Besloten zitting

Wijziging rechtspositieregeling gemeentepersoneel: fietslease, procedure terugbetaling beeldschermbril en wijziging selectieprocedures.

Wetgeving

●        Wet van 29 juli 1991. Alle bestuurshandelingen dienen uitdrukkelijk gemotiveerd te worden.

●        Decreet Lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen.

●        Besluit van de Vlaamse Regering houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie, de rechtspositieregeling en het mandaatstelsel van het gemeentepersoneel en het provinciepersoneel en houdende enkele bepalingen betreffende de rechtspositie van de secretaris en ontvanger van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn van 7 december 2007 en latere wijzigingen.

●        Besluit van de Vlaamse Regering van 20 januari 2023 tot vaststelling van de minimale voorwaarden van de rechtspositieregeling van het personeel van lokale en provinciale besturen (BS 08.03.2023).

●        Besluit van de Vlaamse Regering van 12 maart 2021 houdende maatregelen ten gevolge van de pandemie veroorzaakt door COVID-19 en tot wijziging van de minimale voorwaarden voor de rechtspositieregeling van het personeel van de gemeenten, de centra voor maatschappelijk welzijn en de provincies is het voor lokale besturen mogelijk geworden om fietsleaseformule aan hun personeelsleden aan te bieden.

●        Rechtspositieregeling voor het gemeentepersoneel van Houthalen-Helchteren - gecoördineerde tekst.

De basistekst werd goedgekeurd door de gemeenteraad van 11 december 2008. De laatste wijziging werd door het college van burgemeester en schepenen goedgekeurd op 13 juni 2022.

●        Gemeenteraadsbesluit van 22 december 2016 – Delegatie bevoegdheid Rechtspositieregeling van het gemeentepersoneel en het Organogram en de Personeelsformatie naar het college van burgemeester en schepenen.

●        Codex over het welzijn op het werk Boek VIII.- Ergonomische belasting Titel 2.– Beeldschermen,  Gewijzigd bij KB van 14 mei 2019 tot wijziging van de codex over het welzijn op het werk, wat het periodiek gezondheidstoezicht betreft (B.S. 11.6.2019)

●        De kredieten voor het jaar 2023 zijn opgenomen in het meerjarenplan 2020-2025. Dit meerjarenplan werd door de gemeenteraad vastgesteld op 25 mei 2023.

Feiten en context

Voorstel tot wijziging rechtspositieregeling voor het gemeentepersoneel:

1. Invoering mogelijkheid tot fietslease met ingang van 01 januari 2024

Door het besluit van de Vlaamse Regering van 12 maart 2021 is het voor lokale besturen mogelijk geworden om een fietsleaseformule aan hun personeelsleden aan te bieden.

De invoering van de mogelijkheid tot fietslease voor het personeel kadert volledig binnen de beleidsdoelstellingen van het lokaal bestuur van Houthalen-Helchteren:

●        Milieu en Duurzaamheid
Het aanbieden van een fietsleasemogelijkheid aan personeelsleden zal het aantal fietsverplaatsingen doen toenemen, onder andere via elektrische fietsen voor verdere woon-werkverplaatsingen, en past dan ook binnen een toenemende maatschappelijke en gemeentelijke focus op milieubewustzijn en duurzaamheid en op zachtere verplaatsingen.

●        Welzijn
Fietsen bevordert de individuele gezondheid van medewerkers.

●        Verhoging koopkracht
Door de gunstige fiscale regeling inzake fietslease, geeft het systeem aan de personeelsleden die ervoor kiezen netto meer financiële slagkracht.

Keuze voor samenstelling budget ikv fietslease: inzet eindejaarspremie

De regelgeving voorziet dat personeelsleden op vrijwillige basis een persoonlijk budget voor voordelen ter bevordering van de fietsmobiliteit, zoals fietslease, kunnen vormen door inzet van 3 mogelijke middelen:

●        inzet van de eindejaarstoelage

●        inzet van één of meerdere bovenwettelijke vakantiedagen

●        inzet van de fietsvergoeding af te staan.

Het afstaan van een deel van de fietsvergoeding heeft financieel echter geen enkel voordeel aangezien deze vergoeding binnen de daartoe wettelijk vastgestelde grenzen sowieso niet aan RSZ-inhouding of belasting onderworpen is. Het is dan ook weinig zinvol deze piste in een lokale regeling te weerhouden.

Het inzetten van een beperkt aantal vakantiedagen levert slechts een beperkt budget op in functie van de fietslease en is bovendien technisch complex.

Het meest interessant is om te kiezen voor de formule van fietslease via afstaan van de gehele eindejaarstoelage of een deel ter persoonlijke financiering ervan. Het leasebudget wordt in dit geval samengesteld uit de bruto-eindejaarspremie, verhoogd met de patronale bijdragen op deze eindejaarspremie.

Zo beschikt het personeelslid over een aanzienlijk groter budget bij fietslease dan de netto-eindejaarspremie waar hij normaal recht op heeft.

In het voorstel is dan ook enkel gekozen voor de inzet van de eindejaarspremie om fietsleasebudget te genereren.

Financiële gevolgen voor de werkgever

Aan het uitwerken van een fietsleaseaanbod zijn voor het lokaal bestuur slechts beperkte financiële kosten verbonden.

●        Het systeem van fietslease is op zich budgetneutraal. De patronale bijdragen die het bestuur sowieso dient te betalen op de eindejaarspremie wordt omgezet en mee opgenomen in het fietsleasebudget. Wel dient er door het bestuur maandelijks een prefinanciering te gebeuren, gezien de eindejaarspremie slechts tegen het einde van ieder jaar aan het personeel wordt toegekend en kan verrekend worden in het kader van de fietslease. De leasemaatschappij factureert m.a.w. de maandelijks fietsleasekost van iedere gebruiker aan het bestuur. Het bestuur doet vervolgens op het einde van het jaar een verrekening van de eindejaarspremie van het personeelslid volgens het gekozen fietsleasebudget en dit 3 jaar achter elkaar, voor de duurtijds van de fietslease.

●        Er is wel een beperkte kost verbonden aan de automatische workflow die Cipal-Schaubroeck in het loonpakket voorziet voor het beheer van de fietslease door P&O. Cipal-Schaubroeck rekent per bestuur een eenmalige opstartkost aan voor de implementatie. Daarnaast wordt per maand per effectieve fietsleasegebruiker een gebruikerskost aangerekend van om en bij de 7 Euro (excl BTW). 

Leasepartner: Cyclis Bike Lease

Het gemeentebestuur heeft de opdracht voor fietsleasing voor het personeel van gemeente, OCMW en de Zorgvereninging van Houthalen-Helchteren gegund aan leasingmaatschappij Cyclis Bike Lease (Hendrik Van Veldekesingel 39A Bus 1.02, 3500 Hasselt).

Aanpassing rechtspositieregeling met invoering fietspolicy

Om effectief met de fietslease te kunnen starten met ingang van 01/01/2024, werd de mogelijkheid tot fietslease toegevoegd als artikel 204 bis aan de RPR en werd in bijlage 25 een fietspolicy toegevoegd, waarin alle rechten en plichten voor het personeel met betrekking tot de fietslease werden opgenomen.

1.   Procedure tot terugbetaling beeldschermbril

Voor personeelsleden die minstens de helft van hun werktijd beeldschermwerk verrichten, dient de werkgever financieel tussen te komen in de aanschaf van een beeldschermbril, indien dit nodig is voor het personeelslid.

In bijlage 26 aan de RPR werd hierrond een procedure uitgewerkt.

2.   Versoepeling selectieprocedures

De War for Talent laat zich sedert Corona ook duidelijk voelen binnen openbare besturen. Externe kandidaten hebben dikwijls de keuze uit meerdere jobaanbiedingen en maken hun keuze op basis van het concrete aanbod van een potentiële nieuwe werkgever op het vlak van:

●        Verloning

●        Extralegale voordelen

●        Werkzekerheid

●        Mogelijkheid tot telewerk

●        Flexibiliteit in werkuren - Work-life balance

●        Bedrijfscultuur

●        Moderne arbeidsmiddelen

●        Aangename werksfeer en -omgeving

●        Woon-werk afstand

●        Sterk leiderschap

●        Autonomie in de job

●        Opleidings- en doorgroeimogelijkheden

●        Aandacht voor persoonlijk welzijn op het werk

●        ....

Als lokaal bestuur Houthalen-Helchteren hebben we zeker heel wat troeven in handen en scoren we goed op een aantal van bovenstaande elementen, zoals werkzekerheid, flexibele uren, woon-werkafstand, ....

Maar daarnaast moeten we ook vaststellen dan de concurrentie vanuit de privé-markt , maar ook vanuit andere, grotere besturen een impact heeft bij aanwervingen.

Het nieuwe rechtspositiebesluit van 20 januari 2023 biedt lokale besturen ruime mogelijkheden om zich beter te profileren als aantrekkelijke werkgever door hen op verschillende HR-domeinen meer autonomie te geven.

Om de rechtspositieregeling in zijn geheel aan te pakken, dient er echter eerst een grondige oefening te gebeuren op de verschillende deeldomeinen.

Momenteel worden de mogelijkheden onderzocht om, in eerste instantie rond de uitbouw van een nieuw Loonhuis en rond en Werving & selectie, een intensieve samenwerking op te zetten binnen Limburg met geïnteresseerde besturen. Doel is voornamelijk de onderlinge concurrentie in de war for talent om te buigen naar meer onderlinge samenwerking en ons beter te profileren als lokale bestuur als aantrekkelijke werkgever tov van privé-werkgevers.

In afwachting van deze grondige aanpassing van de lokale rechtspositieregeling, is het voorstel om alvast de selectieprocedures (lichtjes) te versoepelen met volgend doel:

●        De modaliteiten tot publicatie, inschrijving en communicatie met de kandidaten aanpassen aan de huidige, digitale samenleving

●        De doorlooptijd van de aanwervingsprocedures verkorten, om korter op de bal te kunnen spelen en functies sneller te kunnen invullen

●        Versoepeling van de procedure voor interne personeelsmobiliteit

Door deze kleine aanpassingen kunnen we alvast enkele QuickWins realiseren op het vlak van werving en selectie, wat absoluut noodzakelijk is in het licht van de pensioneringsgolf waar we nog steeds midden in zitten.

3.   Aanpassing bijlage 3 van de rechtspositieregeling: Decretale graden - bijzondere aanwervings- en  bevorderingsvoorwaarden en selectieprocedure

In het licht van de toekomstige pensionering van de financieel directeur in 2024 dient nog dit jaar gestart te worden met de selectieprocedure ter vervanging.

In aanloop naar deze procedure werden de diplomavoorwaarden en de selectieprocedures voor de decretale graden werden de diplomavoorwaarden en de selectieprocedures geactualiseerd.

De gemeenteraad is als aanstellende overheid van de decretale graden echter bevoegd om de aanwervings- en bevorderingsvoorwaarden en het examenprogramma van de decretale graden vast te stellen.

Dit punt zal dan ook voorgelegd worden op de eerstvolgende gemeenteraad, waar tevens zal gevraagd worden over te gaan tot de openstelling van de functie van financieel directeur.

Adviezen

Op 28 september 2023 werd een protocol van akkoord afgesloten met de representatieve vakorganisaties met betrekking tot bovenstaande aanpassingen van de rechtspositieregeling. Dit protocol van akkoord is tevens toegevoegd in bijlage.

Financieel advies, opgemaakt door P&O

Deze meerkost voor de fietslease is niet voorzien in de personeelsbegroting 2023 en het meerjarenplan en dient bijgevolg opgenomen te worden in de aanpassing MJP voor 2023.

De exacte kostprijs is moeilijk te bepalen aangezien we momenteel geen zicht hebben op het aantal personeelsleden dat effectief zal instappen in de fietslease.

Ook de kosten voor de terugbetaling van een beelschermbril dient opgenomen te worden in de aanpassing MJP voor 2023.

De versoepeling van de selectieprocedures genereert mogelijk een kleine besparing in de toekomst om volgende redenen:

●        Beperking van publicatiekosten: door gebruik van sociale media ipv kranten

●        Geen verplichting meer om externe juryleden in te schakelen, waardoor onkostenvergoedingen vermeden kunnen worden

●        Bij selectieprocedures op niveau Cv wordt de psychotechnische proef, uitgevoerd door een extern selectiebureau geschrapt.

Besluit het college:

Artikel 1

Het college van burgemeester en schepenen gaat akkoord met de voorgestelde aanpassingen aan de rechtspositieregeling voor het gemeentepersoneel, zoals opgenomen in bijlage.

De wijzigingen hebben betrekking op :

●        de implementatie van de mogelijkheid tot fietslease voor het personeel via de inzet van de eindejaarstoelage met toevoeging bijlage 25: fietspolicy

●        De toevoeging van de procedure tot terugbetaling beeldschermbril als bijlage 26 aan de rechtspositieregeling

●        Versoepeling van de selectieprocedures

●        Aanpassing bijlage 3 aan de rechtspositieregeling: Decretale graden - bijzondere bevorderings- en aanwervingsvoorwaarden en selectieprocedure.

Artikel 2

De financiële middelen voor de uitvoering van deze aanpassingen worden voorzien via de aanpassing van het MJP 2020-2025 in het najaar van 2023.

Artikel 3

Deze wijzigingen aan de rechspositieregeling gaan in vanaf datum van beslissing, zijnde 2 oktober 2023, met uitzondering van de aanpassing van bijlage 3 aan de rechtspositieregeling (Decretale graden: bijzondere aanwervings- en bevorderingsvoorwaarden en selectieprocedure).

Dit onderdeel wordt ter bekrachtiging voorgelegd op de eerstvolgende gemeenteraad, bevoegd als aanstellende overheid van de decretale graden, zoals bepaald in het decreet lokaal bestuur.