Besloten zitting

Goedkeuring voor het schoolfeest georganiseerd door het oudercomité in samenwerking met de gemeentelijke lagere school De Griffel tijdens het schooljaar 2024-2025.

Wetgeving

●        Wet van 30 juni 1994 betreffende het auteursrecht en de naburige rechten, na wijziging.

●        Het decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, na wijziging.

Feiten en context

Het oudercomité van de gemeentelijke lagere school De Griffel wil het schoolfeest organiseren op zondag 18 mei 2025 van 12u tot 20u en hiervoor de infrastructuur en schoolterreinen van de gemeentelijke lagere school De Griffel gebruiken.

Het thema is “Zoete Zondag". Op deze dag kunnen ouders en leerlingen genieten van zomerse desserts en lekkernijen, zoals pannenkoeken, ijsjes, wafels en huisgemaakte baksels van ouders en grootouders. De kinderen kunnen deelnemen aan tal van spelletjes en activiteiten die in de klaslokalen worden georganiseerd.

Tijdens alle activiteiten staan de leerlingen steeds onder toezicht van de school.

Naast het financiële aspect, willen we ook iedereen dichter bijeen brengen tijdens een ontspannende en gezellige namiddag. Zoals de afgelopen jaren is het grote publiek niet welkom en wordt er geen publiciteit gemaakt buiten het schooldomein. De inkom is gratis.

Vanzelfsprekend laat het oudercomité alles in onberispelijke staat achter en zal de regelgeving omtrent auteursrechten worden gerespecteerd.

Het college van burgemeester en schepenen is welkom op al deze activiteiten.

De opbrengst van dit evenement wordt grotendeels gebruikt om de gemeentelijke lagere school De Griffel financieel te ondersteunen bij dringende noden en kindgerichte aankopen.

De schoolverzekering dekt de activiteiten van het oudercomité als het gaat om een schoolactiviteit waar de leerlingen onder toezicht staan van de school. Als dit niet het geval is moet het oudercomité een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid afsluiten voor de dag waarop zij de accommodatie van de school gebruikt.

Er is een jaarcontract SABAM afgesloten voor de gemeentelijke lagere school De Griffel.

Dit contract is ook van toepassing op activiteiten die worden georganiseerd door het oudercomité.

Het oudercomité moet wel nog de overeenkomsten afsluiten voor de overige auteursrechten (billijke vergoeding) indien er muziek wordt afgespeeld tijdens de activiteiten.

Het oudercomité moet volgende voorwaarden naleven:

●        Er mag niet gerookt worden op het schooldomein (gebouwen en speelplaatsen);

●        De gebruikte infrastructuur moet gepoetst worden;

●        Het afval moet opgeruimd worden;

●        Het oudercomité moet een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid afsluiten voor de activiteiten indien de leerlingen niet onder toezicht staan van de school.
=> De leerlingen staan onder toezicht van de school tijdens het schoolfeest.
De schoolverzekering dekt deze activiteit;

●        Als er tijdens de activiteiten muziek wordt afgespeeld, moet het oudercomité de nodige overeenkomsten afsluiten voor de overige auteursrechten (billijke vergoeding);

●        Er moet een verantwoordelijke zijn voor een mogelijke evacuatie. Hij/zij neemt op voorhand contact op met de directeur van de school. De directeur brengt de verantwoordelijke op de hoogte van het evacuatieplan, de nooduitgangen, de brandblusapparaten, het brandalarm, ...

●        De nooduitgangen moeten altijd volledig obstakel vrij te zijn. Er moeten voldoende evacuatiemogelijkheden zijn tussen de tafels/de stoelen.

Adviezen

●        gunstig advies directeur gemeentelijke lagere school De Griffel 28 februari 2025: Uiteraard staan wij als school achter de organisatie van dit schoolfeest. Het oudercomité neemt de organisatie op zich en zorgt ervoor dat de opbrengst integraal gebruikt wordt om schooluitstappen te financieren of te voorzien in extra schoolmateriaal.  Dit schooljaar steunt het oudercomité de school in de verdere uitbouw van onze leeskuil. Ze voorzien zitzakken en boekenkasten. Daarnaast willen we onze buitenklas ook meer vormgeven. Ook hier zal het oudercomité haar schouders onder zetten.

●        gunstig advies team gemeentelijk onderwijs van 3 maart 2025

●        gunstig advies Interne preventiedienst van 3 maart 2025 mits inachtneming van onderstaande voorwaarden en aandachtspunten.

○        Brandveiligheid:

■        Maximaal aantal aanwezigen per lokaal respecteren volgens bezettingscapaciteit;

■        Alle nooduitgangen en evacuatiewegen vrijhouden (minimale breedte 80 cm);

■        Brandblusapparatuur moet vrij toegankelijk blijven;

■        Bij het gebruik van kook- of verwarmingstoestellen: Minimaal 1m afstand tot brandbare materialen. Plaatsing op stabiele, niet-brandbare ondergrond;

■        Geen gebruik van open vuur binnen gebouwen;

○        Organisatie en algemene veiligheid:

■        Best voorafgaand aan het evenement een korte veiligheidsbriefing te organiseren.

■        Aanwezigheid van minstens twee EHBO-bekwame personen tijdens het evenement

■        EHBO-koffer toegankelijk houden;

■        Voldoende toezicht op alle speelactiviteiten (minimaal 1 begeleider per klaslokaal);

■        Aanduiding verzamelplaats in geval van evacuatie

○        Na het evenement:

■        Volledige controle van het terrein en gebouwen na afloop;

■        Correcte afvalsortering en -verwijdering;

■        Terugplaatsing van eventueel verplaatst meubilair;

■        Controle op eventuele beschadigingen aan infrastructuur of uitrusting.

Besluit het college:

Artikel 1

Het college geeft toestemming aan het oudercomité van de gemeentelijke lagere school De Griffel  voor het organiseren van het schoolfeest op zondag 18 mei 2025 en hiervoor de accommodatie en schoolterreinen van de gemeentelijke lagere school De Griffel te gebruiken. De activiteiten worden georganiseerd in samenwerking met de gemeentelijke lagere school De Griffel.

Artikel 2

Het oudercomité moet de gebruikte accommodatie van de gemeentelijke lagere school De Griffel poetsen en het afval opruimen.

Artikel 3

Er mag niet gerookt worden op het schooldomein (gebouwen + speelplaatsen) en in een straal van 10 meter aan de schoolingangen. Het oudercomité moet het rookverbod op het schooldomein laten naleven.

Artikel 4

Het oudercomité moet een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid (BA) afsluiten voor de dag waarop zij de accommodatie van de gemeentelijke lagere school De Griffel gebruikt indien de leerlingen niet onder toezicht staan van de school.

De leerlingen staan tijdens alle activiteiten onder toezicht van de school, de schoolverzekering dekt deze activiteit.

Artikel 5

●        Als er tijdens de activiteiten muziek wordt afgespeeld en het jaarcontract van SABAM is niet van toepassing, moet het oudercomité de nodige overeenkomst afsluiten met SABAM;

●        Het oudercomité moet de regelgeving betreffende de auteursrechten naleven (de billijke vergoeding) indien er muziek wordt afgespeeld tijdens de activiteiten.

Artikel 6

●        Er moet een verantwoordelijke voor een mogelijke evacuatie zijn. Hij/zij neemt op voorhand contact op met de directeur van de school om op de hoogte te worden gebracht van het evacuatieplan, nooduitgangen, brandblusapparaten, brandalarm … .

●        De nooduitgangen moeten altijd volledig obstakel vrij te zijn.  Er moeten voldoende evacuatiewegen zijn tussen de tafels/stoelen.