Besloten zitting

Wijziging rechtspositieregeling gemeentepersoneel: invoering afsprakenkader Telewerk.

Wetgeving

●        Wet van 29 juli 1991. Alle bestuurshandelingen dienen uitdrukkelijk gemotiveerd te worden.

●        Decreet Lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen.

●        Besluit van de Vlaamse Regering houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie, de rechtspositieregeling en het mandaatstelsel van het gemeentepersoneel en het provinciepersoneel en houdende enkele bepalingen betreffende de rechtspositie van de secretaris en ontvanger van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn van 7 december 2007 en latere wijzigingen.

●        Rechtspositieregeling voor het gemeentepersoneel van Houthalen-Helchteren - gecoördineerde tekst.

De basistekst werd goedgekeurd door de gemeenteraad van 11 december 2008. De laatste wijziging werd door het college van burgemeester en schepenen goedgekeurd op 29 juni 2020.

●        Gemeenteraadsbesluit van 22 december 2016 – Delegatie bevoegdheid Rechtspositieregeling van het gemeentepersoneel en het Organogram en de Personeelsformatie naar het college van burgemeester en schepenen.

●        De kredieten voor het jaar 2022 zijn opgenomen in het meerjarenplan 2020-2025. Dit meerjarenplan werd door de gemeenteraad vastgesteld op 16 november 2021.

Feiten en context

Voor de Corona-pandemie uitbrak, was er voor het gemeentepersoneel enkel occasioneel telewerk mogelijk, volgens de regels opgenomen in het arbeidsreglement (bijlage 9 van de Rechtspositieregeling van het gemeentepersoneel, art 45).

De grootste motivator om telewerk in te voeren in ondernemingen was toen nog het mobiliteitsaspect: telewerk werd vooral ingezet om de verplaatsingstijd en de verplaatsingskosten van woon-werkverkeer te verminderen.

Deze drijfveer was voor het gemeentebestuur nauwelijks van toepassing omdat de meeste medewerkers in (de buurt van) Houthalen-Helchteren wonen. Occasioneel telewerk werd dan ook beschouwd als het maximaal haalbare.

Het verplichte telewerk tijdens de corona-pandemie heeft echter heel wat andere voordelen van het telewerken aan het licht gebracht, o.a.:

●        Mogelijkheid om geconcentreerd te werken, zonder gestoord te worden.

●        Betere worklife-balance: aangezien er geen verplaatsingen moeten gemaakt worden naar de werkplek, is er meer vrijheid om te bepalen wanneer men werkt.

●        De telewerkplek biedt voor een aantal medewerkers ook de nodige rust, weg van de drukte van de landschapskantoren.

●        Vergaderen op afstand is vaak efficiënter: er wordt geen tijd verspild aan verplaatsingen, aan de fysieke ontvangst van de gasten...

Einde 2020 werd er in volle Coronatijd een interne bevraging gedaan bij het gemeente- en OCMW-personeel omtrent hun bevindingen inzake telewerk.

Deze enquête was een groot succes: 123 medewerkers van de om en bij 145 telewerkers van toen hebben de enquête ingevuld.

Uit deze enquête bleek reeds dat 87% van de respondenten op termijn minstens 2 dagen/week zou willen telewerken.

Nu de laatste maatregelen met betrekking tot de Corona-pandemie stilaan uit het dagelijks leven verdwenen zijn, is het de hoogste tijd een structureel kader inzake telewerk te implementeren in de organisatie.

Aan het college van burgemeester wordt dan ook een voorstel afsprakenkader telewerk ter goedkeuring voorgelegd.

In het voorstel van afsprakenkader telewerk wordt rekening gehouden met 3 belangrijke principes die we in onze organisatie hoog in het vaandel dragen:

●        de dienstverlening naar de klant/burger komt steeds op de 1ste plaats: hier is het echter niet zozeer van belang op welke manier de klant/burger geholpen wordt: via een fysieke afspraak of digitaal. Belangrijker is dàt de klant geholpen wordt en dit binnen een aanvaardbare termijn.

●        Verbondenheid met de organisatie en met elkaar: hiervoor is het noodzakelijk dat collega's ook mekaar ook voldoende fysiek ontmoeten, zowel in het eigen team als in de bredere organisatie. Een minimum aanwezigheid op de werkvloer is dan ook vereist.

●        Maximaal aandacht voor het individueel welzijn van de medewerker: door de mogelijkheid te bieden aan een zeer grote groep medewerkers om 1 of meerdere dagen per week te telewerken dragen we bij aan een betere worklife-balance. De rustige werkplek op afstand kan ook een welgekomen afwisseling bieden, naast de drukte van werken in landschapskantoren met veel sociale interactie.

Beknopte inhoud van het voorstel tot aanpassing rechtspositieregeling voor het gemeentepersoneel, zoals integraal toegevoegd in bijlage:

●        Toevoeging Bijlage 24: Afsprakenkader Telewerk

 Inhoud:

1. ALGEMENE BEPALINGEN

2. TOEPASSINGSGEBIED

3. BASISVOORWAARDEN

4. FREQUENTIE EN TIMING

5. ORGANISATIE VAN HET TELEWERK

6. PROCEDURE VOOR DE AANVRAAG TELEWERK

7. RESULTAATGERICHT WERKEN

8. RECHTEN EN PLICHTEN VAN DE TELEWERKER

9. WELZIJN OP HET WERK

10.TECHNISCHE ONDERSTEUNING en VOORZIENE MIDDELEN

11.TOELAGEN, VERGOEDINGEN EN SOCIALE VOORDELEN

12.STOPZETTING TELEWERK

●        Wijziging Bijlage 9: Arbeidsreglement:

 3.5 TELEWERK

 Art 45.

De bestaande omschrijving in Art 45. rond occasioneel telewerk wordt volledig geschrapt en vervangen door volgende bepaling:

"De bepalingen inzake structureel en occasioneel telewerk zijn opgenomen in bijlage 24 van de rechtspositieregeling van het gemeentepersoneel “Afsprakenkader telewerk” .

Adviezen

Op 20/05/2022 werd een protocol van akkoord afgesloten met de representatieve vakorganisaties met betrekking tot dit afsprakenkader Telewerk. Dit protocol van akkoord is tevens toegevoegd in bijlage.

Financieel advies, opgemaakt door P&O

De kost voor de uitbetaling van de forfaitaire vergoeding van 20 Euro per maand voor de internetaansluiting wordt geraamd op 48.000 Euro voor zo'n 200 telewerkers.

Deze meerkost is niet voorzien in de personeelsbegroting 2022 en het meerjarenplan en dient bijgevolg opgenomen te worden in de aanpassing MJP voor 2023.

Randbemerking: De meerkost kan gedeeltelijk gecompenseerd worden door het gegeven dat voor de telewerkdagen geen fietsvergoeding dient uitbetaald te worden.

Besluit het college:

Artikel 1

Het college van burgemeester en schepenen gaat akkoord met de voorgestelde aanpassingen aan de rechtspositieregeling voor het gemeentepersoneel, zoals opgenomen in bijlage.

De wijzigingen hebben betrekking op :

●        Toevoeging Bijlage 24: Afsprakenkader Telewerk

Inhoud:

1. ALGEMENE BEPALINGEN

2. TOEPASSINGSGEBIED

3. BASISVOORWAARDEN

4. FREQUENTIE EN TIMING

5. ORGANISATIE VAN HET TELEWERK

6. PROCEDURE VOOR DE AANVRAAG TELEWERK

7. RESULTAATGERICHT WERKEN

8. RECHTEN EN PLICHTEN VAN DE TELEWERKER

9. WELZIJN OP HET WERK

10.TECHNISCHE ONDERSTEUNING en VOORZIENE MIDDELEN

11.TOELAGEN, VERGOEDINGEN EN SOCIALE VOORDELEN

12.STOPZETTING TELEWERK

●        Wijziging Bijlage 9: Arbeidsreglement
Schrapping inhoud artikel 45 en vervanging door:
"De bepalingen inzake structureel en occasioneel telewerk zijn opgenomen in bijlage 24 van de rechtspositieregeling van het gemeentepersoneel “Afsprakenkader telewerk” .

Artikel 2

De financiële middelen voor de invoering van dit telewerkkader worden voorzien via de aanpassing van het MJP 2020-2025 in het najaar van 2022.

Artikel 3

Deze wijzigingen aan de rechspositieregeling gaan in vanaf 01 september 2022.