en van hun respectievelijk toegangsniveau (creatie, raadpleging, wijziging, vernietiging);

8. Het voorzien van een mechanisme voor toegangsmachtiging zodat de persoonsgegevens en de verwerkingen die er betrekking op hebben enkel toegankelijk zijn voor de personen en toepassingen die hiertoe uitdrukkelijk gemachtigd zijn;

9. Het informatiesysteem zodanig ontwerpen dat de identiteit permanent geregistreerd wordt van diegenen die toegang hebben gehad tot de persoonsgegevens;

10. Het voorzien dat de geldigheid en de doeltreffendheid in de tijd van de ingestelde organisatorische en technische maatregelen gecontroleerd worden ter garantie van de beveiliging van de persoonsgegevens;

11. Het voorzien in urgentieprocedures en rapporteringsprocedures bij beveiligingsincidenten waarbij persoonsgegevens betrokken zijn;

12. Het beschikken over een bijgewerkte documentatie betreffende de verschillende genomen beheersmaatregelen ter bescherming van persoonsgegevens en de verschillende verwerkingen die er betrekking op hebben.

Artikel 8: Kwaliteit van de persoonsgegevens

Zodra een van de partijen één of meerdere foutieve, onnauwkeurige, onvolledige, ontbrekende, verouderde of overtollige gegevens in de persoonsgegevens, vermeld in artikel 3, vaststelt (al dan niet op basis van een mededeling van de betrokkene), meldt zij dat onmiddellijk aan de andere partij, in zoverre de informatiedoorstroming niet via een automatische wijze (via een update in het bevolkingsregister met als automatisch gevolg een update van het Rijksregister) zal doorvloeien naar Limburg.net.

Indien LIMBURG.NET manueel dient in te grijpen op gegevens afkomstig van een authentieke gegevensbron (Rijksregister), dan verstrekt de gemeente op eenvoudig verzoek een officieel attest aan LIMBURG.NET waaruit de noodzakelijke aanpassing duidelijk en ontegensprekelijk blijkt (bijvoorbeeld een attest gezinssamenstelling).

LIMBURG.NET kan ook op expliciete vraag van een gezin (bijvoorbeeld na een melding van een burger) een officieel attest opvragen bij de Gemeente wanneer er een redelijk vermoeden is dat de data afkomstig van het Rijksregister mogelijk gecompromitteerd is.

Indien uit mutatiebestanden afkomstig van het Rijksregister ontegensprekelijk blijkt dat er een rechtzetting aan de authentieke bron is gebeurd van persoonsgegevens, kan Limburg.net ook rechtzettingen uitvoeren op de persoonsgegevens zonder bij de Gemeente een officieel attest aan te vragen.

LIMBURG.NET beantwoordt de verzoeken rond rechten van de betrokkenen indien mogelijk autonoom. Het kan voorkomen dat Limburg.net voor de uitvoering van een rechtzetting, de Gemeente moet contacteren omdat de gegevens verkregen worden vanuit een authentieke bron (zijnde het bevolkingsregister) die beheerd wordt door de Gemeente. De Gemeente moet de rechtzetting dan eerst aanbrengen in de authentieke bron omdat de rechtzetting anders geen duurzaam karakter heeft en terug overschreven zal worden met foute informatie vanuit het rijksregister. In dat geval zal LIMBURG.NET de Gemeente contacteren om de rechtzetting ook uit te voeren in de authentieke bron.

Artikel 9: Sanctie bij niet-naleving

Onverminderd haar recht om een schadevergoeding te vorderen, kunnen partijen de mededeling van de persoonsgegevens opschorten en daarvan kennis geven aan de Algemeen directeur,

indien partijen de persoonsgegevens verwerken in strijd met hetgeen bepaald is in dit protocol, met de AVG of met andere relevante wet- of regelgeving inzake de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens.

Artikel 10: Meldingsplichten

Partijen engageren zich in het licht van artikel 33 van de AVG om elkaar, desgevallend via de functionarissen voor gegevensbescherming, zonder onredelijke vertraging op de hoogte te stellen van elk gegevenslek dat zich voordoet betreffende de meegedeelde gegevens en in voorkomend geval onmiddellijk gezamenlijk te overleggen teneinde alle maatregelen te nemen om de gevolgen van het gegevenslek te beperken en te herstellen. De partijen verschaffen elkaar alle informatie die ze nuttig of nodig achten om de beveiligingsmaatregelen te optimaliseren. De partij waar het datalek zich heeft voorgedaan zal desgevallend instaan voor de kennisgeving aan de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Artikel 11: Transparantie

Dit protocol zal door partijen worden gepubliceerd via een tekst op hun websites.

Artikel 12: Toepasselijk recht en geschillenbeslechting

Dit protocol wordt beheerst door het Belgisch recht.

Alle geschillen die voortvloeien uit of verband houden met dit protocol worden beslecht door de bevoegde rechtbank in gerechtelijke arrondissement Limburg.

Artikel 13: Aanvang en vroegtijdige beëindiging

Dit protocol vangt aan op de datum waarop de laatste partij dit protocol heeft ondertekend en wordt gesloten voor de periode dat door partijen in de zin van dit protocol persoonsgegevens worden verwerkt.

Partijen zullen in de zin van het protocol persoonsgegevens verwerken zolang Limburg.net in het kader van de beheersoverdracht, zoals omschreven in artikel 3 van de gecoördineerde statuten van Limburg.net, instaat voor het voorkomen, inzamelen en nuttig toepassen of verwijderen van huishoudelijke afvalstoffen. Een vroegtijdige beëindiging van het protocol is niet mogelijk, behoudens in de gevallen zoals uitdrukkelijk in het protocol omschreven.

De voortdurende verplichtingen uit dit protocol (bijvoorbeeld, de geheimhoudingsverplichtingen) blijven ook na voormelde duurtijd van kracht.

De verantwoordelijken voor de verwerking die de persoonsgegevens meedelen onderschrijven hierbij hun evaluaties in alle onderdelen van het protocol en de verantwoordelijken voor de verwerking die de gegevens ontvangen hun engagement om de ontvangen gegevens te verwerken conform het protocol.

Opgemaakt te Houthalen-Helchteren, op [DATUM], in evenveel exemplaren als dat er partijen zijn, waarbij elke partij erkent één exemplaar te hebben ontvangen.

Besluit de gemeenteraad met algemene stemmen:

Artikel 1

Het protocol voor de elektronisch mededeling van persoonsgegevens tussen Limburg.net en de gemeente in het kader van het afvalbeheer, afvalverwijdering- en verwerking goed te keuren.

Artikel 2

De burgemeester en de algemeen directeur worden gemachtigd om dit protocol te ondertekenen.