Openbare zitting

Subsidiereglement jeugdverenigingen - Goedkeuring.

Wetgeving

•         Wet van 14/11/1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen

•         De beslissing tot verlening van de toelage bepaalt de aard, de omvang, de aanwendingsvoorwaarden van de toelage en welke verantwoording van de toelagetrekker wordt geëist.

•         Artikel 41, § 2, 23° van het Decreet over het lokaal bestuur het vaststellen van subsidiereglementen en het toekennen van nominatieve subsidies is een bevoegdheid die niet kan worden gedelegeerd aan het college van burgemeester en schepenen

Feiten en context

De voorbije jaren werd duidelijk dat het huidige subsidiereglement niet meer voor alle jeugdverenigingen van toepassing is. Om deze reden werd er gewerkt aan een nieuw subsidiereglement.

De doelstelling van het nieuwe reglement is:

•         Vereenvoudiging

•         digitalisering

•         duidelijk en meetbaar

•         verenigingen motiveren voor een kwalitatief aanbod

•         stimuleren voor het organiseren van projecten rond de beleidsdomeinen: armoede, duurzaamheid en verdraagzame samenleving

•         nieuwe initiatieven stimuleren

Het subsidiereglement werd toegelicht en besproken in de jeugdraad van 12 april 2021 en 26 mei 2021.

Adviezen

•         Jeugdraad 26 mei 2021: positief. De leden van de jeugdraad kunnen zich zeker vinden in het nieuwe subsidiereglement. Voor hen is het duidelijk dat dit subsidiereglement het zal vergemakkelijken voor hen.

•         Team financiën: beleidsbevoegdheid

Besluit de gemeenteraad met algemene stemmen:

Artikel 1

Het hierna volgende subsidiereglement goed te keuren:

Subsidiereglement jeugdverenigingen Houthalen-Helchteren

INLEIDING

Binnen de perken van de kredieten, goedgekeurd in het gemeentelijk budget, kunnen aan de geregistreerde jeugdwerkinitiatieven, tenzij anders vermeld in de bijbehorende artikels, subsidies worden verleend.

Om een geregistreerde vereniging te worden dient de vereniging zich aan te melden via de gemeentelijke website www.Houthalen-Helchteren.be/....

De subsidieberekening omvat telkens een periode van één werkingsjaar en loopt van 1 september tot en met 31 augustus. Alle documenten moeten ten laatste op 30 september ingediend zijn.

HOOFDSTUK 1: SUBSIDIËRING VAN JEUGBEWEGINGEN EN HUN KAMPEN

Begrippen

Wat is een jeugdbeweging en wat is een kamp?

Een jeugdbeweging is een groepering die zich richt naar jongeren tussen 6-18 jaar.

Ze houden zich bezig met spelactiviteiten op wekelijkse of tweewekelijkse basis.

Deze spelactiviteiten worden begeleid door monitoren.

Van de groep monitoren is er minstens één meerderjarige die de eindverantwoordelijkheid voor zijn/haar rekening neemt.

Een kamp is een verblijf met minstens 1 overnachting.

Dit kamp kan doorgaan in de eigen accommodatie of op locatie.

Artikel 1: Vereisten

• De jeugdbeweging moet een vaste werking hebben in Houthalen-Helchteren.

• Voor alle leden en leiding/monitoren moet een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid afgesloten worden.

• Enkel het aantal activiteiten met de volledige jeugdbeweging worden bijgehouden (geen weekenden etc.).

• De officiële ledenlijsten moeten 2x per jaar doorgestuurd worden. Dit kan ofwel door een officiële ledenlijst via de koepel of een overzicht van verzekerde leden.

Artikel 2: Werkingssubsidie

• We werken met een puntensysteem waarbij elk punt overeenkomt met het bedrag van 0,40€.

• Elke vereniging krijgt een basissubsidie van 20 punten (x 0,4€ per lid = 8€) per ingeschreven lid.

• De vereniging krijgt extra subsidies op basis van het aantal activiteiten (0,4€ per ingeschreven lid per (twee)wekelijkse activiteit).

• Maximum één activiteit per week komt in aanmerking voor de werkingssubsidie.

Voorbeeld: KAJ heeft 40 leden en leiding en ze organiseren dit werkjaar 30 activiteiten.

De KAJ krijgt dus voor dit werkjaar 800€ aan werkingssubsidies.

Bij de berekening van de activiteitensubsidie gaan we er vanuit dat de verhouding van het aantal leden dat effectief aanwezig is op de wekelijkse activiteiten voor elke vereniging ongeveer hetzelfde is als  het ingeschreven ledenaantal.

Hierdoor moeten jullie niet wekelijks de aanwezigheden bijhouden, enkel het aantal activiteiten met de volledige werking.

• Basissubsidie  = 40 x 20 x 0,40€ = 320€

• Activiteitensubsidie = 40 x 30 x 0,40€ = 480€

Artikel 3: Kamp- en weekendsubsidie

• De kampen of weekends worden gesubsidieerd op basis van het aantal leden en het aantal dagen.

• Per aanwezig lid, leiding of kookouder heeft de jeugdbeweging recht op 0,60€ per kampdag.

• Wat telt mee als kampdag?

De dagen aaneengeschakeld door een overnachting tijdens een weekend of een kamp ongeacht de locatie.

Voorbeeld: KAJ gaat met hun twee jongste groepen (20 leden, leiding en kookploeg) op weekend van zaterdag tot zondag in hun eigen lokalen.

De weekendsubsidie bedraagt in dit geval 2 dagen x 20 leden, leiding en kookploeg x 0,60€ = 24€

• Bij de berekening van de kamp- en weekendsubsidie kijken we dus wel naar het effectieve aantal deelnemers.

Jullie bezorgen ons een overzicht van het aantal ingeschreven leden, leiding en kookploeg en de periode van het weekend of het kamp.

Artikel 4: Uitbreidingssubsidie

MINI uitbreidingssubsidie: Niet van toepassing voor jeugdbewegingen

MEDIUM uitbreidingssubsidie:  

• Deze subsidie kan je krijgen als je jeugdbeweging werkt rond één van de beleidsthema’s armoede, duurzaamheid, verdraagzame samenleving.

• Tot 500€ per aanvraag

• 2x per jaar aan te vragen met een goede motivatie waarom dit een uitzonderlijk evenement is waar er duidelijk oog is voor de beleidsthema’s.

• Mogelijkheid om dit samen met een andere vereniging aan te vragen wanneer er duidelijk aantoonbaar initiatief is gekomen van beide verenigingen

• niet cumuleerbaar met andere uitbreidingssubsidies voor eenzelfde initiatief.

LARGE uitbreidingssubsidie:   

• Jullie organiseren een evenement waar er aantoonbaar inspanningen worden gedaan ivm veiligheid, sensibiliseren rond drugs en alcohol, milieu,…

• Tot 750€ per aanvraag

• 1x per jaar aan te vragen met een goede motivatie waarom dit een uitzonderlijk evenement is waar er duidelijk oog is voor gevraagde zaken.

• Mogelijkheid om dit samen met een andere vereniging aan te vragen wanneer er duidelijk aantoonbaar initiatief is gekomen van beide verenigingen

• Niet cumuleerbaar met andere uitbreidingssubsidies voor eenzelfde initiatief.

Animator cursus: 

• 5 euro per leiding met animatordiploma per werkjaar 

• Diploma(‘s) doorsturen

• Diploma’s die hiervoor in aanmerking zullen komen vind je terug in hoofdstuk 3.4 diploma’s en vormingen

Cursus vzw-wetgeving: 

• 6 euro per lid met diploma of getuigschrift per werkjaar

• Diploma(‘s) doorsturen

• Diploma’s die hiervoor in aanmerking zullen komen vind je terug in hoofdstuk 3.4 diploma’s en vormingen

Artikel 5: Deadlines

• De subsidieberekening omvat telkens een periode van één werkingsjaar en loopt van 1 september tot en met 31 augustus.

• Per werkingsjaar worden er door de jeugdbewegingen twee officiële ledenlijsten en activiteitenkalender van de afgelopen activiteiten doorgestuurd naar het college van Burgemeester en Schepenen (info@houthalen-helchteren.be)

• Voor de jeugdbewegingen omvatten de verslagen volgende periodes:

o 1ste periode van 1 september tot en met 29 februari (ledenlijst + activiteitenkalender uiterlijk 31/03 indienen).

o 2de periode van 1 maart tot en met 31 augustus (ledenlijst + activiteitenkalender uiterlijk 30/09 indienen).

Bij de berekening van de periode 01/09 – 29/02 kijken we naar het ledenaantal op 30/09. Het is dus belangrijk om deze data in het achterhoofd te houden zodat de leden zeker op tijd worden ingeschreven om mee te tellen voor de subsidies.

HOOFDSTUK 2: SUBSIDIËRING VAN JEUGDHUIZEN

Begrippen

Wat is een jeugdhuis ?

Een jeugdhuis is een vereniging van jongeren die meestal door jongeren zelf opgericht wordt.

Bij voorkeur worden ze opgericht als vzw’s. Hun werking draait rond jongeren.

Verschillende activiteiten kunnen hier aan bod komen: workshops, caféavonden, vormingen,… 

Jongeren staan hier altijd centraal.

Jeugdhuizen hebben regelmatig werking.

Artikel 1: Vereisten en werkingssubsidie

We maken hier een onderscheid tussen startende/experimentele jeugdhuiswerkingen (1.1) en gevestigde werkingen (1.2.).

1.1. instapmodel/experiment:

• De werking moet doorgaan op het grondgebied van Houthalen-Helchteren.

• Er is geen vaste locatie nodig.

• We vragen om de jeugdhuiswerking te registreren via de gemeentelijke website zodat we de basisgegevens en gegevens van het bestuur hebben.

• De werking moet een verzekering Burgerlijke Aansprakelijkheid (BA) hebben voor het bestuur, dat uit minimum 3 bestuursleden (min. 1 is 18 jaar) bestaat.

• Er moeten minimum 3 activiteiten per jaar georganiseerd worden.

• De activiteiten zijn openbaar/toegankelijk voor alle jongeren.

• De werking beschikt over een actieve facebookpagina en/of website waar oa. de activiteiten kenbaar gemaakt worden.

Het basisbedrag voor dit instapmodel is 150€ nl. de starterspremie zoals beschreven in hoofdstuk 3, 3.3. starters, maar kan aangevuld worden met de uitbreidingssubsidie.

1.2. Gevestigde werking:

• De werking moet doorgaan op het grondgebied van Houthalen-Helchteren

•  Het jeugdhuis moet een vaste locatie hebben.

• We vragen om de jeugdhuiswerking te registreren via de gemeentelijke website zodat we de basisgegevens en gegevens van het bestuur en vrijwilligers hebben.

• Het jeugdhuis moet een verzekering Burgerlijke Aansprakelijkheid (BA) hebben voor het bestuur en vrijwilligers, dat uit minimum 3 bestuursleden (min. 1 is 18 jaar) en 7 vrijwilligers bestaat.

• Het jeugdhuis moet minimum 25 openingsdagen per jaar hebben.

• De activiteiten zijn openbaar/toegankelijk voor alle jongeren.

• De werking beschikt over een actieve facebookpagina en/of website waar oa. de activiteiten kenbaar gemaakt worden.

• Het jeugdhuis moet aangesloten zijn bij Formaat

• Het jeugdhuis moet een vzw zijn.

• Het jeugdhuis heeft een huishoudelijk reglement met alcohol- en drugsbeleidplan.

Het basisbedrag voor de gevestigde werking is 1000€, maar kan aangevuld worden door de uitbreidingssubsidie.

Artikel 2: Uitbreidingssubsidie

MINI uitbreidingssubsidie: 

• Voor elke activiteit waar alcohol niet centraal staat.

• 150€ per evenement.

• Max. 10x per jaar.

• Goede motivatie doorsturen waarom dit een uitbreidingssubsidie verdient.

• Zorg voor een facebook evenement en steek dit in de bijlage

• Eénzelfde activiteit komt 1x per werkjaar in aanmerking voor deze subsidies.

MEDIUM uitbreidingssubsidie:

• Deze subsidie kan je krijgen als je jeugdhuis werkt rond één van de beleidsthema’s armoede, duurzaamheid, verdraagzame samenleving

• Tot 500€ per aanvraag

• 2x per jaar met een goede motivatie waarom dit een uitzonderlijk evenement is waar er duidelijk oog is voor de beleidsthema’s.

• Mogelijkheid om dit samen met een andere vereniging aan te vragen wanneer er duidelijk aantoonbaar initiatief is gekomen van beide verenigingen

• niet cumuleerbaar met andere uitbreidingssubsidies voor eenzelfde initiatief.

LARGE uitbreidingssubsidie:   

• Jullie organiseren een evenement waar er aantoonbaar inspanningen worden gedaan ivm veiligheid, sensibiliseren rond drugs en alcohol, milieu,…

• Tot 750€ per aanvraag

• 1x per jaar aan te vragen met een goede motivatie waarom dit een uitzonderlijk evenement is waar er duidelijk oog is voor gevraagde zaken.

• Mogelijkheid om dit samen met een andere vereniging aan te vragen wanneer er duidelijk aantoonbaar initiatief is gekomen van beide verenigingen

• Niet cumuleerbaar met andere uitbreidingssubsidies voor eenzelfde initiatief.

Cursus vzw-wetgeving: 

• 6 euro per bestuurslid met diploma of getuigschrift per werkjaar

• Diploma(‘s) doorsturen

• Diploma’s die hiervoor in aanmerking zullen komen vind je terug in hoofdstuk 3.4 diploma’s en vormingen

HOOFDSTUK 3: SUBSIDIËRING VAN SPEELPLEINENWERKINGEN

Begrippen

Wat is een speelpleinwerking ?

Een speelpleinwerking  is een organisatie voor kinderen en jongeren die enkel in de schoolvakanties op regelmatige basis activiteiten aanbiedt.

De focus van een speelpleinwerking ligt op jongeren tussen de 5 en 18 jaar.

Er worden verschillende activiteiten met de leden gedaan om de vrijetijdsbesteding van de doelgroep zo gevarieerd mogelijk te maken.

Artikel 1: vereisten en werkingssubsidie

Een speelplein organiseert activiteiten op regelmatige basis doorheen de vakantie.

• We werken met een puntensysteem waarbij elk punt overeenkomt met het bedrag van 0,80€.

• Elke vereniging krijgt een subsidie van €0.8 per lid per activiteit

• Gezien de aard van de vereniging telt elke activiteit georganiseerd voor heel de groep mee als activiteit. Activiteiten die enkel bedoeld zijn voor een deel van de groep tellen niet mee.

• We subsidiëren op basis van het aantal aanwezige leden. Daarom zal het nodig zijn om voor elke dag een ledenlijst bij te houden. Ook leiding mag meegerekend worden in deze telling.

Voorbeeld: Het speelplein telt 250 leden. Ze hebben doorheen de vakantie 20 dagen dat ze activiteiten doen. 250 leden die 20 dagen activiteit doen aan €0.8 per lid per dag houdt in dat ze €4000 subsidie zullen ontvangen.

Animator cursus:

• 5 euro per leiding met animatordiploma per werkjaar  

• Diploma(‘s) doorsturen

• Diploma’s die hiervoor in aanmerking zullen komen vind je terug in hoofdstuk 3.4 diploma’s en vormingen

HOOFDSTUK 4: PROJECTEN

3.1. Niet-traditionele jeugdwerkvormen

Begrip

Dit gaat over werkingen die heel het jaar door activiteiten organiseren.

Met deze subsidie willen we jeugdorganisaties ondersteunen die niet dadelijk ondergebracht kunnen worden onder de traditionele vormen van jeugdwerk (jeugdbewegingen, jeugdhuizen en speelpleinen).

Ondersteuning

Deze werkingen kunnen onkosten indienen op basis van facturen die duidelijk gelinkt zijn aan de werking voor een maximum bedrag van 750 euro per werkjaar

Werkwijze

Je dient hiervoor een aanvraag in bij info@houthalen-helchteren.be

De beoordeling van de aanvraag gebeurt door het college van Burgemeester en Schepenen

3.2. Projectsubsidie

Begrip

Projectsubsidies zijn bedoeld voor organisaties die rond een bepaald project werken. Het einddoel is altijd een duidelijk product gedurende een afgebakende periode.

(Jeugdbewegingen, jeugdhuizen en speelpleinen kunnen geen aanspraak maken op deze subsidie.)

Ondersteuning

Deze projectwerkingen kunnen onkosten indienen op basis van facturen die duidelijk gelinkt zijn aan het project voor een maximum bedrag van 750 euro per werkjaar.

Werkwijze

Je dient hiervoor een aanvraag in bij info@houthalen-helchteren.be

De beoordeling van de aanvraag gebeurt door het college van Burgemeester en Schepenen

3.3. Starters

Begrip

Deze ondersteuning is bedoeld voor organisaties die een eerste werkjaar ingaan.

Ondersteuning

Starterspremie : 150 euro

Werkwijze

Je dient hiervoor een aanvraag in bij cultuurenjeugd@houthalen-helchteren.be

Jullie bespreken jullie actieplan voor het eerste werkjaar met het team cultuur en jeugd.

Deze ondersteuning is cumuleerbaar met de gewone werkingssubsidies voor jeugdbewegingen, jeugdhuizen en speelpleinen of met de projectsubsidie

3.4. Diploma’s

De terugbetaling van diploma’s zal bekeken worden op basis van de lijst opgesteld door de Vlaamse overheid voor kadervormingen en attesten. In deze lijst staat opgenomen dat enkel vormingen georganiseerd door:

- Erkende landelijk georganiseerde jeugdverenigingen

- Erkende cultuureducatieve verenigingen

- Erkende verenigingen informatie en participatie

- Verenigingen met een bijzondere opdracht zoals De Ambrassade, VVJ, Kenniscentrum Kinderrechten en de Kinderrechtencoalitie

- Geprofessionaliseerde jeugdverenigingen voor maatschappelijk kwetsbare kinderen en jongeren

- Bovenlokale jeugdwerkverenigingen voor kinderen en jongeren met een handicap

Enkel deze verenigingen kunnen erkende vormingsprogramma’s inrichten om een attest animator of instructeur te behalen. Daarom zullen wij ook enkel deze diploma’s accepteren voor de jaarlijkse subsidie voor de verenigingen.

3.5. Terugbetaling animatorcursus

Begrip

Deze subsidie is bedoeld voor individuele jongeren.

Ondersteuning

100% van het deelnamegeld wordt terugbetaald.

Werkwijze

Om een terugbetaling te krijgen engageer je je 5 dagdelen als monitor bij een gemeentelijk evenement, SPW, zomeraanbod, zomerschool enz.

Voor leden van een gemeentelijke jeugdbeweging tellen 5 spelnamiddagen in de eigen werking.

Terugbetaling vraag je aan door het formulier ‘terugbetaling animatorcursus’ te laten ondertekenen door de stageverantwoordelijke.

Deze terugbetaling kan voor alle gradaties van kadervorming in het jeugdwerk aangevraagd worden.

Na goedkeuring en controle van alle voorwaarden door het tcollege van Burgemeester en Schepenen volgt de terugbetaling.

3.6. Terugbetaling vzw-cursus

Begrip

Deze subsidie is  bedoeld voor individuele jongeren.

Voor jongeren die niet actief zijn binnen een jeugdwerking in Houthalen-Helchteren betalen we de cursus

terug als ze 3x een evenement in Houthalen-Helchteren begeleiden.

Voor leden van een gemeentelijk jeugdhuis is officieel deel uitmaken van het dagelijks bestuur of de algemene vergadering voldoende om in aanmerking te komen voor terugbetaling.

Ondersteuning

100% van het deelnamegeld wordt terugbetaald

Werkwijze

Je dient vooraf een aanvraag in bij info@houthalen-helchteren.be

Na goedkeuring door het college van Burgemeester en Schepenen kan je op terugbetaling rekenen.

3.7. Terugbetaling andere vormingen

Begrip

Deze vormingen moeten altijd een aantoonbare meerwaarde voor de eigen werking hebben.

Ondersteuning

50% van het deelnamegeld wordt terugbetaald.

Werkwijze

Je dient vooraf een aanvraag in bij info@houthalen-helchteren.be

Na goedkeuring door het college van Burgemeester en Schepenen kan je op terugbetaling rekenen.

HOOFDSTUK 5: LOKAALRENOVATIE

Begrip

De subsidie voor lokaalrenovatie is bestemd voor alle jeugdverenigingen, jeugdhuizen en speelpleinen.

Binnen lokaalrenovatie onderscheiden we 2 categorieën.

(1)  het onroerend goed: deuren, sanitair,…

(2) het roerend goed: tafels, stoelen, brandwerende gordijnen …

Ondersteuning

De jeugdverenigingen en speelpleinen krijgen 75% van de goedgekeurde kosten terugbetaald. Voor de

jeugdhuizen is dit 50%.

Werkwijze

Je dient vooraf een aanvraag in bij info@houthalen-helchteren.be

Om recht te hebben op deze subsidie moeten de werken eerst betaald worden door de vereniging.

Daarna kan de vereniging de facturen indienen bij het college van Burgemeester en Schepenen.

Uitbetaling volgt aan het vastgelegde percentage en enkel met voorafgaand akkoord van het college van Burgemeester en Schepenen.

BESLUIT

Controle op de juistheid van de gegevens en op de naleving van de voorschriften, beschreven in voorgaande hoofdstukken, kan te allen tijde gebeuren door het team cultuur en jeugd.

In toepassing van de Wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige subsidies is de begunstigde gehouden:

1. de subsidie aan te wenden voor het doel waarvoor zij werd toegekend,

2. elke daartoe gemachtigde afgevaardigde van het gemeentebestuur  toe te staan om, eventueel ter plaatse, de aanwending van de toegekende subsidie te controleren;

3. bij niet-naleving van deze bepalingen kan het gemeentebestuur overgaan tot de gehele of gedeeltelijke terugvordering van de betrokken subsidies evenals het opschorten van de toekenning van nieuwe subsidies. 

De subsidies volgens voorgaande hoofdstukken worden berekend door het team cultuur en jeugd. De toe te kennen subsidiebedragen worden ter goedkeuring aan het college van Burgemeester en Schepenen voorgelegd.

Dit reglement is te allen tijde vatbaar voor aanpassingen een aanwijzingen, al naargelang bepaalde behoeften en/of noden zich opdringen. Deze wijzigingen worden ter advies voorgelegd aan de jeugdraad en ter goedkeuring aan de gemeenteraad.

Reglement goedgekeurd door de gemeenteraad 24.06.2021.