Besloten zitting

Aanpassing organogram en personeelsformatie Lokaal bestuur Houthalen-Helchteren

Wetgeving

Wet van 29 juli 1991. Alle bestuurshandelingen dienen uitdrukkelijk gemotiveerd te worden.

Beginselen van behoorlijk bestuur.

Decreet Lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen.

Besluit van de Vlaamse Regering houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie, de rechtspositieregeling en het mandaatstelsel van het gemeentepersoneel en het provinciepersoneel en houdende enkele bepalingen betreffende de rechtspositie van de secretaris en ontvanger van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn van 7 december 2007 en latere wijzigingen.

Besluit van de Vlaamse Regering van 20 januari 2023 tot vaststelling van de minimale voorwaarden van de rechtspositieregeling van het personeel van lokale en provinciale besturen (BS 08.03.2023).

Rechtpositieregeling voor het personeel van het lokaal bestuur van Houthalen-Helchteren, goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen op 25/11/2024 - van toepassing vanaf 01/01/2025 en latere wijzigingen.

Vaststelling van het gezamenlijk organogram en personeelsformatie van het gemeentebestuur en OCMW van Houthalen-Helchteren, goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen op 4 juli 2022 en door het vast bureau van het OCMW op 31 januari 2023.

Gemeenteraadsbesluit van 22 december 2016 – Delegatie bevoegdheid Rechtspositieregeling van het gemeentepersoneel en het Organogram en de Personeelsformatie naar het college van burgemeester en schepenen.

De kredieten voor het jaar 2026 zijn opgenomen in het meerjarenplan 2026-2031. Dit meerjarenplan werd door de gemeenteraad vastgesteld op 15 december 2025.

Het protocol van akkoord van het Bijzonder Onderhandelingscomité van 19 oktober 2026, zoals toegevoegd in bijlage.

Feiten en context

A. Toelichting ontwerp organogram en gewijzigde personeelsformatie

Historiek

Organogram 2022

De laatste grondige organogramwijziging dateert van september 2022.

Toen werd vooral ingezet op volgende pijlers:

●      Versterking strategisch management binnen de organisatie

●      Uitbouw van het middenkader binnen diverse teams

●      Verhoging van het niveau van deskundigheid van medewerkers

Inmiddels is het middenkader volledig uitgebouwd volgens het organogram en werden een aantal functies intern na bevorderingsprocedures hoger ingeschaald.

Limburgs loonhuis: stand van zaken

Het lokaal bestuur van Houthalen-Helchteren is één van de 43 gemeenten die in december 2023 zijn ingestapt in het project Limburgs Loonhuis, waarbij een totaal nieuw verloningsbeleid wordt uitgewerkt op Limburgs niveau. Houthalen-Helchteren maakt, naast Genk, Hasselt en Lanaken, deel uit van de stuurgroep rond dit project.

De conceptfase is al enige tijd afgerond: er werd een volledig nieuw functieclassificatie- en loonhuis met bijhorende HR-instrumenten ontwikkeld in samenwerking met Hudson.

Inmiddels werd Hudson opnieuw, via een aanbesteding door Poolstok, geselecteerd om de deelnemende besturen te begeleiden in de implementatiefase.

Tegen het einde van 2026 zijn alle deelnemende besturen in de mogelijkheid om een simulatieoefening uit te voeren binnen de eigen organisatie naar de organisatorische, maar vooral ook de financiële impact van een mogelijke implementatie van het nieuwe loonhuis.

Aan de hand van de weging van functies in de eigen organisatie volgens het nieuwe Limburgse functiemodel, kan een inschatting gemaakt worden van de mogelijke financiële impact. Op basis van het resultaat van deze oefening kan ieder bestuur een beslissing nemen of de implementatie van het nieuwe loonhuis geheel of gedeeltelijk financieel haalbaar en wenselijk is in de eigen organisatie.

Of en wanneer deze oefening voor het lokaal bestuur van Houthalen-Helchteren kan gebeuren en onder welke vorm, is mede afhankelijk van de lopende begrotingsbesprekingen.

Huidig organogramvoorstel 2026

Gezien bepaalde hiërarchische lijnen in het organogramvoorstel wijzigen, wordt ervoor gekozen om toch al beperkte wijzigingen formeel te laten goedkeuren, ongeacht een mogelijke grotere oefening in de  toekomst. Het is immers belangrijk dat deze hiërarchische lijnen formeel zijn vastgelegd zodat de rechtszekerheid van iedere individuele medewerker in functie van feedback en evaluatie gegarandeerd blijft.

Elementen in het nieuwe ontwerp:

●        Personeelsequipe op 30/09/2026

In dit organogramvoorstel zijn het aantal VTE's opgenomen op basis van de situatie op 30/09/2026:

Alle medewerkers in dienst op 30/09/2026 met een contract voor onbepaalde duur of een vaste aanstelling volgens hun aanstellingsbreuk.

●        "Afslanking" organogram van 2022
 

 In het nieuwe organogram zijn heel wat functies geschrapt: van 322,28 VTE in 2022 t.o.v. 302,98 in 2026. Dit is echter een technische operatie. In de praktijk werd er geen personeel afgebouwd.

Verklaring:

○        In het organogram van 2022 werden, naast de bestaande personeelsequipe, 25 extra coördinerende en deskundige functies (op A, B en Cx niveau) ingeschreven die nog ingevuld moesten worden, bovenop de bestaande personeelsequipe.

Het was niet zozeer de bedoeling een uitbreiding van personeel te doen, wel om de deskundigheid van de bestaande personeelsequipe te verhogen.

Daarom werden bijna al deze functies via interne bevorderingsprocedures ingevuld. De oude functies van de medewerkers die bevorderd zijn, werden niet of anders ingevuld.

○        Sinds de invoering van ons re-integratiebeleid op 01/01/2025, zijn er 14 langdurig zieke medewerkers (meer dan 1 jaar ziek) definitief arbeidsongeschikt verklaard wegens medische overmacht. Een aantal medewerkers waren al definitief vervangen tijdens hun ziekte, waardoor deze functies dubbel in het organogram waren opgenomen. In het nieuwe voorstel werden deze dubbels geschrapt.

○        In het nieuwe organogram zijn er slechts 3 niet ingevulde functies opgenomen:

■        1 VTE Bv conceptueel deskundige Overheidsopdrachten

■        1 VTE Bv conceptueel deskundige ICT

■        1 VTE Bx conceptueel hoofddeskundige Mobiliteit

●        Hiërarchische wijzigingen

○        Financieel Management:

■        Het team financieel management wordt niet langer aangestuurd door een groepscoördinator, maar valt rechtstreeks onder de bevoegdheid van de financieel directeur.

■        Het team organisatiebeheer wordt onttrokken aan het beleidsdomein Interne zaken en eveneens onder de verantwoordelijkheid gebracht van de financieel directeur.

○        Strategisch Management:

■        Schrapping luik digitalisering: bij wijze van besparing werd de expert digitaliseren na overleg geheroriënteerd naar de functie van groepscoördinator Bibliotheek. Projecten rond digitalisering worden voortaan door het team van de bib getrokken.

○        HR-management:

■        Binnen Personeel & Organisatie is er geen opsplitsing meer in team Gemeente en Team Zorg & OCMW. Er is een eenduidige aansturing door de HR-coördinator van het volledige team

○        Interne zaken:

■        Het team organisatiebeheer wordt onttrokken aan het beleidsdomein Interne zaken en wordt onder de verantwoordelijkheid gebracht van de financieel directeur in functie van beleidsrapportering

■        Het kopieercentrum werd inmiddels afgebouwd.

○        Dienstverlening:

■        Het onthaal vormt geen onderdeel meer van team communicatie, maar wordt bij burgerzaken gevoegd, om de personeelsplanning aan de onthaalbalie en de balies burgerzaken makkelijker te kunnen organiseren.

○        Patrimonium: hier is de grootste herschikking gebeurd

■        Team omgevingsvergunning en huisvesting worden samengevoegd in 1 team Omgeving en wonen onder 1 groepscoördinator

■        De technische ploeg gebouwen wordt uit de regie onttrokken en ondergebracht onder de groepscoördinator Gebouwen. Op deze manier komt bij de groepscoördinator Regie enige ruimte vrij in functie van inhoudelijke opdrachten in kader van de aanleg van de Noord-Zuid.

■        Het team Openbaar Domein wordt volgens inhoud opgesplitst in een aantal, voor de buitenwereld duidelijk herkenbare, subteams.

■        De regie wordt hernoemd naar technische dienst. Naast het magazijn, de technische ploegen openbaar domein en Logistiek & Evenementen, is er ook een deskundige functie op B-niveau in rechtstreekse administratieve ondersteuning van de groepscoördinator, om de extra werklast binnen het team in functie van de aanleg Noord-Zuid te spreiden.

○        Vrije Tijd:

■        Hier werd enkel de naamgeving gewijzigd.

●        Het Cultuurcentrum wordt Cultuurhuis

●        Vrijetijdsdiensten wordt Recreatie

○        Welzijn:

■        Het team doelgroepenwerking wordt omgevormd naar team Wijkwerking en Inclusie

■        Het team preventie wordt Maatschappelijke veiligheid

○        Overlegstructuren:

■        Ook werden de formele overlegstructuren in kaart gebracht. Met name het managementteam, het hoger Managementteam, het kernteam strategische projecten en het coördinatorenoverleg.

■        De leidinggevende functies zijn rood omkaderd.

B. ORGANOGRAMVOORSTEL

Zie detail in bijlage

LOKAAL BESTUUR HOUTHALEN-HELCHTEREN

C. PERSONEELFORMATIE

Op 19/10/2026 werd er een protocol van akkoord afgesloten met de representatieve vakorganisaties over bovenstaand organogramvoorstel. (zie bijlage).

Financieel advies

Alle functies, op 3 na, zijn reeds voorzien in het huidige, goedgekeurde meerjarenplan 2026-2031.

De 3 bijkomende functies zijn opgenomen in het nieuwe begrotingsvoorstel, maar zullen worden ingevuld indien de nodige budgetten ook effectief zijn opgenomen in de nieuwe meerjarenbegroting 2027-2031.

Besluit het college:

Artikel 1

Het organogram Lokaal Bestuur Houthalen-Helchteren en de bijhorende personeelsformatie goed te keuren.

Artikel 2

Onder voorbehoud van goedkeuring van dit organogram en deze personeelsformatie door het Vast Bureau van het OCMW, is dit organogram van toepassing vanaf 1 november 2026.