Besloten zitting

Vrijwilligers 2021: informatienota en vergoeding

Feiten en context

informatienota

Bij het organiseren van gemeentelijke evenementen en activiteiten wordt regelmatig beroep gedaan op de medewerking van een aantal vrijwilligers.

Om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen van de informatieplicht werd een informatienota opgesteld. De wet legt immers vast wat de vrijwilliger minstens moet weten, namelijk:

- het doel van de organisatie;

- het soort organisatie;

- de verzekeringen die voor de vrijwilliger zijn afgesloten;

- de kosten die eventueel terugbetaald worden, hoe en wanneer;

- de geheimhoudingsplicht van de vrijwilliger.

alcohol- en (soft)drugsbeleid

Het college van burgemeester en schepenen keurde in zitting van 15 mei 2017 het alcoholbeleid goed, opgesteld in samenwerking met CAD, en toegevoegd aan de informatienota als extra aandachtspunt.

Omwille van intensievere werking met jongeren/vrijwilligers en monitoren wordt naast alcohol ook het gebruik van (soft)drugs opgenomen in de informatienota.

Na goedkeuring wordt de informatienota gepubliceerd op www.toppershh.be/vrijwilligers en www.houthalen-helchteren.be/helpendehanden

Iedere vrijwilliger wordt per mail op de hoogte gebracht van de geldende afspraken bij vrijwilligerswerk in onze organisatie.

Kostenvergoeding conform artikel 10 van de Vrijwilligerswet

De organisatie bepaalt welke vrijwilliger in aanmerking komt voor welke vergoeding, te kiezen uit onderstaande mogelijkheden (afhankelijk van de aard van de onbezoldigde activiteit):

- De organisatie voorziet geen enkele vergoeding voor de vrijwilligersactiviteiten.

- De organisatie betaalt een forfaitaire vergoeding (rekening houdend met de wettelijk

  vastgestelde maxima zoals bepaald in de vrijwilligerswet).

afspraken ivm vergoeding van vrijwilligers/monitoren binnen het beleidsdomein Samenleving

Algemeen

Het is vooral de bedoeling om onze vrijwilligers goed te verzorgen dwz een kaartje of berichtje als bedankje, als ze verjaren, een warm welkom op alle overleg of als ze vragen hebben, goeie begeleiding/briefing als voorbereiding van en na afloop van hun taak.

We voorzien onze vrijwilligers/monitoren echter niet systematisch van eten/drank.

Het totaalbedrag van de vrijwilligersvergoeding per persoon mag het maximum jaarbedrag niet overschrijden (verantwoordelijkheid van de persoon in kwestie).

Voor jongeren

Jongeren (15 tot 26 jaar) willen we de gelegenheid geven om via begeleidingstaken binnen het gemeentelijke vrijetijdsaanbod een centje bij te verdienen.

Door een groot aanbod van zomeractiviteiten waar jongeren nodig zijn om te begeleiden geven we hen de kans om zakgeld te verdienen én iets bij te leren.

Daarbij geven we uitdrukkelijk aandacht aan het stimuleren van kwetsbare jongeren om in te stappen op dit aanbod én coachen we de volledige groep jongeren in het verwerven van vaardigheden om begeleidingstaken allerhande op te nemen (begeleiding bij speelpleinwerking, hulp bij workshops, begeleiding bij evenementen, …).

Afspraak is dat we deze jongeren 20 euro per dag voor dergelijke begeleidingstaken geven. (We delen dit niet op in halve dag-regelingen of andere varianten, gezien niet wettelijk).

Voor vrijwilligers +26

Voor volwassen vrijwilligers (26 plus) gaan we ervan uit dat zij zich engageren omdat zij bepaalde opdrachten graag doen of uit sympathie.

Deze vrijwilligers krijgen-indien zij dat wensen-eveneens 20 euro per dag maar we geven hen ook de mogelijkheid om af te zien van enige vergoeding.

Lesgevers (ongeacht leeftijd)

Mensen die vanuit een specifieke vaardigheid of kennis een workshop of lessenreeks begeleiden worden als volgt vergoed:

- Ofwel op basis van factuur (volgens afgesproken tarief)

- Ofwel via een kunstenaarskaart – kleine vergoedingsregeling

- Ofwel via een vrijwilligersvergoeding aan het max. tarief per dag – voorbereidingsdagen kunnen in dit geval extra geteld worden

Advies P&O: > werd verwerkt in bovenstaande tekst.

Christel Thijs op 09/06/2021

Aan te passen: 'Vergoedingen: •De organisatie betaalt in specifieke gevallen en mits overhandiging van de juiste bewijsstukken, de reële kosten.'  Deze bepaling wordt dus best geschrapt. Voor het overige gunstig advies. Vanuit P&O zal mee bewaakt worden of de vrijwilligers die men wil inzetten geen personeelslid zijn van het gemeentebestuur en of de wettelijke maxima inzake vergoedingen niet overschreden worden.

Besluit het college:

Artikel 1

Afspraken ivm vergoeding voor vrijwilligers binnen het beleidsdomein Samenleving goed te keuren.

Algemeen

Het is vooral de bedoeling om onze vrijwilligers goed te verzorgen dwz een kaartje of berichtje als bedankje, als ze verjaren, een warm welkom op alle overleg of als ze vragen hebben, goeie begeleiding/briefing als voorbereiding van en na afloop van hun taak.

We voorzien onze vrijwilligers/monitoren echter niet systematisch van eten/drank.

Het totaalbedrag van de vrijwilligersvergoeding per persoon mag het maximum jaarbedrag niet overschrijden (verantwoordelijkheid van de persoon in kwestie).

Voor jongeren

Jongeren (15 tot 26 jaar) willen we de gelegenheid geven om via begeleidingstaken binnen het gemeentelijke vrijetijdsaanbod een centje bij te verdienen.

Door een groot aanbod van zomeractiviteiten waar jongeren nodig zijn om te begeleiden geven we hen de kans om zakgeld te verdienen én iets bij te leren.

Daarbij geven we uitdrukkelijk aandacht aan het stimuleren van kwetsbare jongeren om in te stappen op dit aanbod én coachen we de volledige groep jongeren in het verwerven van vaardigheden om begeleidingstaken allerhande op te nemen (begeleiding bij speelpleinwerking, hulp bij workshops, begeleiding bij evenementen, …).

Afspraak is dat we deze jongeren 20 euro per dag voor dergelijke begeleidingstaken geven. (We delen dit niet op in halve dag-regelingen of andere varianten, gezien niet wettelijk).

Voor vrijwilligers +26

Voor volwassen vrijwilligers (26 plus) gaan we ervan uit dat zij zich engageren omdat zij bepaalde opdrachten graag doen of uit sympathie.

Deze vrijwilligers krijgen-indien zij dat wensen-eveneens 20 euro per dag maar we geven hen ook de mogelijkheid om af te zien van enige vergoeding.

Lesgevers (ongeacht leeftijd)

Mensen die vanuit een specifieke vaardigheid of kennis een event, een workshop of lessenreeks begeleiden worden als volgt vergoed:

- Ofwel op basis van factuur (volgens afgesproken tarief)

- Ofwel via een kunstenaarskaart – kleine vergoedingsregeling

- Ofwel via een vrijwilligersvergoeding aan het max. tarief per dag – voorbereidingsdagen kunnen in dit geval extra geteld worden

Artikel 2

De informatienota voor vrijwilligers - 2021 goed te keuren

ORGANISATIE 

Naam: Gemeentebestuur Houthalen-Helchteren

Adres: Pastorijstraat 30 | 3530 Houthalen-Helchteren

Telefoonnummer: 011 49 20 00

E-mail: info@houthalen-helchteren.be

Sociale doelstelling:

Laagdrempelig aanbod aan culturele, sociale, recreatieve en sportieve activiteiten.

Juridisch statuut:

Gemeentebestuur

Bij ongevallen tijdens een evenement/activiteit wordt de verantwoordelijke van de organisatie verwittigd. De contactgegevens zijn te raadplegen op de infobadge die je bij de briefing ontvangt.

Bij vragen nadien wordt de beleidscoördinator gecontacteerd op het algemene nummer.

BELEIDSCOÖRDINATOR 

Naam: Greet Vandenzavel

Functie: Beleidscoördinator Samenleving

Telefoonnummer: 011 49 20 00

VERZEKERINGEN

Verplichte verzekering 

Waarborgen: Tenminste de burgerlijke aansprakelijkheid, met uitzondering van de contractuele aansprakelijkheid, van de organisatie en de vrijwilliger/monitor.

Maatschappij: Ethias

Polisnummer: BA 45.204.038

Mogelijke verzekeringen 

Waarborgen: Lichamelijke schade die geleden is door vrijwilligers/monitoren bij ongevallen tijdens de uitvoering van het vrijwilligerswerk of op weg naar en van de activiteiten.

Maatschappij: Ethias

Polisnummer: AO 6.050.411

Waarborgen: Rechtsbijstand voor de twee genoemde risico’s

Maatschappij: Ethias

Polisnummer: Rechtsbijstand burgerlijke aansprakelijkheid 45.204.038

Rechtsbijstand arbeidsongevallen 6.050.411

Onder rechtsbijstand wordt enkel de rechtsbijstand voor de organisatie bedoeld, d.w.z. als een vrijwilliger/monitor/werknemer tot dagvaarding voor de arbeidsrechtbank overgaat, vergoedt Ethias de gerechtskosten (advocaat, gerechtsdeskundige enz.) van de organisatie. Niet deze van de vrijwilliger/monitor/ werknemer.

VERGOEDINGEN

Kostenvergoeding conform artikel 10 van de Vrijwilligerswet

De organisatie bepaalt welke vrijwilliger in aanmerking komt voor welke vergoeding, te kiezen uit onderstaande mogelijkheden (afhankelijk van de aard van de onbezoldigde activiteit):

•         De organisatie voorziet geen enkele vergoeding voor de vrijwilligersactiviteiten.

•         De organisatie betaalt een gewone forfaitaire vergoeding (rekening houdend met de wettelijk vastgestelde maxima zoals bepaald in de vrijwilligerswet).

Opgelet!

•         De vrijwilliger mag geen verschillende kostenvergoedingssystemen met elkaar mengen per kalenderjaar. De vrijwilliger dient zelf in het oog te houden dat hij/zij de forfaitaire maximumbedragen (per dag én per jaar) niet overschrijdt.

•         Er is een beperkte ‘aanvulling’ van de forfaitaire vergoeding mogelijk voor de vervoerskosten van de vrijwilliger in dezelfde of in een andere vereniging. De vrijwilliger mag dus een vervoerskostenvergoeding ontvangen, ook al krijgt hij/zij al een forfaitaire vergoeding. Deze ‘extra’ vervoerskosten moeten echter degelijk bewezen worden.

Uitbetaling

De uitbetaling gebeurt via overschrijving op het rekeningnummer van de vrijwilliger/monitor en dit na ontvangst van het correct ingevulde formulier. Het formulier dient ten laatste een maand na de vernoemde activiteit bezorgd te worden aan het gemeentebestuur van Houthalen-Helchteren.

ALCOHOL, (SOFT)DRUGSBELEID

Uitgangspunten

•         Doelgroep: vrijwilligers

•         Uitvoerders: professionele medewerkers en vrijwilligers/monitoren

Regelgeving

•         De wettelijke bepalingen inzake alcohol- en (soft)drugsgebruik welke momenteel gelden, worden aangevuld.

•         Een vrijwilliger in functie drinkt geen alcohol en gebruikt geen (soft)drugs.

•         Een vrijwilliger meldt zich nuchter aan bij aanvang van zijn/haar dienst.

•         De vrijwilliger zal zich afmelden op het einde van zijn/haar dienst.

•         Van de vrijwilligers wordt verwacht dat ze zich gedragen in de geest van hun opdracht voor het gemeentebestuur Houthalen-Helchteren, ook wanneer ze niet in dienst zijn.

•         Wie dronken of onder invloed van (soft)drugs toekomt voor een opdracht, een vergadering of overleg is niet welkom.

•         In elke beoordeling staat het belang en de veiligheid van het publiek voorop.

•         Tijdens adviesraden, vergaderingen, werkgroepen is het gebruik van alcohol toegestaan voor zover dit de goede en aangename werking niet in de weg staat.

•         Vrijwilligers mogen geen eigen alcoholische drank of (soft)drugs meebrengen.

Procedures bij regelovertreding

Alle werkkrachten zullen toezicht houden op de naleving van de regels. Dit vanuit een helikoperperspectief.

•         Hij/zij die een regelovertreding vaststelt, zal de overtreder op een gepaste wijze aanspreken.

•         Wanneer een vrijwilliger in dronken toestand of onder invloed van (soft)drugs aangetroffen wordt, moet hij zijn opdracht stoppen.

•         Na een regelovertreding zal er met het oog op een tweede kans een gesprek volgen met de coördinator van het event.

Reageren bij bezorgdheid

Bezorgdheid t.a.v. de bezoeker

•         Het is niet de taak van de vrijwilliger om het alcohol- en/of (soft)drugsgebruik bij bezoekers te monitoren en/of hierop te reageren. Uiteraard heeft iedereen een burgerplicht om mensen in nood bij te staan.

Bezorgdheid t.a.v. de vrijwilliger

•         In geval van herhaling worden signalen van problematisch alcohol- en/of (soft)drugsgebruik gecommuniceerd aan de beleidscoördinator.

•         Deze zal vanuit een bezorgdheid de vrijwilliger stimuleren eventueel met hulp van derden zijn situatie te evalueren en eventueel de nodige stappen te zetten.

Informeren en vormen

•         Ter ondersteuning van dit beleid zal/kan aan zowel de vrijwilligers als aan het team vorming aangeboden worden. Primaire thema’s zijn: alcoholwetgeving, motiverende gespreksvoering en richtlijnen inzake verantwoord alcoholgebruik. Hiervoor kan beroep gedaan worden op ZorggroepZIN (voorheen CAD).

AANSPRAKELIJKHEID

De organisatie is aansprakelijk voor de schade die de vrijwilliger aan derden veroorzaakt bij het verrichten van vrijwilligerswerk.

Ingeval de vrijwilliger bij het verrichten van het vrijwilligerswerk, de organisatie of derden schade berokkent, is hij enkel aansprakelijk voor zijn bedrog en zijn zware schuld.

Voor lichte schuld is hij enkel aansprakelijk als die bij hem eerder gewoonlijk dan toevallig voorkomt.

DISCRETIEPLICHT EN GEHEIMHOUDINGSPLICHT

De organisatie verwacht dat je discreet omgaat met alle vertrouwelijke, persoonlijke en gevoelige informatie die je te zien krijgt in de loop van je vrijwilligerswerk. Voor sommige taken als vrijwilliger wordt er uitdrukkelijk gevraagd om zich aan de geheimhoudingsplicht te houden.

Indien dit zich voordoet, zal dit voor de opdracht uitdrukkelijk meegedeeld worden door de organisator. De vermelding ‘alle andere personen’ in onderstaande opsomming, kan dus op een vrijwilliger slaan in gevallen waar een vorm van geheimhouding verplicht is (bv. monitoren bij mindervaliden).

Volgens artikel 458 van het Strafwetboek

“Geneesheren, heelkundigen, officieren van gezondheid, apothekers, vroedvrouwen en alle andere personen die uit hoofde van hun staat of beroep kennis dragen van geheimen die hun zijn toevertrouwd en deze bekendmaken buiten het geval dat zij geroepen worden om in recht (of voor een parlementaire onderzoekscommissie) getuigenis af te leggen en buiten het geval dat de wet hen verplicht de geheimen bekend te maken, worden gestraft met gevangenisstraf van acht dagen tot zes maanden en met een geldboete van honderd tot vijfhonderd frank”.

WEDERZIJDSE RECHTEN EN PLICHTEN

De vrijwilliger heeft recht op informatie over zijn activiteiten, afbakening van zijn werkveld en werktijden, een contactpunt bij conflictsituaties, de noodzakelijke uitrusting, aangepaste vorming en bijscholing en op het discreet omgaan door de organisatie met zijn/haar gegevens.

De organisatie heeft recht op een correct deontologische houding van de vrijwilliger m.b.t. het naleven van de onderlinge afspraken, het respecteren van de afbakening van het werkveld, de omgang met ‘derden’, …

PRIVACY VRIJWILLIGERS

Het gemeentebestuur van Houthalen-Helchteren hecht veel waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van onze vrijwilligers. In onze  privacy policy lees je hoe we omgaan met jouw persoonsgegevens: https://www.houthalen-helchteren.be/privacy

Voor meer informatie over de wetgeving rond vrijwilligerswerk verwijzen we naar : https://www.vlaanderenvrijwilligt.be/wetgeving/