Zitting van 18 mrt 2020
Besloten zitting
Notulen van de zitting van de raad van bestuur van 19 februari 2020 - Goedkeuring.
Besluit:
Artikel 1
De notulen van de vorige vergadering van de raad van bestuur Zorg Houthalen-Helchteren van 19 februari 2020 worden goedgekeurd.
Zitting van 18 mrt 2020
Besloten zitting
Notulen van de algemeen directeur van 3 februari 2020 - Kennisneming.
Besluit:
Artikel 1
De raad van bestuur neemt kennis van de notulen van de algemeen directeur Zorg Houthalen-Helchteren van 3 februari 2020.
Zitting van 18 mrt 2020
Besloten zitting
Notulen van de algemeen directeur van 10 februari 2020 - Kennisneming.
Besluit:
Artikel 1
De raad van bestuur neemt kennis van de notulen van de algemeen directeur Zorg Houthalen-Helchteren van 10 februari 2020.
Zitting van 18 mrt 2020
Besloten zitting
Notulen van de algemeen directeur van 17 februari 2020 - Kennisneming.
Besluit:
Artikel 1
De raad van bestuur neemt kennis van de notulen van de algemeen directeur Zorg Houthalen-Helchteren van 17 februari 2020.
Zitting van 18 mrt 2020
Besloten zitting
Notulen van de algemeen directeur van 24 februari 2020 - Kennisneming.
Besluit:
Artikel 1
De raad van bestuur neemt kennis van de notulen van de algemeen directeur Zorg Houthalen-Helchteren van 24 februari 2020.
Zitting van 18 mrt 2020
Besloten zitting
Concessieovereenkomst voor uitbating van café Casino, conciërgetaken Casino en de servicetaken Casino/kerkje van Laak en opdrachten in het kader van uitbating van de ontmoetingsruimte lokaal dienstencentrum Casino - Goedkeuring.
Besluit:
Artikel 1
De raad van bestuur keurt de inhoud en de tekst van de concessieovereenkomst Casino goed, als volgt:
Concessieovereenkomst voor de uitbating van Café Casino, conciërgetaken Casino en de servicetaken Casino/Kerkje van Laak en opdrachten in het kader van de uitbating van de ontmoetingsruimte lokaal dienstencentrum Casino.
Volgende partijen zijn betrokken in deze concessieovereenkomst:
A. Het Gemeentebestuur Houthalen-Helchteren, Pastorijstraat 30, 3530 Houthalen-Helchteren,
vertegenwoordigd door Alain Yzermans, burgemeester en Wim Haest, algemeen directeur.
Deze partij wordt hierna aangeduid als de “concessieverlener”.
B. Zorg Houthalen-Helchteren, Pastorijstraat 30, 3530 Houthalen-Helchteren, vertegenwoordigd
door Göksal Kanli, voorzitter en Marc Doumen, algemeen directeur.
Deze partij wordt hierna aangeduid als “Zorg Houthalen-Helchteren”.
C. XXX
Deze partij wordt hierna aangeduid als de “concessiehouder”.
Vooraf
De concessiehouder verklaart voor eigen rekening en verantwoordelijkheid te handelen en dat hij het
Nederlands begrijpt en beheerst.
Terminologie
In deze concessieovereenkomst wordt het volgende verstaan onder volgende termen:
- Concessieverlener: de aanbestedende overheid nl. het gemeentebestuur van de gemeente
Houthalen-Helchteren.
- Concessiehouder: de inschrijver aan wie de aanbestedende overheid de concessie gegund
heeft.
- Casino: Cultuurcentrum en Lokaal Dienstencentrum Casino, Varenstraat 22a, 3530 Houthalen- Helchteren, gebouwen en gronden waarvan onder andere deel uitmaken: schouwburg, foyer, keuken, sanitair, kleedruimten, balzaal, vergaderlokalen en technische ruimte, en ook het “Café Casino”.
- Het (huishoudelijk) reglement: het reglement opgesteld en op elk moment aanpasbaar door de gemeente Houthalen-Helchteren waarin alle praktische afspraken gericht op de werking van het Casino vervat zijn.
Concreet:
o Verhuurreglement cultuurcentrum casino
o Huishoudelijk reglement Casino (cultuurcentrum/lokaal dienstencentrum)
Artikel 1. Duur, opzeg en verbreking van de concessieovereenkomst
1.1. De concessie wordt verleend voor een periode van onbepaalde duur en gaat in op 1 september 2020.
1.2. Alle partijen kunnen de concessie op elk moment opzeggen, rekening houdend met een opzegperiode van 6 maanden.
De opzegging moet gebeuren met een aangetekend schrijven, hetzij aan de concessiehouder, hetzij aan het Gemeentebestuur Houthalen-Helchteren.
Wanneer de concessie opgezegd wordt door de concessieverlener, kan de concessiehouder op geen enkele manier aanspraak maken op een schadevergoeding.
1.3. Bij ernstige tekortkomingen door de concessiehouder, heeft de concessieverlener het recht om de concessie éénzijdig te verbreken.
Onder ernstige tekortkoming verstaat men onder meer:
- het geregeld verzaken aan de uitbating van het café
- het overtreden van regels met betrekking tot voedselhygiëne en volksgezondheid in de uitbating van het café
- het niet of onvolledig betalen van twee opeenvolgende facturen voor de concessievergoeding
- het niet storten of niet aanvullen van de borgtocht binnen de gestelde termijn
- de rechtsonbekwaamheid, ontzetting, faillissement of kennelijk onvermogen van de concessiehouder
- het wanbeheer of wangedrag, gebrek aan onderhoud en waardevermindering of achteruitgang van de uitbating van het café casino, die aan de nalatigheid van de concessiehouder is te wijten
- wanneer zonder de toestemming van het gemeentebestuur de aard of de bestemming van het café casino wordt gewijzigd
- bedrog of nalatigheden, inbreuken betreffende de dranken die verhandeld worden in het café
- wanneer mocht blijken dat de concessiehouder zich onttrekt of verzuimt de bepalingen van deze concessie na te leven of uit te voeren na 2 schriftelijke aanmaningen door het gemeentebestuur
- wanneer de concessiehouder verzuimt zijn wettelijke verplichtingen te voldoen en deze aanleiding geven tot strafrechtelijke veroordelingen
- strafrechtelijke veroordelingen van de concessiehouder die een behoorlijke exploitatie van het café casino kunnen hypothekeren
- openlijke en ernstige beledigingen van het gemeentebestuur of diens aangestelde
- het organiseren van gesloten feesten zonder daarvoor in het bezit te zijn van de nodige toelating van het gemeentebestuur.
Ernstige tekortkomingen worden vastgesteld door het Gemeentebestuur en/of Zorg Houthalen - Helchteren of haar aangestelde.
De beslissing tot eenzijdige verbreking wordt steeds bij aangetekend schrijven door het Gemeentebestuur Houthalen-Helchteren meegedeeld. De beëindiging gaat in 2 dagen na de datum van verzending van dit aangetekend schrijven, behalve wanneer anders vermeld.
1.4. De concessiehouder kan geen aanspraak maken op vergoeding vanwege het Gemeentebestuur/Zorg Houthalen-Helchteren omwille van moeilijke uitbating, noodzakelijk onderhoud of herstel, of normale hinder, tenzij elders in deze concessie anders vermeld.
1.5. De concessiehouder verleent zijn volledige medewerking aan het Gemeentebestuur/Zorg Houthalen-Helchteren naar aanleiding van de bezichtiging van de lokalen door kandidaatconcessiehouders met het oog op het afsluiten van een nieuwe concessie, ook buiten de openingsuren.
Artikel 2. Opdrachten van de concessiehouder in het kader van de concessieovereenkomst
Deze concessieovereenkomst omschrijft volgende opdrachten van de concessiehouder
- de uitbating van het café casino
- het faciliteren van de uitbating van de ontmoetingsruimte van het lokaal dienstencentrum
binnen het cafetaria
- de conciërgetaken in het casino
- de servicetaken in het casino en het kerkje van Laak
Hoewel de ‘Wet betreffende de concessieovereenkomsten van 17 juni 2016’ bij deze niet van
toepassing is, wordt er wel naar gehandeld in de geest, maar niet naar de letter van die wet.
Het gaat hier tevens ook niet over
- de wet betreffende arbeidsovereenkomsten van 3 juli 1978
- de wet op de handelshuurovereenkomsten
- enige ander recht of wet inbegrepen de zogenaamde ‘benoemde contracten’ in het burgerlijk
wetboek
- het instellen van enig zakelijk recht
2.1. De uitbating van het café casino
De concessiehouder is verplicht het café casino uit te baten onder de voorwaarden beschreven in het
huishoudelijk reglement casino.
2.1.1. Profiel van /voorwaarden voor de concessiehouder
Met het oog op een degelijke uitbating van het café casino voldoet de concessiehouder aan volgende
criteria:
- Hij/zij betaalt een concessievergoeding aan het Gemeentebestuur Houthalen-Helchteren.
- Hij/zij kent de wijk en de bewoners uit eigen ervaring en heeft er een positieve invloed op of is uitdrukkelijk bereid op korte termijn inzicht te krijgen in de wijk en haar bewoners.
- Hij/zij gaat op een constructieve wijze om met de geïntegreerde werking van het cultuurcentrum en het lokaal dienstencentrum (zie huishoudelijk reglement casino)
- Hij/zij kan en moet cafetaria- en horecadiensten verlenen zowel tijdens de activiteiten als daarbuiten (zie huishoudelijk reglement casino).
- Hij/zij draagt bij aan de werking van het casino door op facultatieve wijze zelf ook activiteiten in het casino te organiseren.
- Hij/zij woont bij voorkeur in of in de directe nabijheid van het casino. Het Gemeentebestuur stelt een woonst in het casino aan de concessiehouder ter beschikking.
- Hij/zij hanteert voor activiteiten en horecadiensten prijzen die in balans zijn met de beoogde doelgroep van het casino en stelt een tarieflijst op in samenspraak met het Gemeentebestuur Houthalen-Helchteren.
- Hij/zij voldoet aan alle wettelijk normen die samenhangen met de uitbating van het café casino.
- Hij/zij staat in voor het opstellen en uitvoeren van een ongediertebestrijdingsplan.
- Hij/zij houdt geen huisdieren, tenzij met uitdrukkelijke toestemming van de concessieverlener.
- Hij/zij verbindt zich ertoe geen enkele daad te stellen die de diverse activiteiten in het Casino zou schaden. Het is de concessiehouder ten strengste verboden zich bezig te houden met onrechtmatige handel of handel vreemd aan de concessieovereenkomst.
- Hij/zij ziet erop toe dat er in het café casino op geen enkel manier enige politieke, ideologische of filosofische propaganda gevoerd wordt.
2.1.2. Exclusiviteit van levering en verkooprecht
Met uitzondering van de uren tijdens dewelke het lokaal dienstencentrum in het café een ontmoetingsruimte uitbaat (zie huishoudelijk reglement casino), heeft de concessiehouder in het kader van de uitoefening van zijn café-activiteit de exclusieve levering en het verkooprecht van alle dranken, versnaperingen/snacks en maaltijden in de in concessie gegeven ruimten.
2.1.3. Ter beschikking gestelde goederen
De in concessie gegeven ruimten voor de uitoefening van de café-activiteiten en de ter beschikking gestelde woonst worden aangeduid op het bijgevoegde plan. Van alle ter beschikking gestelde goederen zijn er bij deze overeenkomst een plan of foto’s bij wijze
van inventaris toegevoegd.
De concessiehouder ontvangt bij de ondertekening van de concessie alle sleutels, noodzakelijk voor het uitvoeren van zijn opdrachten in het kader van de concessie op voorwaarde dat het bewijs van borgtocht m.b.t. de concessie ter waarde van 3 maanden concessievergoeding, afgeleverd wordt.
Bij verlies van een sleutel verwittigt de concessiehouder de concessieverlener onmiddellijk zodat het slot kan vernieuwd worden. De concessieverlener zorgt tegen betaling voor een nieuwe sleutel/slot. Het is de concessiehouder niet toegestaan om de sleutels door te geven/uit te lenen aan derden (bv. toeleveranciers van spijzen en dranken). De concessiehouder krijgt de code van het alarm en moet de algemene richtlijnen voor gebruik van het alarm volgen.
Voor het volledige gebouw casino geldt dat de concessieverlener moet instaan voor energie, signaal, wateraanvoer/afvoer en alle andere elementen nodig voor de exploitatie en moet instaan voor alle prestaties en attesten op het gebied van het milieu, de energie-efficiëntie en het klimaat, de geschiktheid van het ontwerp voor alle eisen, met inbegrip van de toegankelijkheid voor personen met een handicap, en conformiteitsbeoordeling, veiligheid of afmetingen, terminologie, symbolen, proefnemingen en proefnemingsmethoden, markering en etikettering, of gebruiksaanwijzingen.
Bij de aanvang en bij het einde van deze overeenkomst zullen in aanwezigheid van alle partijen een staat van bevinding en een inventaris van de onroerende en roerende goederen opgemaakt worden.
Deze inventaris maakt deel uit van de overeenkomst. De staat van bevinding en inventaris bij aanvang en beëindiging van de concessie zal telkens gebeuren op initiatief van en voor rekening van de concessieverlener.
Onderhoud van de goederen
De concessiehouder staat in voor het poetsen van de in concessie gegeven gedeelten.
Ook het aanschaffen van het nodige poetsmateriaal, reinigingsmachines en producten voor reiniging, en het ter beschikking stellen en vergoeden van het hiertoe benodigde personeel, moet door de concessiehouder worden geregeld.
Controle op onderhoud
De concessieverlener heeft het recht om op elk de op het plan aangeduide ruimten, waarin de concessie moet worden uitgeoefend, te betreden om deze te controleren op hun staat van zindelijkheid en netheid.
Indien blijkt dat het onderhoud niet gebeurt conform de afspraken opgenomen in het huishoudelijk reglement, wordt een termijn afgesproken waarbinnen dit onderhoud effectief dient te gebeuren.
Indien na het verstrijken van deze termijn geen actie ondernomen werd door de concessiehouder, kan het Gemeentebestuur/Zorg Houthalen-Helchteren een externe poetsploeg op kosten van de concessiehouder aanstellen.
2.1.4. De concessievergoeding
De concessie wordt verleend tegen de overeengekomen jaarlijkse vergoeding van € … exclusief BTW, betaalbaar vanaf (datum) in maandelijkse schijven.
Het verbruik van water, gas en elektriciteit is inbegrepen in deze concessievergoeding voor zover deze een normaal verbruik niet overschrijden.
De vergoeding wordt gekoppeld aan de gezondheidsindex. De aanpassingen aan het indexcijfer gebeuren automatisch en van rechtswege. De aanpassing geschiedt jaarlijks per 1 januari en dit volgens de formule:
Basisvergoeding in euro x nieuw indexcijfer
-----------------------------------------------------
aanvangsindexcijfer
De maandelijkse betalingen moeten gebeuren telkens voor de vijftiende dag van iedere maand door storting op de rekening met IBAN BE18 0910-0047-8965 en BIC GKCCBEBB op naam van het Gemeentebestuur Houthalen-Helchteren.
Bij niet-tijdige betaling van de concessievergoeding brengt het achterstallige bedrag van rechtswege intresten voor een bedrag van de wettelijke intrestvoet, te rekenen vanaf de vervaldag van de termijn tot aan de dag van de betaling en dit zonder ingebrekestelling en onverminderd het recht van het bestuur om de gerechtelijke ontbinding van de concessie te vorderen.
2.1.5. Waarborg
De concessiehouder dient een waarborg, gelijk aan 3 keer de waarde van de maandelijkse concessievergoeding, te storten bij een financiële instelling. Het bewijs van borgstelling wordt binnen 14 dagen na de toewijzing van de concessie overhandigd aan de concessieverlener.
De waarborg blijft gelden tot het einde van de concessie, meer bepaald tot tegensprekelijk is vastgesteld dat de concessiehouder al zijn verplichtingen is nagekomen en na vergelijking van de feitelijke toestand met de plaatsbeschrijving. Binnen de 3 maanden na beëindiging van de concessie én na gunstige plaatsbeschrijving zal de borg dus worden vrijgegeven.
2.2. Het faciliteren van de uitbating van de ontmoetingsruimte van het lokaal dienstencentrum binnen de cafetaria
De concessiehouder is verplicht het café casino ter beschikking te stellen voor de uitbating van de ontmoetingsruimte van het lokaal dienstencentrum aan Zorg Houthalen-Helchteren. (zie huishoudelijk reglement casino)
2.2.1. Profiel van/voorwaarden voor de concessiehouder
De concessiehouder gaat op een constructieve wijze om met de geïntegreerde werking van het cultuurcentrum en het lokaal dienstencentrum. (zie huishoudelijk reglement casino)
2.2.2. Exclusiviteit van levering
Het lokaal dienstencentrum neemt voor gebruik en verkoop in haar ontmoetingsruimte drank af van de concessiehouder.
Bij het begin van het werkjaar wordt tussen de concessiehouder en Zorg Houthalen-Helchteren voor de af te nemen dranken marktconforme aankoopprijzen (+10 %) afgesproken.
Het drankenaanbod en de drankenprijslijst van het lokaal dienstencentrum kunnen verschillen van die van de concessiehouder. Deze prijslijst zal enkel tijdens de openingsuren van de balie/lokaal dienstencentrum toepasbaar en duidelijk zichtbaar zijn voor klanten.
Drankbestellingen van huurders van zalen en van bezoekers/klanten van het Casino zullen exclusief verzorgd worden door de concessiehouder (zowel tijdens, als na de openingsuren van de balie), indien de huurders en bezoekers/klanten hun drank willen nuttigen in de gehuurde zalen.
Drankbestellingen van huurders van zalen en van bezoekers/klanten van het Casino zullen exclusief verzorgd worden door het lokaal dienstencentrum (tijdens de openingsuren van de balie), indien de huurders en bezoekers/klanten hun drank willen nuttigen in de ontmoetingsruimte. Indien het lokaal dienstencentrum gebruik maakt van één van de zalen van het casino, worden de drankbestellingen eveneens verzorgd door het lokaal dienstencentrum.
2.2.3. Ter beschikking gestelde goederen
De concessiehouder voorziet in de cafetariafaciliteiten met bijhorende keuken en de beschikbare toestellen/apparaten in de cafetaria.
De concessiehouder onderhoudt de materialen en toestellen van de cafetaria.
Materialen die aangekocht worden door zowel het lokaal dienstencentrum, als de concessiehouder, kunnen door beide partijen gebruikt worden, mits de nodige afspraken.
De ontmoetingsruimte/cafetaria zal ingekleed worden in functie van de noden van de ontmoetingsruimte en het café casino. Concreet betekent dit dat er in de ontmoetingsruimte/café casino aankondigingen in de vorm van affiches/flyers van het lokaal dienstencentrum/cultuurcentrum zullen worden neergelegd. Ook de inrichting van de ruimte houdt rekening met de dubbele functie van de ruimte. Dit gebeurt steeds in onderlinge afspraak tussen het lokaal dienstencentrum, het cultuurcentrum en de concessiehouder.
2.2.4. Onderhoud van de ter beschikking gestelde goederen
De concessiehouder onderhoudt de ter beschikking gestelde ruimte (cafetaria en keuken). De concessiehouder zorgt ervoor dat de cafetaria steeds vòòr de openingsuren van de ontmoetingsruimte netjes opgeruimd is. Dit wil onder andere zeggen: dweilen, poetsen, keren, ramen en deuren schoonvegen, geen glazen op tafel, vloer zuiver, toog proper, geen lege flessen zichtbaar voor klanten,…) en klaar is om geopend te worden voor klanten en bezoekers.
Zorg Houthalen-Helchteren draagt zorg voor de cafetaria tijdens de openingsuren van de balie/lokaal dienstencentrum en zorgt ervoor dat de ontmoetingsruimte proper wordt overgedragen aan de concessiehouder na sluiting van de balie/lokaal dienstencentrum.
2.2.5. Vergoeding
Als compensatie voor het gebruik van de cafetaria, de materialen en de geleverde diensten betaalt Zorg Houthalen-Helchteren een maandelijkse vaste vergoeding van 500 euro aan de concessiehouder.
Deze vergoeding wordt jaarlijks geïndexeerd conform de gezondheidsindex.
2.3. De conciërgetaken in het casino
De concessiehouder heeft een toezichthoudende rol op alle binnen- en buitenruimten van het casino tijdens de openingsuren van het café casino en bij verhuringen van de infrastructuur van het casino buiten de openingsuren van de balie. Op maandag worden er geen verhuringen aangenomen tenzij met instemming van de concessiehouder. Concreet betekent dit dat de concessiehouder op maandag in principe geen conciërgefunctie moet waarnemen.
De concessiehouder ziet toe op het normaal gebruik van die plaatsen binnen en buiten het casino, en dit bijvoorbeeld ook in samenspraak met politie en andere diensten.
Bij technische problemen in het gebouw verwittigt de conciërge de gemeentelijke wachtdienst.
Buiten de openingsuren van de balie staat de concessiehouder in voor het openen en sluiten van ramen en deuren, controleert aan- en uitschakelen van licht, verwarming en alarm.
2.3.1. Profiel/voorwaarden voor de concessiehouder
De concessiehouder kent de wijk en de bewoners uit eigen ervaring en heeft er een positieve invloed op.
Bij problemen of oneigenlijk gebruik van binnen- of buitenruimten van het casino gaat de concessiehouder het gesprek aan en tracht steeds tot een constructieve oplossing te komen.
2.3.2. Vergoeding
Het uitoefenen van deze conciërgetaken maakt inherent deel uit van deze concessieovereenkomst. Voor deze taken kunnen er geen bijkomende vergoedingen gevorderd worden.
2.4. De servicetaken in het casino en het kerkje van Laak
2.4.1. de servicetaken in het casino
De concessiehouder levert servicetaken aan
- huurders van de zalen van het casino
- het cultuurcentrum, andere gemeentelijke diensten en Zorg Houthalen-Helchteren
Deze servicetaken omvatten
- het verzorgen van de drankbestelling (bestelling, levering, vullen koelkasten, klaarzetten en nazicht glazen en tapmateriaal, uitleg over werking keukenapparatuur en zaalbelichting, bijstand bij start activiteit, afsluiten van de zalen, afvoer leeggoed naar berging, stocktelling, facturatie,..) van huurders van de zalen van het casino. Dit geldt bij de huur van de zalen voor een feest, receptie of een andere activiteit die niet kan beschouwd worden als een vergadering. De kosten die gepaard gaan met deze servicetaken bij de drankbestelling, zijn voor de huurder. Bij de aanbesteding zal de kandidaat hier een tarief moeten voorstellen.
- het klaarzetten van de gevraagde kookmaterialen en bestek bij verhuring van de keuken, het opmaken van een inventaris van het ter beschikking gestelde materiaal, laten ondertekenen van een document ter beschikkingstelling van de gevraagde materialen door de huurder, het verlenen van bijstand bij start van de activiteit, het nakijken van de materialen na bij beëindigen van de activiteit, het opmaken van een stockverslag van het keukenmateriaal. Indien hier onregelmatigheden zijn, geeft de concessiehouder dit zo snel mogelijk door aan de concessieverlener. De kosten die gepaard gaan met deze servicetaken geleverd door de concessiehouder, worden gedragen door de huurder. Bij de aanbesteding zal de kandidaat hier een tarief moeten voorstellen.
Uitzondering op deze regel betreft het klaarzetten van een standaardpakket (30 stuks) van materialen wanneer de keuken gehuurd wordt voor een kookles of workshop.
- het verzorgen van de loges van artiesten bij eigen voorstellingen van het cultuurcentrum (klaarzetten dranken en versnaperingen, afwas en opruimen loges). Voor deze servicetaken factureert de concessiehouder een forfaitair bedrag aan de concessieverlener. Bij de aanbesteding zal de kandidaat hier een tarief moeten voorstellen.
- het leveren van maaltijden aan de artiesten op vraag van het cultuurcentrum, gemeentelijke diensten, Zorg Houthalen-Helchteren of andere gebruikers van het casino. Voor deze servicetaken factureert de concessiehouder aan de opdrachtgever op basis van een offerte. Hier geldt dus geen exclusiviteit van levering voor de concessiehouder.
- het verzorgen van recepties op vraag van het cultuurcentrum, gemeentelijke diensten, Zorg Houthalen-Helchteren of andere gebruikers van het casino. Voor deze servicetaken factureert de concessiehouder aan de opdrachtgever op basis van een offerte.
- Op maandag worden er geen verhuringen aangenomen tenzij met instemming van de concessiehouder. Concreet betekent dit dat de concessiehouder op maandag in principe geen servicetaken moet waarnemen.
2.4.2. de servicetaken in het kerkje van Laak
De concessiehouder kan servicetaken leveren aan
- huurders van het kerkje van Laak
- het cultuurcentrum, andere gemeentelijke diensten en Zorg Houthalen-Helchteren
Deze servicetaken omvatten
- het leveren van maaltijden aan de artiesten op vraag van het cultuurcentrum, gemeentelijke diensten, Zorg Houthalen-Helchteren bij gebruik van het kerkje van Laak. Voor deze servicetaken factureert de concessiehouder aan de opdrachtgever op basis van een offerte.
- Het cultuurcentrum, gemeentelijke diensten, Zorg Houthalen-Helchteren kunnen een beroep doen op de diensten van de concessiehouder wat betreft de drankbestelling en/of het verzorgen van recepties bij eigen activiteiten in het Kerkje van Laak. De concessiehouder factureert de bijhorende kosten aan de opdrachtgever op basis van een offerte.
- Huurders kunnen enkel na overleg met en toelating van de concessiehouder, zelf drank schenken. De concessiehouder heeft hierbij het voorrecht om de drankbestelling op zich te nemen. De kosten van deze servicetaken worden steeds gedragen door de huurder. De concessiehouder factureert de bijhorende kosten aan de opdrachtgever op basis van een offerte.
- Op maandag worden er geen verhuringen aangenomen tenzij met instemming van de concessiehouder. Concreet betekent dit dat de concessiehouder op maandag in principe geen servicetaken moet waarnemen.
Artikel 3. Verzekeringen
BRAND, BLIKSEM en ONTPLOFFINGEN (incl. stormschade)
De concessieverlener voorziet in zijn polis een afstand van verhaal ten aanzien van de concessiehouder. Dit betekent dat de concessiehouder geen eigen polis moet afsluiten voor wat betreft aansprakelijkheid ten aanzien van de concessieverlener of ten aanzien van derden.
POLIS ZAAK- OF BEDRIJFSSCHADE
Indien hij dat wenst, moet de concessiehouder zelf een polis zaak- of bedrijfsschade afsluiten om eventueel het risico van zaak-of bedrijfsschade na brand, storm, … te dekken. Dat is namelijk niet voorzien in de brandpolis die de concessieverlener afsluit.
VERZEKERING EIGEN INBOEDEL BIJ BRAND, BLIKSEM en ONTPLOFFINGEN
Voor zover hij/zij dit wenselijk acht (niet verplicht) sluit de concessiehouder een verzekering af voor eigen inboedel.
OBJECTIEVE BA BRAND OF ONTPLOFFING
De concessiehouder is verplicht een verzekering objectieve BA brand of ontploffing af te sluiten en hiervan bewijs te leveren aan de concessieverlener.
Dit is een verplichte verzekering voor sommige types inrichtingen die voor het publiek toegankelijk zijn. Deze verzekering dekt de objectieve BA (burgerlijke aansprakelijkheid) van de concessiehouder, zoals ingesteld door de wet van 30 juli 1979 voor gevallen van brand of ontploffing.
De objectieve BA houdt in dat het slachtoffer dat schade ondervindt, veroorzaakt door brand of ontploffing in een inrichting die voor het publiek toegankelijk is, de concessiehouder van deze inrichting verantwoordelijk kan stellen en schadevergoeding kan vragen voor de geleden lichamelijke en materiële schade, en dit zelfs wanneer de uitbater geen fout begaan heeft.
ALGEMENE BURGERLIJKE AANSPRAKELIJKHEIDSVERZEKERING (ABA)
De concessiehouder is eveneens verplicht een algemene burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten tegenover derden (cfr. een familiale polis) en hiervan bewijs te leveren aan de concessieverlener.
Artikel 4. Technisch onderhoud, toelating werken en meldingsplicht schade
4.1. Technisch onderhoud
De concessieverlener staat in voor het onderhoud van alle installaties die gelegen zijn in de ruimten waar de concessie wordt uitgeoefend en dit conform de geldende wetgeving.
5-jaarlijkse keuring van de elektrische installatie volgens AREI;
5-jaarlijks verslag van de brandweer;
2- jaarlijks onderhoud van de gasketel;
jaarlijkse keuring van de staat van het leidingstelsel van de gas;
jaarlijkse controle van de brandblustoestellen;
jaarlijkse controle van de noodverlichting;
…
De concessiehouder verbindt er zich toe alle bestaande wetten en reglementeringen na te leven bij de exploitatie.
4.2. Toelating werken
De concessiehouder zal toelaten dat het gemeentebestuur de door hen nodig geoordeelde werken van grote of kleine herstellingen of opfrissingen van het Café Casino en de conciërgewoning , uitvoert in de loop van de concessietermijn. Hij zal hiervoor geen schadevergoeding of vermindering van de concessievergoeding mogen eisen, voor zover deze werken de exploitatie van het Café Casino niet geheel onmogelijk maken gedurende een periode die langer is dan 20 kalenderdagen. Bij een langere periode dan 20 kalenderdagen is de concessieverlener, vanaf de 21e dag, een schadevergoeding verschuldigd aan de concessiehouder, behalve in gevallen van wettelijk bewezen overmacht. De schadevergoeding maakt een verhoudingsgewijze vermindering uit van de concessievergoeding waarbij slechts wordt gerekend vanaf de 21e dag.
De werkzaamheden zullen zoveel als mogelijk uitgevoerd worden zodat de uitbating van het Café Casino niet belet wordt. De concessieverlener verwittigt de concessiehouder tijdig wanneer zij tot dergelijke werken wensen over te gaan.
4.3. Meldingsplicht schade
De concessiehouder is verplicht het Gemeentebestuur Houthalen-Helchteren op de hoogte te brengen van elke schade aan de goederen in concessie gegeven en van elke nodige grote herstelling en dit binnen de 24 uur na de vaststelling. In onderling overleg worden afspraken gemaakt in verband met de verdere aanpak van het schadegeval.
Artikel 5. Controlerecht
De concessieverlener heeft steeds een controlerecht met betrekking tot:
- het personeelsbeleid van de concessiehouder (vb. het personeelsregister)
- de sociale en fiscale verplichtingen van de concessiehouder
- de jaarlijkse omzetcijfers van de concessiehouder
- de verzekeringen aan te gaan door de concessiehouder
- de bestuurlijke vergunningen en toelatingen aan te vragen door de concessiehouder
- de staat van onderhoud en uitrusting van het café casino;
- alle andere verplichtingen van de concessiehouder in het kader van deze concessie.
Het controlerecht houdt in dat de concessieverlener hierover steeds vragen kan stellen aan de concessiehouder, zich documenten kan laten voorleggen of zich toegang kan laten verschaffen door de concessiehouder tot het Café Casino, ook buiten de openingsuren.
Artikel 6. Bijzondere voorwaarden
6.1. Belastingen, taksen en retributies
Alle bestaande en toekomstige belastingen, taksen, retributies en andere van welke aard ook, die betrekking hebben op de lokalen voor de uitoefening van de concessie, zijn ten laste van de concessiehouder.
Tussen de concessieverlener en de concessiehouder bestaat geen enkele band van ondergeschiktheid. De concessiehouder is volledig zelfstandig en dient stipt aan al zijn sociale en fiscale verplichtingen te voldoen.
Alle kosten die betrekking hebben op SABAM, alsook de billijke vergoeding voor het café casino zijn ten laste van de concessieverlener. SABAM voor eigen activiteiten door de concessiehouder in het Café Casino is ten laste van de concessiehouder.
6.2. Tijdsbesteding
Er wordt een onderscheid gemaakt tussen de openingstijden en de aanwezigheidstijden of afwezigheidsperiode.
De openingstijden, zijn deze nodig tot het verlenen van de cafetaria-horeca diensten, en die diensten moeten geleverd worden conform het huishoudelijk reglement en dit gedurende de volledige aanwezigheidsperiode.
De aanwezigheidsperiode, is deze die nodig is voor de levering van alle exploitatie-diensten andere dan de cafetaria-horeca-diensten, ongeacht dag en uur (oa. conciërgefunctie en servicetaken).
De afwezigheidsperiode, zijn de momenten waarop de concessiehouder niet aanwezig hoeft te zijn volgens voorafgaande afspraak met de concessieverlener (per e-mail bevestigd).
Onverminderd het feit dat deze concessie verleend wordt intuitu personae de concessiehouder, en deze bijgevolg de exploitatie moet waarborgen tijdens de openingstijden en de aanwezigheidsperiode, is er geen belet dat deze tijdelijk die dienstverlening aan iemand anders laat doen, als de concessiehouder afwezig is om reden van normaal verlof, om medische redenen of soortgelijk, waarbij de concessiehouder tijdig en indien mogelijk vooraf de concessieverlener hiervan zal verwittigen (verwittigen per e-mail over de oorzaak van afwezigheid, de duur én over de persoon die de concessiehouder tijdelijk zal vervangen tijdens diens afwezigheid).
De concessiehouder is verplicht de bepalingen van het huishoudelijk reglement Casino na te leven.
6.2. Reclame
De concessiehouder verbindt zich ertoe in de in concessie gegeven ruimten geen reclame of om heteven welke aanplakbrieven op te hangen of te laten ophangen, tenzij deze rechtstreeks betrekking hebben op de verkoop van zijn dranken en producten of activiteiten die in het Casino doorgaan.
Aan de buitenmuur van het Café Casino mogen door de concessiehouder geen reclame of andere voorwerpen aangebracht worden, die het lokaal bijvoorbeeld het uitzicht geven van een publieke drankgelegenheid, zonder de uitdrukkelijke en voorafgaande toestemming van de concessieverlener.
De namen (ook uithangbord), het logo zijn en blijven eigendom van het Gemeentebestuur Houthalen-
Helchteren, de grafische elementen ook en enkel het Gemeentebestuur Houthalen-Helchteren mag hieraan wijzigingen aanbrengen. Naam en logo moeten door de concessiehouder gebruikt worden op alle plaatsen waar dit normaal gebruikt wordt.
6.3. Infrastructuur
Het is de concessiehouder niet toegestaan infrastructuur-, verbouwings-, verbeterings- of nieuwbouwwerken uit te voeren zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van de concessieverlener.
Alle infrastructuur-, verbouwings-, verbeterings- of nieuwbouwwerken door de concessiehouder aangebracht, zijn bij het einde van deze overeenkomst van rechtswege en om niet verworven door het Gemeentebestuur Houthalen-Helchteren in volle eigendom. Niettemin is aan het Gemeentebestuur Houthalen-Helchteren eveneens het recht voorbehouden om bij het einde van de overeenkomst het ongedaan maken van de aangebrachte veranderingen op kosten van de concessiehouder te vorderen.
6.4. Extra kosten
Alle kosten die voortvloeien uit om het even welke verbouwing, aanpassing of uitbreiding van de lokalen voor de uitvoering van de concessie of als uitvoering van om het even welke wettelijke, administratieve, beroepsmatige of andere voorschriften inzake hygiëne, openbare gezondheid, veiligheid of arbeidsveiligheid omwille van de aard van handel van de concessiehouder, zijn ten laste van de concessiehouder.
6.5. Overdracht van de concessie
De huidige overeenkomst is niet vatbaar voor overdracht zonder voorafgaande toestemming van de concessieverlener.
6.6. Uitbating en personeel
Indien de concessiehouder een uitbater aanduidt moet deze ter aanvaarding aan de concessieverlener voorgesteld worden. Indien de concessiehouder of uitbater afwezig is wegens ziekte of andere redenen, dient te worden voorzien in een evenwaardige plaatsvervanger. De uitbaters moeten personen zijn van onbesproken gedrag. Zij moeten bekwaam, beleefd, eerlijk, voorkomend zijn. De uitbaters moeten over voldoende ervaring en deskundigheid beschikken. De uitbater heeft geen enkele contractuele relatie met de concessieverlener, en partijen komen uitdrukkelijk overeen dat alle handelingen van de uitbater rechtstreeks worden toegerekend aan de concessiehouder, die hiervoor ten opzichte van de concessieverlener uitsluitend aansprakelijk is.
Indien laakbare feiten in hoofde van de uitbater, inzonderheid tegen goed gedrag en zeden, en openbare orde door de concessieverlener of door haar afgevaardigden zouden worden vastgesteld, kan de concessieverlener de vervanging van de uitbater eisen. De concessiehouder is verplicht hierop in te gaan binnen één maand. Indien op dit verzoek niet wordt ingegaan behoudt de concessieverlener zich het recht voor de concessie onmiddellijk te beëindigen door de enkele betekening van een opzegging één maand vooraf, waarvan de datum ingaat op het ogenblik van
afgifte van de opzegging ter post.
Tevens zal de concessiehouder het Gemeentebestuur Houthalen-Helchteren onmiddellijk in kennis stellen van iedere wijziging van uitbater.
De concessiehouder of desgevallend de uitbater heeft de mogelijkheid om personeel te werk te stellen in het café casino. Er moet voldoende personeel worden aangeworven om de exploitatie van het café casino op perfecte wijze en met de vereiste snelheid te kunnen verzekeren. Het personeel moet de Nederlandse taal machtig zijn. Het personeel dient altijd deftig en net gekleed te zijn en tegenover het publiek een correcte houding aan te nemen. De concessieverlener is gerechtigd om alle bewijsstukken daaromtrent te laten voorleggen. Het personeel dient te worden tewerkgesteld onder arbeidsvoorwaarden die in overeenstemming zijn met de beschikkingen in de horecasector en de arbeids- en sociale wetten. De concessiehouder of uitbater dient voortdurend toezicht uit te oefenen op het personeel.
De concessieverlener kan zich verzetten tegen het verder in dienst houden van personeelsleden wanneer bovenstaande vereisten niet voldaan zijn.
De concessiehouder zal geen hogere concessieprijs mogen aanrekenen aan zijn uitbater dan de overeengekomen concessievergoeding.
De overeenkomst met de uitbaters in verband met vergoedingen, prijzen, tussenkomsten, enz. kan vrijelijk naar eigen methode gebeuren door de concessiehouder. Hij kan evenwel niet meer rechten aan deze overdragen dan in huidige overeenkomst voorzien.
6.7. Kansspelen en -automaten
Het plaatsen van kansspelen in het café casino of aanverwante lokalen is verboden. Het leveren en plaatsen van een biljart en/of voetbalspel is wel toegelaten.
De plaatsing van snoep-, drank- en/of snackverdeelautomaten moet vooraf voorgelegd worden door de concessiehouder en goedgekeurd worden door de concessieverlener.
6.8. Tarieven en prijslijst
De concessiehouder zal na het verkrijgen van de concessie zijn tarieven voor het café casino meedelen aan de concessieverlener. Hierbij en ook met betrekking tot eventuele latere tariefwijzigingen, zal hij zich steeds dienen te schikken naar de verplichtingen, opgelegd door de wetten en besluiten inzake prijzen.
De concessiehouder zal zijn tarieven op ondubbelzinnige wijze aankondigen. In dat verband dient de prijslijst op een wettelijk voorgeschreven manier op een goed zichtbare plaats aangeplakt of uitgehangen te worden. In de prijzen zijn dienst en BTW inbegrepen.
Artikel 7. Geschillen
De huidige overeenkomst is onderworpen aan de Belgische wetgeving. Alle geschillen die tussen de partijen kunnen ontstaan door de toepassing van deze overeenkomst zullen beslecht worden door de rechtbanken van het rechtsgebied Limburg.
Artikel 8. Registratie
Eventuele kosten van zegels en registratie van deze overeenkomst zijn ten laste van de concessiehouder.
Aldus in drievoud opgemaakt te Houthalen-Helchteren op (datum). Iedere partij verklaart een origineel exemplaar ontvangen te hebben. Het derde exemplaar zal ter registratie aangeboden worden door de concessiehouder op diens kosten. Het bewijs van de registratie wordt overgemaakt aan de concessieverlener.
Zitting van 18 mrt 2020
Besloten zitting
Huishoudelijk Reglement Café Casino (ontmoetingscentrum LDC Casino) - Goedkeuring.
Besluit:
Artikel 1
De raad van bestuur keurt de tekst en de inhoud van het huishoudelijk reglement horende bij de concessieovereenkomst Casino goed, als volgt:
HUISHOUDELIJK REGLEMENT HORENDE BIJ DE CONCESSIEOVEREENKOMST CASINO
Artikel 1. Algemeen
Dit huishoudelijk reglement maakt integraal deel uit van de concessieovereenkomst voor de uitbating
van het café casino, conciërgetaken casino en de servicetaken casino/Kerkje van Laak en de
opdrachten in het kader van het faciliteren van de uitbating van de ontmoetingsruimte lokaal
dienstencentrum casino.
Het reglement treedt in werking vanaf de inwerkingtreding van de concessieovereenkomst en is te
allen tijden aanpasbaar door het gemeentebestuur Houthalen-Helchteren. Dit reglement omvat
pragmatische elementen en de praktische regeling nodig en/of nuttig voor de structuur en de werking
van het Casino (en in beperkte mate het kerkje van Laak).
Het huishoudelijk reglement is van toepassing voor alle betrokken partijen in de concessieovereenkomst voor de uitbating van café casino, i.c. het gemeentebestuur Houthalen-
Helchteren/cultuurcentrum casino, Zorg Houthalen-Helchteren en de concessiehouder.
Artikel 2. Opdrachten van de concessiehouder in het kader van de concessieovereenkomst
2.0. Ter beschikking gestelde goederen
2.1. De uitbating van het café casino
2.2. Het faciliteren van de uitbating van de ontmoetingsruimte van het lokaal dienstencentrum binnen
het cafétaria (afspraken tussen Zorg Houthalen-Helchteren en de concessiehouder)
2.3. De conciërgetaken in het casino
2.4. De servicetaken van de concessiehouder
2.0. Ter beschikking gestelde goederen
Voor de uitvoering van zijn/haar opdrachten kan de concessiehouder beschikken over volgende
goederen :
Onroerende goederen voor uitbating van het café casino
Van het onroerende gedeelte bestemd voor publiek gebruik (café casino) hebben én de
concessiehouder én de concessieverlener de sleutels.
Het leveren en plaatsen van alle bierleidingen, tapapparatuur, koelinstallaties, buffetten, e.d. in de
lokalen voor de uitoefening van de concessie, die noodzakelijk zijn voor een degelijke uitbating van
het café casino, zijn ten laste van de concessiehouder.
Het interieur (tafels, stoelen, gordijnen, verlichting en andere attributen die bijdragen tot het creëren
van de gewenste sfeer) zijn voor rekening van de concessieverlener die handelt in samenspraak met
de concessiehouder.
Onroerende goederen voor privé-gebruik (woning)
De gedeelten van het onroerend goed ter beschikking gesteld voor privé-gebruik door de
concessiehouder, mogen alleen gebruikt worden door deze laatste (met diens gezinsleden).
Van het onroerende gedeelte bestemd voor privé-gebruik (woning) heeft alleen de concessiehouder
de sleutels.
Het onderhoud van de woning en aanpalende buitenruimte gebeurt door de concessiehouder.
De concessieverlener kan éénzijdig het onroerend gedeelte bestemd voor privé-gebruik veranderen.
Deze nieuwe delen moeten minstens evenwaardig zijn aan de oorspronkelijk ter beschikking gestelde
delen.
Roerende goederen
De concessiehouder mag op eigen kosten alle roerende goederen aanschaffen welke deze nuttig of
nodig acht voor zijn dienstverlening.
Behalve de goederen die de concessiehouder verankert aan het onroerende goed, blijft de eigendom
met bijgaande baten en lasten toehoren aan de concessiehouder.
De roerende goederen, aanwezig bij de aanvang van de concessieovereenkomst, mogen door de
concessiehouder gebruikt worden. Alle daarbij gaande baten en lasten zijn echter voor rekening van
de concessiehouder. Bovendien is de concessieverlener niet verplicht om deze goederen te herstellen
of te vervangen als deze stuk/niet meer bruikbaar zijn. Uitzondering op deze regel is het vervangen of
herstellen van roerende interieurelementen. Behalve in geval van vandalisme zijn deze kosten voor
rekening van de concessieverlener.
De staat van de goederen
De concessiehouder verklaart de in concessie gegeven goederen bezichtigd te hebben en akkoord te
gaan met de staat waarin ze zich bevinden. De concessiehouder verbindt er zich toe deze goederen bij het einde van de overeenkomst in dezelfde staat of beter achter te laten met uitzondering van de
normale slijtage waarvoor de concessiehouder niet aansprakelijk is.
Bij de aanvang en bij het einde van deze overeenkomst zullen daarom in aanwezigheid van alle
partijen een staat van bevinding en een inventaris van de onroerende en roerende goederen
opgemaakt worden. Deze inventaris maakt deel uit van de overeenkomst.
De staat van bevinding en inventaris bij aanvang en beëindiging van de concessie zal telkens
gebeuren op initiatief van en voor rekening van de concessieverlener.
Onderhoud van de goederen
De concessiehouder staat in voor het onderhoud van de in concessie gegeven gedeelten.
Ook het aanschaffen van het nodige poetsmateriaal, reinigingsmachines en producten voor reiniging,
en het ter beschikking stellen en vergoeden van het hiertoe benodigde personeel, moet door de
concessiehouder worden geregeld.
Controle op onderhoud
De concessieverlener heeft het recht om elk van de op het plan aangeduide ruimten, waarin de
concessie moet worden uitgeoefend, te betreden om deze te controleren op hun staat van
zindelijkheid en netheid.
Indien blijkt dat het onderhoud niet gebeurt conform de gemaakte afspraken, wordt een termijn
afgesproken waarbinnen dit onderhoud effectief dient te gebeuren.
Indien na het verstrijken van deze termijn geen actie ondernomen werd door de concessiehouder, kan het Gemeentebestuur/Zorg Houthalen-Helchteren een externe poetsploeg op kosten van de
concessiehouder aanstellen.
2.1. De uitbating van het café casino
De concessiehouder is verplicht het café casino uit te baten onder volgende voorwaarden:
• De concessiehouder baat het café casino uit buiten de openingsuren van het lokaal dienstencentrum. Dit betekent dat de concessiehouder de uitbating van het cafetaria overneemt na sluiting van het lokaal dienstencentrum (tijdens weekdagen om 16u30).
• De concessiehouder houdt het café casino minstens open tot het einde van de activiteiten in het casino. Op weekdagen is het café open vanaf 16u30 tot minstens 23u, in het weekend is dit vanaf minstens een uur voor de eerste activiteit.
• De concessiehouder neemt enkel A-merken en Fair Trade-producten op in zijn aanbod (na overleg met de concessieverlener) en presenteert deze op een stijlvolle manier.
• De concessiehouder gebruikt geen blikjes frisdrank en vermijdt single use plastics (bv. rietjes).
• De concessiehouder afficheert op een duidelijke en eenduidige manier de prijzen. Elke wijziging hierin wordt vooraf besproken met de concessieverlener.
• De concessiehouder zorgt ervoor dat het café steeds onberispelijk proper is en een zeer frisse en opgeruimde indruk geeft.
• De concessiehouder zorgt ervoor dat er geen vuilnis, lege glazen, lege flessen, loshangende kabels, gedateerde tijdschriften/kranten/folders zichtbaar zijn voor de klanten.
• De concessiehouder engageert zich om samen met de concessieverlener de ruimte hedendaags in te kleden.
• De concessiehouder zorgt voor voldoende personeel, zodat de klanten steeds snel en professioneel kunnen bediend worden.
2.2. Het faciliteren van de uitbating van de ontmoetingsruimte van het lokaal dienstencentrum binnen
de cafetaria (afspraken tussen Zorg Houthalen-Helchteren en de concessiehouder)
• Tijdens de openingsuren van de geïntegreerde balie van het cultuurcentrum en het lokaal dienstencentrum wordt de cafetaria uitgebaat door het lokaal dienstencentrum en haar medewerkers en/of vrijwilligers.
• De openingsuren van de balie worden als volgt vastgelegd:
- maandag: 13u-16u30
- dinsdag: 9u-16u30
- woensdag: 9u-16u30
- donderdag: 9u-16u30
- vrijdag: 9u-16u30
• De collectieve sluiting, de feestdagen en brugdagen waarop de balie en dus ook het lokaal dienstencentrum gesloten zijn, worden bij het begin van het kalenderjaar meegedeeld aan de concessiehouder.
• Bij oneigenlijk gebruik/opzettelijke schade aan of vandalisme op de materialen die in de cafetaria worden voorzien door de concessiehouder, zal Zorg Houthalen-Helchteren instaan voor de kosten. Dit enkel indien de schade wordt veroorzaakt tijdens de openingsuren van het lokaal dienstencentrum. De concessiehouder levert minstens drie offertes aan voor een nieuw of hersteld toestel. Zorg Houthalen-Helchteren zal hieruit een offerte naar keuze naar voor schuiven.
• Het lokaal dienstencentrum neemt voor gebruik en verkoop in haar ontmoetingsruimte drank af van de concessiehouder en geeft hiervoor een bestelling door aan de concessiehouder, die op zijn/haar beurt de bestelling plaatst bij de leverancier. De concessiehouder factureert vervolgens de bestelling maandelijks door aan Zorg Houthalen-Helchteren. Bij het begin van het werkjaar wordt, tussen de concessiehouder en Zorg Houthalen-Helchteren, voor de af te nemen dranken prijzen afgesproken dewelke de concessiehouder zal aanrekenen aan Zorg Houthalen-Helchteren. Deze prijzen dienen conform de gangbare aankoopprijzen (+10%) te zijn.
2.3. De conciërgetaken in het casino
• De concessiehouder opent en sluit de zalen van het casino voor huurders (buiten de openingsuren van de balie). De concessiehouder sluit na het beëindigen van de activiteiten in het casino alle buitendeuren en zet het alarm op. De concessiehouder mag nooit sleutels van de ruimten en/of alarmcodes van het casino doorgeven aan derden.
• De concessiehouder fungeert, buiten de openingsuren van de balie, als eerste aanspreekpunt voor huurders en bezoekers/klanten.
• De concessiehouder kan geen verhuringen van zalen aannemen.
2.4. De servicetaken van de concessiehouder
Deze worden uitvoerig beschreven in de concessieovereenkomst.
Artikel 3. Profiel en houding van de concessiehouder
• De concessiehouder gaat op een constructieve wijze om met de geïntegreerde werking van het cultuurcentrum en het lokaal dienstencentrum. Dit betekent dat hij/zij indien gewenst of gevraagd duiding geeft aan klanten/bezoekers over de meerwaarde van de geïntegreerde werking en de afspraken die in dit kader gemaakt werden. Hij/zij stelt zich steeds ondubbelzinnig constructief en positief op ten aanzien van de dienstverlening en de producten van het lokaal dienstencentrum.
• In alle omstandigheden neemt de concessiehouder een klantgerichte houding aan. Hij/zij wil anderen helpen en dienen; richt aandacht op het kennen van en beantwoorden aan de noden van klanten; neemt klachten en problemen ernstig en zoekt naar oplossingen die de verwachtingen overtreffen. Hij/zij houdt in acties en beslissingen rekening met de behoeften en vragen van de klant.
• De concessiehouder behandelt iedere klant op een respectvolle en professionele wijze. Hij/zij aanvaardt de diversiteit bij klanten als een feit zonder hieraan waardeoordelen te verbinden. Hij/zij behandelt klanten en collega’s met respect ongeacht hun herkomst, opvattingen, achtergrond of positie.
• De concessiehouder heeft een verzorgd voorkomen
Artikel 4. Onderhoud
• De concessiehouder doet dagelijks een klein onderhoud. Dit wil onder andere zeggen:
uitborstelen en dweilen van de vloeren, ramen en deuren schoonvegen, geen glazen op tafel, reinigen van de toog, geen lege flessen zichtbaar voor de klanten.
• Wekelijks voorziet de concessiehouder een grote poetsbeurt. Daarbij worden oa. ramen,zowel binnen- als buitenkant gewassen, worden koelkasten uitgeveegd, worden panelen van kasten en koelkasten afgewassen.
• Klein én groot onderhoud gelden zowel voor de cafetaria als de bijhorende keuken.
• De concessiehouder ledigt zijn afvalcontainer voldoende frequent, zodat deze ten allen tijde volledig dicht kan. De afvalcontainer mag geen ongedierte aantrekken.
Artikel 5. Periodieke evaluatie
De samenwerking tussen de betrokken partijen zal periodiek geëvalueerd, en indien nodig bijgestuurd, worden. Er vindt minstens twee maal per jaar een evaluatie plaats. Indien nodig, kan de frequentie verhoogd worden.
Artikel 2
De algemeen directeur van de welzijnsvereniging is bevoegd om - in consensus met het gemeentebestuur - wijzigingen van voorliggend reglement goed te keuren.
Zitting van 18 mrt 2020
Besloten zitting
Actualisatie van het evaluatiestelsel van het personeel Zorg Houthalen-Helchteren - Goedkeuring.
Besluit:
Artikel 1
In afwachting van de wijziging van het Vlaams Rechtspositiebesluit houdende de minimale voorwaarden voor de rechtspositieregeling wordt het evaluatiestelsel voor het personeel van Zorg Houthalen-Helchteren geactualiseerd volgens de hierbij gevoegde procesbeschrijving. Zes (6) modelformulieren ondersteunen voormeld evaluatieproces: startgesprek, feedbackgesprek, functioneringsgesprek, evaluatiegesprek, evaluatiegesprek tijdens proeftijd, en competentiegids.
Artikel 2
Deze actualisatie heeft tot doel om een HR-beleid van permanente feedback over het functioneren van de personeelsleden uit te rollen als zijnde de standaard binnen de bedrijfscultuur van de welzijnsvereniging.
In voorkomend geval blijft de herplaatsing of het ontslag wegens beroepsongeschiktheid ingevolge het ontoereikend functioneren van het personeelslid pas mogelijk na twee functioneringsgesprekken en 2 evaluaties (met tussenliggend begeleidingstraject op maat). De procedureregels inzake beroep tegen de ongunstige evaluatie (artikelen 68 t.e.m. 75 RPR) blijven ongewijzigd behouden.
Zitting van 18 mrt 2020
Besloten zitting
Onderhoud van diverse OCMW-gebouwen : Ramenwas - Gunning van de opdracht.
Besluit:
Artikel 1
De inschrijvers ISS NV, CLEVER CLEANING BVBA en Excellent Cleaning voldoen aan de criteria van de kwalitatieve selectie en worden geselecteerd.
Artikel 2
De offertes van ISS NV, CLEVER CLEANING BVBA en Excellent Cleaning worden als volledig en regelmatig beschouwd.
Artikel 3
Goedkeuring wordt verleend aan het verslag van nazicht van de offertes van 9 maart 2020, opgesteld door coördinator facility Zorg Houthalen-Helchteren.
Artikel 4
De opdracht “Onderhoud gebouwen - Ramenwas (ZORG HH)” wordt gegund aan de economisch meest voordelige bieder (op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding), zijnde ISS NV, geregistreerd bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer BE0403.313.330, Steenstraat 20/1 te 1800 Vilvoorde, tegen de eenheidsprijzen vermeld in de offerte van deze inschrijver. De jaarlijkse kost bedraagt € 15.596,98 excl. btw of € 18.872,35 incl. 21% btw. De opdracht heeft een looptijd van 48 maanden vanaf het moment van sluiting van de opdracht.
Artikel 5
De uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bestek met nr. 2018/2113.
Artikel 6
De betaling zal gebeuren met het krediet ingeschreven in het meerjarenplan 2020-2025
Zitting van 18 mrt 2020
Besloten zitting
Rapportering van werkingsgegevens en financiële gegevens 2019 van departement thuiszorg – Kennisneming.
Besluit:
Artikel 1
Kennis wordt genomen van de hierbij gevoegde werkingsgegevens en financiële gegevens (inzonderheid inkomstenstromen) m.b.t. het departement thuiszorg en de onderscheiden thuiszorgondersteunende dienstverlening van Zorg Houthalen-Helchteren in 2019.
Zitting van 18 mrt 2020
Besloten zitting
Interne financiële rapportering – Kennisneming van maandoverzicht verrichtingen en saldo centrale zichtrekening en spaarrekening.
Besluit:
Artikel 1
Kennis wordt genomen van het hierbij gevoegde maandoverzicht van februari 2020 m.b.t. de verrichtingen op en het saldo van de centrale zichtrekening en de spaarrekening van Zorg Houthalen-Helchteren.
Zitting van 18 mrt 2020
Besloten zitting
Verduidelijking van agendapunten raad van bestuur.
Besluit:
De bestuurders hebben kennis genomen van deze uitgebreide nota ter verduidelijking van de agendapunten van de raad van bestuur van heden.